Veränderten Anforderungen gerecht werden
Mehr Flexibilität der eigenen Leistung braucht mehr Activity Based Working
In vielen Büros läuft die Entwicklung hin zu agilen Projektmethoden. Das agile Projektmanagement löst die nacheinander ablaufenden Strukturen bei der Bewältigung von Aufgaben immer mehr ab. Dadurch ändern sich jedoch nicht nur die Anforderungen an die Mitarbeitenden, sondern auch diejenigen an die Büroflächen – Stichwort: flexible Büronutzung. Je modularer und variabler die Fläche, desto reibungsfreier und dadurch schneller wird die Projektarbeit.
Unser Projektverständnis
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Wie bekommen wir raus, was wirklich gebraucht wird? Anlayse des Bedarfs – vergleicht Status Quo mit dem eigentlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter bei der Projektarbeit. Unsere Spezialisten im büroart-Team präzisieren so gemeinsam mit Ihnen die Zielvorgabe des Projektes derart, dass die Entscheider im Unternehmen einen fundierten Entschluss treffen können, ob ein Umzug oder eine Optimierung der Flächen die bessere Alternative sein wird.
Ein wesentlicher Bestandteil ist Verständnis von nicht fixen Arbeitsplätzen – Überleitung zu Shared Desks. Was ist das und warum bildet es die Denkgrundlage für jede ABW-gerichtete Maßnahme? Einfache Antwort: Ohne flexibles Arbeitsplatzmanagement gibt es schlicht keine echte aktivitätsbezogene Nutzbarkeit. Mehr Informationen zum Thema Desk Sharing finden Sie hier.
Wandel vom geraden zum vernetzten Prozess
Wasserfall war gestern, das Büro braucht Kreativität
Abarbeiten von vorgegebenen Abläufen ist für viele Unternehmen der Blick in die Vergangenheit. Block Chain und individualisierte Anforderungen der Kunden bedürfen der Anpassung der eigenen Arbeitsabläufe. Prozesse werden schneller, mehrschichtiger und zunehmend parallel gestaltet.
Reibungsarmut im Ablauf kann hier nur erzeugt werden, wenn so viel wie möglich Flexibilität in alle Faktoren der Arbeit investiert wird. Selten im Fokus, obwohl enorm wichtig dafür, sind die Nutzungsmöglichkeiten der vorhandenen Flächen.
Büronutzung entscheidet über Erfolg
Unser Credo: Je variabler, desto besser
Das Bürokonzept des „Activity Based Working“ richtet sich an den veränderten Bedürfnissen von Unternehmen und Mitarbeiter:innen aus. Jeder kann dabei, entsprechend der ausgeübten Tätigkeit, jederezeit aus einer Mehrzahl von Arbeitsumgebungen die passendste auswählen. Der Arbeitsplatz ist also nicht mehr an die Person gekoppelt, sondern an deren Bedürfnisse.
Um einen Irrtum von vornherein auszuschließen – es geht nicht um Sitzgruppen und Mediastationen, die eingebaut werden, und dann ist das Konzept schon umgesetzt. „Aktivitätsbasierte Arbeitsumgebung schaffen“ bedeutet vielmehr, dass der Mitarbeitende nicht nur die faktische Möglichkeit für die jeweiligen Tätigkeiten hat, sondern diese für ihn oder sie entsprechend immer nutzbar und arbeitsstärkend funktionieren.
Was soll, was kann ABW
Gute Frage – nächste Frage
Das „althergebrachte“ Wasserfall-Prinzip wird für Entwicklungen innerhalb von Unternehmen immer mehr ad acta gelegt. Vielmehr bilden sich dezentrale, variable und parallele Prozesse, die in Bedürfnissen bezüglich Technik und Umfeld münden. Daraus wiederum ergeben sich Ansprüche: die Frage, ob eine bestimmte Aufgabe in Eigenregie und mit hohem Konzentrationsbedarf gelöst werden muss oder Zusammenarbeit Trumpf ist, muss auch von den Flächen im Büro abgefangen werden. Aktivitätsbasiert eben!
Warum mehr Variablität?
