Wenn in einem Unternehmen die Entscheidung fällt, dass eine Modernisierung der Büroräume durchgeführt werden soll, wird nicht selten ein „Rund-um-Schlag“ favorisiert. Wenn schon neu, dann aber richtig! Dabei kommt es nicht nur auf das schönere Umfeld, die bessere Verkehrsanbindung oder ein repräsentativeres Gebäude an – vielmehr muss sich hauptsächlich die Frage nach der Nutzung der Flächen stellen.
Unser büroart-Team steht nicht selten vor der Frage, ob die „alten“ Büroräume überhaupt für eine Veränderung hin zu mehr Offenheit und Interaktivität geeignet sind. Vielleicht braucht es einen anderen Standort oder eine Erweiterung der Bürofläche. Genau dafür haben wir unseren Standortvergleich als Leistung etabliert.
Wir stellen für unsere Kunden die Frage: Passt die Firma in diese Flächen und wird sie für zukünftige Entwicklungen im Büro mit dieser Wahl gut gerüstet sein? Welche Möglichkeiten und Eckpunkte für einen Standortvergleich es gibt, erfahren sie im Folgenden.
Unser Projektverständnis
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Der Standort und seine Eigenschaften
Büroräume haben bestimmte Basisparameter. Dabei geht es grundsätzlich darum, vergleichbare Daten zur Verfügung zu haben, die dem Unternehmen eine gewisse Vergleichbarkeit der Flächen ermöglichen. Diese Eigenschaften sind zumeist:
Neben diesen verifizierbaren Daten spielen jedoch viele andere Parameter eine Rolle, die eben nicht in der „Beschreibung“ der Mietfläche vorhanden sind. Vorhandene bauliche Besonderheiten wie etwa Säulen, feste Wände oder Niveauunterschiede in der Mietfläche müssen beim Ortstermin aufgenommen und berücksichtigt werden.
Hinzu kommen noch Fenster- und Außenflächen, notwendige Verkehrsflächen im Büro, Beleuchtungslösungen oder Medien-Gestaltung und noch vieles mehr. All dies kann und muss mit den internen Abläufen der Büro-Mitarbeiter:innen abgestimmt werden.
Welchen Arten von Büros gibt es überhaupt?
Die Arbeitsweise innerhalb des Unternehmens hatte früher eher geringe Einflüsse auf die Gestaltung von Büroflächen. Statische Arbeitsplätze waren der absolute Standard. Diese Form bietet relativ starre Strukturen, alle Mitarbeiter:innen haben fixe Arbeitsplätze. Diese sind entweder durch feste oder variable Stellwände voneinander getrennt. Die Gruppenarbeitsbereiche sind praktisch ausschließlich als Konferenz- oder Meetingräume konzipiert.
Demgegenüber arbeiten die neueren Konzepte mit offenen Strukturen und flexiblen Lösungen – daher auch der Begriff der flexiblen Arbeitsplätze. Je nach eigenem Bedürfnis wählen sich die Mitarbeiter:innen ihren Platz für den Tag aus. Die entsprechenden Bereiche werden so geplant, dass die Gestaltung der Areale auf Konzentration, Interaktion oder Kommunikation hin ausgerichtet ist.
Um zu verstehen, welche Vor- und Nachteile die einzelnen Büroarten bieten und inwieweit sie in moderne Konzepte wie Activity Based Working oder Hybrid Work sinnhaft integrierbar, haben wir erstmal diese näher beleuchtet.
Statische Büro-Organisation
Büros sind klassischerweise wie einzelne Segmente gegliedert. Ein Schreibtisch, ein Rechner, ein Stuhl und dazugehörende Ablagen. Diese Komposition ist arbeitnehmerzugeordnet. Das bedeutet, dass alle Mitarbeiter:innen einen eigenen Platz (englisch: Desk) haben.
Das Einzelbüro
Zum Einzelbüro gehören sinnbildlich ein abgeschlossener Raum und ein Türschild mit dem Namen drauf. Dabei sind die Büromöbel innerhalb dieser Fläche variabel einsetzbar, sie bleiben aber eben an die Person gebunden, der dieser Raum zugeordnet ist.
