Warum sind Mitarbeiterinterviews bzw. die Beteiligung der eigenen Belegschaft von so enormer Bedeutung für den Erfolg jeglicher Veränderung im Unternehmen. Die Veränderung der Bürofläche stellt einen tiefgreifenden Eingriff in die Abläufe einer Firma dar. Sämtliche Prozesse werden dabei beeinflusst, da sie entweder angehalten, angepasst oder neu gedacht werden müssen. Da ein Büro keine Maschine, sondern eine Gemeinschaft menschlicher Charaktere ist, bedarf es deren Einbindung.
Ohne Interaktion mit den Mitarbeiter:innen werden Planungen immer nur „halbe Sachen“ sein. Erst durch die Kenntnis von deren Bedürfnissen und Anforderungen an die Arbeitsplätze ergeben sich sinnhafte Potenziale.
Die Mitarbeiterinterviews bilden dabei die beste Chance, diesen Bedarf zu ermitteln. Hinzu kommt, dass es zusätzlich die Chance eröffnet, auch Barrieren und Hindernisse in der aktuellen Bürosituation zu erkennen. Wenn diese negativen Einflüsse in der neuen Planung berücksichtigt und minimiert werden, ergibt das eine sehr positive Wahrnehmung bei der Belegschaft.
Unser Ablauf in der Übersicht
Zielanalyse
Erfassen von Status Quo und Festlegung von projektimmanenten Zielen
Potenzialanalyse
Bedarfserfassung, Mitarbeiterbefragung und Nutzungsvorgaben führen zu Standortentscheidung
Planung
Zonen- und Nutzungskonzepte, Umbau- und Einrichtungsplanung – Büroflächen in einer Rund-um-Schau
Umsetzung
Hilfe bei Ausschreibung und Einkauf | Aufsicht und Begleitung bei Umsetzung
Support
Einführung und Change Management | Ersatz- oder Reparatur-Unterstützung
360°-OFFICE-MATRIX (BA)
büroart analysiert Flächen – erarbeitet Konzepte – setzt Planungen um
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C-Level-Workshop = Ausgangspunkt
Gemeinsam mit der Geschäftsführung sind im grundlegenden C-Level-Workshop sowohl die Vorgaben-Ziele als auch die strategischen Ziele festgelegt worden. Mit der hier verankerten Festlegung der Projekteckdaten (beteiligte Personen, zu verändernde Flächen, prozessuale Abläufe) werden oft auch die Mitarbeiter:innen benannt, die in den Mitarbeiterbefragungen nach Ihren Bedürfnissen, Wünschen aber auch vorhandenen Barrieren bei der praktischen Arbeit einbezogen werden sollen.
Dabei geht es normalerweise immer um die Prozesse im Alltag. Niemand kennt diese besser als die Büroangestellten selbst. Es kommt also nach der planerischen Ebene im Unternehmen zu einer „Überdeckung“ mit den realen Abläufen. Dabei ist nicht nur das Deckende, also die Übereinstimmung wichtig, sondern gerade die Bereiche, wo es eine Diskrepanz zwischen der Unternehmensplanung und der alltäglichen Arbeit gibt.
Interview als Basis der Analyse
Aber wozu eigentlich die Mitarbeiter befragen, wenn die Richtung und Ziele doch klar festgelegt wurden? Das Interview des Personals hat verschiedene Ergebnisse für das Unternehmen.
Natürlich geht es in allererster Linie um die Darstellung der vorhandenen und der in Zukunft benötigten Flächen. Für die Schaffung von optimal auf die Firma abgestimmter Büroflächen muss unser büroart-Planerteam wissen und verstehen, was in welcher Menge und Qualität vorhanden sein sollte.
Sekundär ergeben sich aus den Mitarbeiterinterviews auch Repliken zu den in der Führungsebene vorausgesetzten Abläufen. Nicht selten werden agile Methoden und Prozesse propagiert, in der realen Umsetzung scheitern diese jedoch an den Gegebenheiten in Büros und den Teams. Erkennen ist hier die erste Stufe zur Veränderung und Verbesserung.
Nicht zuletzt bieten die Interviews auch ein gewisses Stimmungsbild innerhalb des Büros ab. Wie zufrieden sind die Mitarbeiter:innen mit dem aktuellen Büro? Welche Verbesserungsvorschläge kommen aus dem Personal heraus? – diese und weitere Fragen führen zu einem enormen Qualitätssprung in der Planung.