Mitarbeiter:innen, die sich unter Druck gesetzt fühlen, täglich an einem Ort arbeiten zu müssen, haben oft eine sehr geringe Meinung vom eigenen Arbeitgeber. Das Gefühl, dass Anwesenheit zählt, schmälert die Motivation zu guten Arbeitsergebnissen. Im Büro, „schlimmstenfalls“ in einem trennwandreichen Großraumbüro, geht die Leistung des Einzelnen in der Masse oder besser in der abgesessenen Zeit unter.
Von vielen Mitarbeitern wird diese Arbeitsweise als nicht flexibel empfunden. Je variabler die Ortsgebundenheit des Mitarbeitenden aber gehandhabt wird, desto mehr steigt dessen Motivation, Effizienz und – nicht zu unterschätzen – Wertschätzung für das Unternehmen. In einem sehr umkämpften Markt um Fachkräfte kann eine aktivitätsbezogene Arbeitsumgebung den Ausschlag geben, um neue, frische Kräfte in die Firma zu bringen. Absolventen der Hochschulen sind es heute schon gewohnt, an jedem Ort in der Universität ihren Arbeiten nachgehen zu können. Warum sollten sie diese sehr variable Arbeitsweise beim zukünfitgen Arbeitgeber nicht ebenfalls suchen (und finden wollen)?
Der Begriff ABW
Keine Definition, aber einige Anforderungen
Activity – Aktive und selbständige Auswahl der passenden Raumsituation durch die Nutzer
Base – Der fest zugeordnete Schreibtisch als Basis wird aufgelöst, zugunsten der freien Wahl des Arbeitsortes
Work – Ein Activity-Based Flexible Office ist nicht nur ein Raumkonzept, sondern eine neue Art zu arbeiten
Arbeitsplatz-Wunsch
Pro ABW
Wo liegen die Potenziale?
Die positiven Auswirkungen für Unternehmen sind vielgestaltig:
Vorteile für Mitarbeitende
Variables Arbeiten steht für die Arbeitnehmer:innen im Fokus. Zu allererst natürlich, weil es derzeit für Büroarbeit kaum Alternativen gibt. Home-Office oder zumindest ortsungebundenes Arbeiten ist in Corona-Zeiten schlicht ein Bedürfnis, um die Pandemie nicht noch weiter ausgreifen zu lassen. Desweiteren agieren die Mitarbeiter:innen mittlerweile in vielen Bereichen ihrer Tätigkeit flexibel, bedingt durch unklare Zeithorizonte, notwendige interaktive Zusammenarbeit und oft abteilungsübergreifende Fragestellungen.
Dies soll und muss das Büro widerspiegeln. Die Möglichkeiten für kontemplative, konzentrierte Arbeit braucht es genauso wie die Bereich zum Austausch im Team oder informell mit den Kollegen. Wird dies einfach und unkompliziert bereitgestellt, vergeht nicht nur weniger Zeit, auch die potenzielle Frustration (ein enormer Effizienzkiller) wird minimiert.
Contra ABW
Welche Risiken sind zu minimieren?
Das größte Spannungsfeld bei einer Veränderung hin zum aktivitätsbezogenen Arbeitsumfeld liegt in der Integration der Mitarbeiter. Das reine Verändern der Flächen nutzt wenig, die Entwicklung von agilen Prozessen ebenso „viel“. Daher wird oft ein gesamtheitlicher Ansatz beschworen und ein Changemanagement beschworen.
Eine umfassende Veränderung einer Unternehmenstradition bedarf jedoch erheblichen Aufwandes. Nicht nur der Bereich Technik und IT ist damit gemeint, sondern hauptsächlich die Köpfe der Mitarbeiter:innen. Erst wenn die Nutzungsmöglichkeiten und Funktionen für den Einzelnen klar hinterlegt sind, wird die Aktivierung in der Realität vollzogen.
Viele Unternehmen scheuen einen globalen Change deshalb – nicht nur aus Budgetgründen. Dabei sind die Veränderungen durchaus pointiert und individuell lösbar, ohne eine entsprechenden Management-Vorgang intern zu verankern. Wir bieten Ihnen einen Überblick über Themenschwerpunkte bei einem offenen aktivitätsbezogenen Konzept – mit Sicht auf Unternehmen und Anwender, quasi die Theorie und die Praxis. Stellen Sie am Anfang einer Veränderung die richtigen Fragen, ergeben sich bei der Umsetzung die richtigen Antworten!