Vorteile
Starke Bindung an das Unternehmen | Förderung der Konzentrationsarbeit | Individuelle Einrichtung von Büromöbeln, Licht und Wärme
Nachteile
Sehr großer Platzbedarf | Verringerte Teamkommunikation | Hohes Störpotenzial bei Unterbrechung
Anwendungsbereiche
Fokusarbeit | Bearbeitung vertraulicher Informationen | Kundenberatung
Das Mehrpersonenbüro & das Gruppenbüro
Beim Mehrpersonenbüro gilt das Gleiche wie beim Einzelbüro, nur mit der Erweiterung, dass eben mehrere Personen in dem abgegrenzten Büroraum ihren Arbeitsplatz haben. Oftmals werden bestimmte Teams – etwa Sales oder Marketing – gemeinsam in einem Mehrpersonenbüro untergebracht. Je nach Größe des Teams und der Fläche können ganze Gruppen zusammengebracht werden.
Vorteile
Effizienter Austausch im Team | Starke Bindung an das Unternehmen
Nachteile
Störung durch nicht teaminterne Kommunikation | Verringerte teamübergreifende Interaktion | Erhöhtes Konfliktpotenzial innerhalb der Teams | Keine individuelle Regelung von Licht und Wärme
Anwendungsbereiche
Ruhigere Teamarbeit | Projektarbeit mit hohem Fokusanteil
Das Kombibüro
Als Mischvariante für die statischen Büronutzungen gibt es das Kombibüro. Bei einem Kombibüro werden einfach die einzelnen und die mit mehreren Personen geplanten Räume um eine Kommunikationsfläche – meist eine Konferenzraum – erweitert. Die Kombination der verschiedenen statischen Bürolösungen galt lange als der „Königsweg“. Sowohl die konzentrierten Einzelarbeiter als auch gemeinsam agierende Teams finden in einem Kombibüro die idealen Möglichkeiten der Zusammenarbeit.
Vorteile
Effizienter Austausch im Team | Starke Bindung an das Unternehmen | Berücksichtigung der unterschiedlichen Ansprüche an die Arbeitsumgebung
Nachteile
Sehr großer Platzbedarf | Störung durch nicht teaminterne Kommunikation | Erhöhtes Konfliktpotenzial innerhalb der Teams | Individuelle Regelung von Licht und Wärme nur im Einzelbüro
Anwendungsbereiche
Teamarbeit | Projektarbeit mit hohem Fokusanteil | Fokusarbeit | Kundenberatung | Bearbeitung vertraulicher Informationen
Das Großraumbüro als „Mittelding“
Das Großraumbüro lässt sich zwar grundsätzlich auch den statischen Arbeitsplätzen zuordnen – jedoch eben nur teilweise. Die Elemente des Mehrpersonen- bzw. Gruppenbüros gibt es hier auch. Abgegrenzte, feste Arbeitsplätze und weniger Individualsphäre. Es gibt nur wenig Abtrennung zwischen den Mitarbeiter:innen.
Versteht sich dieses Konzept nicht als Ansammlung von „Bürowaben“ sondern in einer gewissen Weise bedarfsorientiert, werden insbesondere die Meetingbereiche eher flexibel genutzt. Die Arbeit kann hier wie da erfolgen. Interaktion und Kommunikation sind treibende Kräfte im Großraumbüro. Daher war es in der Vergangenheit ein statisches Konzept – heute dient es sogar als Grundlage für variable Planung und Ausstattung. Durch den möglichen Einbau von Trennwand-Elementen und unterschiedlichen Arealen können flexible Büros schnell und komplett unternehmensbezogen umgesetzt werden.
Flexible Büro-Organisation
Das flexiblen Büro besitzt einen zentralen Aspekt – Flächeneinsparung bei gleichzeitig bedarfsorientierter Nutzbarkeit. Das spart einerseits Betriebskosten, andererseits bieten Büros mit variablen Konzepten unterschiedliche Möglichkeiten für die Mitarbeiter:innen, sich optimal zu entfalten.
