Wer die Perspektive ändert, sieht Dinge oft in einem ganz anderen Licht
Voltaire
In der Status Quo Analyse wird das Unternehmen nach seinen strategischen Zielen durchleuchtet und die dazugehörenden Motivationen ergründet und hinterfragt. Wo sieht sich die Firma – aus Sicht der Führungskräfte – in 5 Jahren? Würde die Planung nun schon beginnen, wären viele Veränderungen nach Fertigstellung nur gegen den Widerstand der Mitarbeiter:innen durchzusetzen. Daher wird es Zeit für einen Perspektivwechsel.
Die eigenen Mitarbeitenden haben oft unterschiedliche Auffassungen davon, ob und wie bestimmte Abläufe im Unternehmen funktionieren, welche Bereiche involviert sein müssen und wo Barrieren die Produktivität einschränken. Diese Wahrnehmungen unterscheiden sich nicht selten von denen der Führungskräfte. Mitarbeiterbefragungen sollten daher immer ein zentraler Teilaspekt nachhaltiger Veränderungsprozesse im Unternehmen sein. Sie ermöglichen in Kombination mit dem Feedback der Führungskräfte eine echte 360 Grad Sicht auf die jeweilige Firma.
Unser Projektverständnis
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Mitarbeiterbefragung – nicht nur ein Planungsthema
Bekannter als für die möglichst realistische Darstellung der Bedürfnisse bei neuen Büroflächen ist die Mitarbeiterbefragung in HR-Abteilungen. Human Ressources (zu Deutsch Mitarbeiterverwaltung) benötigt für die bestmögliche Weiterentwicklung von Mitarbeiter:innen im Unternehmen das Mittel der Befragung. Wünsche, Pläne und aktuelle Probleme werden dort gespiegelt, um die Belastung für die Mitarbeitenden zu senken und für das Unternehmen deren Effektivität zu steigern.
Eigentlich funktioniert die Mitarbeiterbefragung in der Analysephase einer Modernisierung von Büros genauso. Unser Büroart-Team ermittelt neben den Abläufen und Prozessen auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen. Zentrale Fragen: Was genau funktioniert gerade gut, was würde besser und was würde überhaupt laufen? Hierbei legen wir Wert auf den direkten Bezug zu den später geplanten Nutzungen der Flächen und Räume.
Betroffene zu Beteiligten machen
Um es noch einmal klarzustellen: Bei unserer Mitarbeiterbefragung geht es nicht nur darum, die Arbeitgeberattraktivität zu analysieren oder die Unternehmensstimmung zu messen! Vielmehr liegt der Fokus auf den Prozessen im Unternehmen und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden.
Da bei Befragung der gesamten Belegschaft Zeit und Kosten schnell ausufern können, haben wir ein zielorientiertes und trotzdem flexibles System der Mitarbeiterbefragung entwickelt. Je nach Notwendigkeit, konsultieren wir ganze Teams, führen persönliche Interviews mit sogenannten Key Persons oder befragen eine größere Anzahl von Mitarbeiter:innen in abteilungsübergreifenden Online-Fragebögen.
Dadurch kristallisiert sich schnell ein Bild von den tatsächlichen Unternehmensabläufen und Bedürfnissen der Mitarbeitenden heraus. Wichtigste Regeln bei unseren Mitarbeiterbefragungen sind die drei großen „O“: Ohne Zwang, Ohne Rückverfolgbarkeit und Ohne Geheimniskrämerei. Nur wenn Menschen bereitwillig handeln, ohne negative Konsequenzen fürchten zu müssen, besitzen die Informationen auch die gewünschte Qualität. Ob die Befragung bequem online, telefonisch oder direkt vor Ort durchgeführt wird, richtet sich dabei ganz nach Ihren Wünschen.
Welche Themen die Mitarbeiterbefragung aufgreift
Ein grundlegendes Leistungsmerkmal unserer Mitarbeiterbefragung besteht im Sammeln von Interessen, Erwartungen und Zielen der Mitarbeiter:innen bei der Arbeit. Hier wird schnell deutlich, welche Tätigkeiten und arbeitsspezifischen Themen die Arbeitnehmer:innen interessieren. Gleichzeitig können Unternehmen auch Rückschlüsse auf die reale Unternehmenskultur ziehen.
Da sich die betrieblichen Ziele der Mitarbeitenden in der Regel aus den Unternehmenszielen ableiten, zeigt sich dabei auch, inwieweit die Unternehmensvisionen in der Belegschaft verankert sind. Quasi ganz nebenbei lassen sich hier mögliche Schwächen in der Unternehmenskommunikation offenlegen.
Weitere wichtige Punkte der Mitarbeiterbefragung sind die Erfassung von Arbeitsabläufen und Hindernissen, die während der Workflows bestehen sowie die Untersuchung des Bedürfnisses nach informeller Kommunikation. Je nach Bedarf lassen sich auch weitere individuelle Themenpunkte in die Befragung integrieren. Diese erarbeitet das büroart-Team gemeinsam mit dem jeweiligen Unternehmen.