Interviewpartner wählen
Die Frage nach dem richtigen Interviewpartner wäre einfach zu beantworten – befragen wir doch gleich alle! Und genau das ist sowohl völlig überzogen als auch für die Ergebnisse kaum hilfreich. Es entstehen extreme Diversitäten, da es beinahe bis zum Individualarbeitsplatz heruntergebrochen würde.
Daher heißt es, eine Auswahl zu treffen. Dafür gibt es verschiedene Aspekte zu berücksichtigen.
5 Tipps für die richtige Auswahl und Vorbereitung
Tipp 1: Bunt denken
Es klingt lapidar, aber bei der Auswahl der Interviewpartner muss immer daran gedacht werden, möglichst verschiedene Gruppen einzubeziehen. Natürlich sind damit in erster Linie die einzelnen Teams und Abteilungen sowie Organisationsebenen gemeint.
Es sollten jedoch auch die Länge der Betriebszugehörigkeit und das Geschlecht beachtet werden. Die Bedürfnisse einer Mutter können sich stark von denen eines lange Zeit zum Unternehmen gehörenden IT-Fachmanns unterscheiden. Auszubildende oder Neu-Mitarbeiter:innen bringen einen Blick von außen! Genau das Richtige für das Aufbrechen von „alten“ Mustern.
Innendienstler und der Außendienst haben ebenfalls sehr verschiedene Vorstellungen einer optimalen Bürofläche – haben Sie also einen Außendienst, binden Sie diesen auch in die Auswahl der interviewten Mitarbeiter:innen ein.
Tipp 2: Prozess-Riesen oder Interne Meinungsführer?
Die Eingrenzung des zu befragenden Personenkreises sollte einen weiteren Aspekt berücksichtigen. Die sogenannten Key Persons (Schlüsselpersonen) sind nicht immer diejenigen, die intern die Meinung beziehungsweise die Kommunikation dominieren. Vielmehr muss auch in diesem Bereich ein vielschichtiger Ansatz gewählt werden.
Für den Prozessablauf wichtige Personen entscheiden über den Projekterfolg im Büroalltag. Fühlen diese sich in den neuen Büroflächen wohl, laufen die Projekte besser. Daher müssen diese Mitarbeiter:innen dringend in die Interviews eingebunden werden.
Bei den „Meinungsführern“ gilt Ähnliches. Durch die Beeinflussung der internen Kommunikation werden Neuerungen unterstützt oder blockiert. Daher gilt es, deren Bedarf und Wünsche ebenfalls zu erfragen. Durch ein positives Feedback sind im Übrigen auch zukünftige Nutzungsoptimierungen einfacher und leichter in den Teams zu verankern.
Und ein kleiner Zusatztipp: Wenn es um Veränderungen für ganze Teams oder Abteilungen geht, lassen Sie diese mitbestimmen, wer teilnehmen soll. Gerade durch die interne Dynamik könnten so zusätzliche Potenziale aufgedeckt werden.
Tipp 3: Unterschiedliche Arbeitstypen
Neben der Wichtigkeit der Interviewpartner für den Prozess oder die interne Meinung muss vor allem der Arbeitstyp berücksichtigt werden. Es sollten sowohl Fokusarbeiter:innen mit einem erhöhten Bedarf an ruhiger Umgebung als auch Inspirationsbedürftige (also Kommunikationshungrige) eingebunden werden.
Aktuell gibt es durch das Homeoffice noch einen weiteren Typ, der flexibel von zu Hause in die Prozessabläufe eingebunden werden muss. Auch hier gilt: Suchen Sie sich einen guten Mix für die Key Persons aus, um möglichst viele Bedürfnisse zu ergründen und vorhandene Barrieren zu erkennen.
Tipp 4: Informieren Sie
Die verständliche Reaktion jedes Interviewpartners ist das Zurückschrecken, das „Warum-denn-eigentlich-ich“. Daher ist es wichtig, schon im Vorlauf der geplanten Interviews die Befragten offensiv über die Zielrichtung aufzuklären.
Um die Unternehmen zu unterstützen, bieten wir vorab eine Kurzinformation über den Ablauf der Mitarbeiterbefragung an. Dabei geht es vor allem darum, welche „Folgen“ aus den Antworten im Interview entstehen.
Tipp 5: Natürlich anonym
Werden die Befragungen durchgeführt, gilt natürlich Anonymität. Es geht in den Interviews nicht darum, eine einzelne Meinung zuzuordnen. Das Mitarbeiterinterview ist kein Aushorchen oder Spionieren.