Eine Eigenschaft muss jedoch dabei im Unternehmen verankert werden: es gibt keine fixen Arbeitsplätze mehr, sondern nur noch Shared Desks, also teilbare Plätze.
Das Club-Büro
Das Club-Büro, oder auch Business Club, ist eine Spielart des flexiblen Büros. Dabei werden die sehr offenen Grundrisse zugunsten von abgeteilten Flächen verändert. Es ist quasi die Mischung aus Einzelbüro, Mehrpersonenbüro und flexiblem Büro.
Der enorme Vorteil gegenüber anderen modernen flexiblen Lösungen ist, dass bei den Mitarbeiter:innen – nach unseren Kundenbefragungen – eine deutlich höhere Akzeptanz entsteht bei dieser Mischlösung. Zwar sind die Arbeitsplätze immer noch als „shared desks“ konzipiert, aber die Möglichkeit, auch mal für eine ruhige Arbeitsstunde im Einzelzimmer zu verschwinden, erleichtert die Einführung des Konzeptes enorm.
Vorteile
Effizienter Austausch im Team | Verringerter Flächenbedarf | Geringere Betriebskosten | Variabler Wechsel zwischen Kommunikation, Interaktion und Fokusarbeit
Nachteile
Geringere Individualsphäre durch geteilte Arbeitsplätze
Anwendungsbereiche
Teamarbeit | Digitale Projektarbeit mit hohem Interaktionsanteil | Fokusarbeit | Kundenberatung | Bearbeitung vertraulicher Informationen | Hoher Außendienstanteil im Unternehmen
Vergleich der Flächen nach Platz- und Funktionsbedarf
Die Frage stellt sich also – quo vadis officium? Moderne Konzepte, vor allem bei der agilen Projektarbeit bedürfen der zwischenmenschlichen Interaktion und der möglichst barrierefreien Kommunikation. Je mehr „Wände“ dazwischenstehen, desto mehr Probleme gibt es hier im Büroalltag. Die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen im Büro verändern sich gerade grundlegend. Das Nutzen des eigenen Rechners am eigenen Schreibtisch wird immer mehr zur Ausnahme. Nicht selten sind die Teammitglieder fast ein Drittel der Zeit in Projektmeetings oder teaminterner Kommunikation.
Die Meetings sind jedoch, anders als in Zeit der Mehrpersonenbüro-Standards, nicht mehr nur auf ein Team beschränkt. Das agile Arbeiten erfordert sehr oft team-, ja sogar abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Entsprechende Flächen werden dafür benötigt. Zudem sind digitale Konferenzen – auch durch den hohen Anteil an Homeoffice – mittlerweile absoluter Standard. Es gibt dadurch einen vermehrten Bedarf an Lokalitäten, in denen sowohl körperliche als auch digitale Anwesenheit so miteinander zusammenkommt, dass ein Arbeitsprozess optimal unterstützt wird.
büroart bietet eine individuelle Bedarfsermittlung
Wir konzentrieren uns beim Standortvergleich genau darauf – welche Nutzungen, welche Bedürfnisse und welche Barrieren liegen für die aktuell genutzten Büroflächen vor. Sind diese Flächen zu groß oder sind sie einfach nur unvorteilhaft genutzt? Haben die Unternehmen die interne Zielsetzung der Erneuerung stellt sich die Frage nach den Zielen dieses Innovationsschritts. Welche Arten von Prozessen sollen in Zukunft genutzt werden? Welcher Bedarf an welchen Flächen steht dann im Raum?
Mit einer Mitarbeiterbefragung – digital und auch in persönlichen Interviews – ermitteln wir die Wünsche, Vorstellungen und Hindernisse im aktuellen Arbeitsalltag der Unternehmen. Dann visualisieren wir diese mit unserem BA Space Tool und zeigen die Möglichkeiten der Nutzung in den Bestandsflächen.
Entsprechend der Vorgaben durch das Unternehmen können so nicht nur vorhandene Flächen auf die weitere Nutzung geprüft, sondern auch potenzielle Neuflächen vergleichbar gemacht werden. Ein Standortvergleich auf Basis aller immanenten Daten!