Interne Prozesse kennen & später planerisch unterstützen
Die internen Arbeitsabläufe bilden den Kern der Wertschöpfung eines Unternehmens. Workflows bestehen aus mehreren Aktivitäten und Arbeitsschritten, die einerseits standardisiert und starr sein können, andererseits flexibel und agil. In der Befragung können wir diese Prozesse erfassen und einordnen, von konzentrierter Einzeltätigkeit am Computer bis hin zu agiler Projektarbeit. Dabei wird nicht nur die Belegung von verschiedenen Raumtypen oder die individuelle Arbeitszeiten und -formen aufgenommen. Auch der Grad der Einbindung von Teams und Abteilungen in die Prozesse kann abgefragt werden.
Darüber hinaus sind individuelle Einschätzungen über Potenziale und Barrieren sehr wichtig. Eine schlechte Gestaltung der Bürofläche, zu weite Wege, kaum Kommunikationsflächen und knarrende Türen gehören hier zu den nicht selten genannten Problemfeldern.
Wo Kommunikation und Interaktion gebraucht wird, erschweren geschlossene Büros, fehlende Gemeinschaftsräume oder fest zugewiesene Schreibtische den Workflow. Die Effizienz der Teams sinkt deutlich. Harmonische Teamarbeit oder gar agiles Arbeiten sind hier kaum möglich. Egal, ob sich Ihre Mitarbeiter:innen eine Veränderung von Arbeitsstrukturen wünschen oder gar die Implementierung neuer Arbeitsabläufe für sinnvoll erachten – die Mitarbeiterbefragung kann genau diese Erkenntnisse liefern.
Das Bedürfnis nach informeller Kommunikation
Ein weiteres besonderes Augenmerk liegt auf der Erfassung des Bedürfnis der Mitarbeiter:innen nach informeller Kommunikation – also den Gesprächen außerhalb der offiziellen Tagesordnung. Ein Austausch an der Kaffeemaschine oder ein Kurztalk mit dem Chef auf dem Flur erscheinen unwichtig, die Vorteile dieser informellen Kommunikation sind allerdings vielfältig.
Zum einen wirkt diese persönliche Ebene positiv auf das Teambuilding. Durch die soziale Interaktion verbessert sich die gefühlte Work-Life-Balance der Mitarbeiter:innen. Zum anderen tragen Gespräche in Entspannungs- oder Pausenräumen dazu bei, dass neue Ideen entstehen und Lösungsansätze gefunden werden können – die Produktivität der Mitarbeitenden steigt beinahe zwangsläufig.
Wie eine interne Erhebung verdeutlicht, haben auch die Unternehmen das enorme Potential informeller Kommunikation erkannt und das ist nicht verwunderlich: Neben der steigenden Produktivität, die sich hauptsächlich in steigenden Umsätzen äußert, resultiert eine verbesserte Work-Life-Balance nachweislich in erhöhter Mitarbeiterbindung. Hier lässt sich also einer der zentralen Herausforderungen für Arbeitgeber in der heutigen Zeit entgegenwirken: Der hohen Fluktuationsrate. Um das enorme Potential informeller Kommunikation voll ausschöpfen zu können, bedarf es allerdings zuerst der notwendigen Kommunikationsflächen.
Visualisierung des Bedarfs im BA Space-Tool
Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung werden in unser BA Space-Tool überführt. Eine Funktion des Tools besteht darin, die aktuelle Arbeitssituation und Belegung vorhandener Arbeitsbereiche zu visualisieren. Parallel wird der tatsächliche Bedarf dargestellt. Und genau diesen haben die Unternehmen mittels unserer Mitarbeiterbefragung ermitteln können.
Die Befragungsdaten werden anonymisiert und in bestimmten Mengenverhältnissen in die Darstellung des Soll-Zustandes gebracht. Dabei kommt den Planern zugute, dass die Bedürfnisse nicht nur erfasst, sondern auch eingeordnet werden.
Das bedeutet, es werden High-Level-Bedürfnisse festgelegt – etwa Kommunikation, Inspiration und Fokusarbeit. Diese spiegeln sich dann in den entsprechenden Flächenverhältnissen für die Nutzungsbereiche wider.
Je nach Notwendigkeit, können bis zu fünf Nutzungsbereiche unterschieden werden: Standard-Arbeitsplätze, Areale für Teamarbeiten, Besprechungsräume, Ruhezonen für Pausen und informelle Kommunikation sowie Multifunktionsräume, die auf verschiedene Nutzungsarten ausgelegt sind. Aus der graphischen Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Zustand lassen sich dann Optimierungsvorschläge ableiten und mit dem Tool verständlich darstellen.
Ohne Entscheidung kein Weiterkommen
Mit den gewonnenen Informationen lässt sich die entscheidende Frage beantworten: Lohnt sich ein Umzug, eine Optimierung, der Neubau oder eine Erweiterung im gleichen Objekt? büroart erstellt dafür eine Empfehlung. Dabei gehen wir auf alle analysierten Eckdaten ein, integrieren die vorhandenen Flächen in eine Modell-Vorplanung und zeigen die Vorteile sowie die nachteiligen Folgen der jeweiligen Varianten.