Einordnungen der vorhandenen Büroflächen und Beurteilungen von Modernität oder Offenheit sind völlig subjektiv. Daher können und müssen die Daten anonym erfasst und ausgewertet werden. Das garantieren wir und gleichzeitig muss dies auch entsprechend in der Belegschaft kommuniziert werden – siehe Tipp 4.
Interviewkanal aussuchen
Ein weiterer wichtiger Punkt für die Mitarbeiterinterviews ist die Wahl des richtigen Kanals. Dabei stehen verschiedene Wege zur Verfügung:
Die Auswahl sollte hier neben dem Erkenntnisgewinn für die Planung auch immer den zeitlichen Aufwand im Auge behalten. Ein persönliches Gespräch bedarf einer terminlichen Planung und erzeugt normalerweise einen enormen Zeitverzug – zudem müssen sich die Mitarbeiter:innen dafür extra Zeit einplanen.
Telefoninterviews oder Onlinechats gehen deutlich schneller und sind variabler, vor allem bei einer größeren Anzahl von Interviewpartnern. Die einfachste und effektivste Methode sind Online-Fragebögen. Unser büroart-Team erstellt für jedes Projekt individuelle Fragestellungen, kann diese dann didaktisch aufbereitet und schnell zur Verfügung stellen.
Mitarbeiterinterview – welchem Grundablauf folgen wir?
Es geht beim Interview immer um verschiedene Aspekte, die abgefragt werden. Vorangestellt werden Fragen nach dem Status Quo im Büro, dem Empfinden der Mitarbeiter:innen bezüglich der Büroflächen und deren Nutzbarkeit.
Dann schließen sich Fragen über den Arbeitsalltag an. Der Anteil der Konzentrationsarbeit, die Häufigkeit und Planbarkeit von Meetings oder die Verpflegung in den Pausenzeiten sind da nur einige Eckpunkte.
Es folgen Fragestellungen zu den Wünschen der Mitarbeiter:innen – natürlich hauptsächlich auf die Arbeit und die Zeit im Büro zentriert. Gleichzeitig drehen sich die Fragen um Vorschläge für Veränderungen, etwa das Verkürzen von Wegen oder die Möglichkeit zur Teilung von Informationen (Stichwort: Kanban-Boards). Die Fragen in diesem Bereich sind offen gestaltet und führen oft zu sehr interessanten und später in der Umsetzung zentralen Anpassungen.
Was folgt aus den Ergebnissen der Mitarbeiterinterviews?
Das büroart-Team hat sich auf die Fahnen geschrieben, die Planung und Modernisierung von Büroflächen möglichst mitarbeiternah durchzuführen. Der Grundsatz, dass ein zufriedener Mitarbeiter auch ein effektiverer ist, steht bei uns im Zentrum der Arbeit. Natürlich geht es um harte Fakten bei der Umsetzung. Flächen müssen verändert, Mietzahlungen geleistet und Büromöbel gekauft werden – aber das gehört zu einer Entwicklung eines Unternehmens. Die Ansprüche an moderne Büros verändern sich gerade grundlegend. Vom Einzelbüro als dem Sinnbild des Erfolges in der Firma gehen die neuen Ansätze einen deutlich flexibleren Weg, Kommunikation und Interaktion heißen die aktuellen Trumpfkarten.
Ob und in welchem Maß, das auf das jeweilige Unternehmen schon oder eben noch nicht zutrifft, erfährt unser Planerteam nur durch Fragen und die entsprechenden Antworten. Unser büroart-Analysten stellen dann den Status Quo dem gewollten Ziel gegenüber. Dabei ist dieses Ziel eine Mischung aus den Zielsetzungen der Führungsetage und den Bedürfnissen der befragten Mitarbeiter:innen.
So können dann Entscheidungen, auch was die örtliche Fixierung von Teams und Abteilungen angeht, deutlich profunder getroffen werden. Das Projekt des modernen Büros gewinnt genauso an Qualität wie das Verständnis des aktuellen Status und der gewünschten Veränderungen innerhalb der Firma. Eine Win-Win-Situation! Die daraus gewonnenen Erkenntnisse fließen dann die Analyse der Potenziale ein und führen zu einer optimalen Planungsgrundlage der Modernisierung Ihrer Büroflächen.
Wir balancieren auch gern mit Ihnen gemeinsam!
