Open Space – das Zauberwort der letzten Jahre ist immer noch nicht im Alltag der Firmen angekommen. Legebatterie-ähnliche Zellenbüros mit Einer-, Zweier- oder Vierer-Arbeitsplätzen bestimmen die Bürolandschaft. Dabei hat das Büro schon längst die Funktion als reine Arbeitsstätte abgelegt. Ihre Mitarbeiter arbeiten, kommunizieren und schaffen hier gemeinsam. Die Identität der Unternehmen hängt mittlerweile stark von der internen Kommunikation und Kollaboration ab. Schaffen Sie also das richtige Umfeld mit individuellen Konzepten, die auf der Analyse Ihrer Bedürfnisse gründen.
Unser Projektverständnis
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Doch was tun, wenn die eigenen Büroflächen nicht das widerspiegeln, was benötigt wird. büroart setzt genau hier an, mit einer umfassenden Zielanalyse. Dabei prüfen wir gemeinsam mit dem Unternehmensmanagement (C-Level) die Anforderungen an und die Motivationen für die geplanten Veränderungen.
Oft stellen wir fest, dass sich das Wissen um die Bedürfnisse der eigenen Arbeitnehmer nur bedingt in der C-Level-Ebene darstellen lässt. Daher befragen wir die Mitarbeiter gern persönlich, durchleuchten die Projektabläufe und erschließen den reellen Bedarf. Unsere Potenzialanalyse ist die Grundlage für jede sinnvolle Planung der Nutzung von Büroflächen – von der Optimierung bis hin zu Vergrößerung oder gar Neubau.
Activity Based Working (ABW)
Variables Arbeitsumfeld – modular veränderbar
Activity Based Working (ABW) gilt als eines der modernsten Konzepte für die Organisation von Büroflächen, Mitarbeiterstrukturen und agilen Arbeitsabläufen. Dabei ist der Begriff ABW nicht ganz so einfach zu definieren. Es geht um die aktive und selbständige Auswahl der Raumsituation durch die Mitarbeiter. Der Arbeitsplatz an sich ist dabei nicht mehr der fixe Computer oder Schreibtisch, sondern eher das Zentrum der aktuellen Bedürfnisse.
Wird ein Whiteboard für die Arbeit benötigt, ist dieses zentraler Punkt des Arbeitens. Folgt dann ein internetgestützter Chat mit anderen Mitarbeitern, liegt das Zentrum am Laptop in einer kommunikationsfreundlichen Umgebung. So verändern sich die Umfelder je Aufgabe. Die Vorgabe an das Büro ist nun, diese Anforderungen sowohl in der Nähe eines fixierten Arbeitszentrums als auch innerhalb der gesamten Bürofläche darzustellen.
49 %
Anteil der Unternehmen, die 2011 einen Arbeitsplatz pro Mitarbeiter hatten
- 36 %
Rückgang der fixen Arbeitsplätze in den letzten Jahren
Abläufe kennen = Bedürfnisse erfüllen!
Langsam etabliert sich ein Umdenken bei den Unternehmen. Vorreiter ist dabei die Software-Branche. Bedingt durch agile Methoden haben sich hier die variablen Bürokonzepte schon sehr stark durchgesetzt. Andere Branchen, wie etwa die Finanzdienstleister und Krankenkassen, ziehen langsam nach. Wann wechseln Sie in die Moderne?
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Shared Desks ⟩
Meeting Points ⟩
Breakout Area ⟩
Media Rooms ⟩
Raumklima & Hygiene ⟩
Multifunktion als Basis
Je flexibler, desto effizienter UND angenehmer
Multifunktional bedeutet nicht: alles muss möglich sein. Vielmehr steht es dafür, dass mehr als nur eine Nutzung im Fokus steht. Im besten Fall wären die unterschiedlichen Formen der Büroarbeit dort umsetzbar. Von der Konzentrationsarbeit über Telefonie, Kommunikation bis hin zur interaktiven Projektarbeit.
Dazu müssen natürlich nicht nur die Einrichtungsgegenstände flexibel sein. Das Ziel, dass Technik und Interieur eine Einheit bilden sollen, benötigt natürlich vor allem auch ein breites Spektrum an Medien. Für Interaktion, Präsentation und Kommunikation – ein Gespräch, eine Diskussion oder ein Meeting sollten hier keine Qual sein – ganz im Gegenteil. Dann ist ein Raum auch wirklich multifunktional.
Der Arbeitsplatz – der Fixpunkt im Büro-Universum! Hier gibt es Ablagen, Schubfächer, den „eigenen“ Rechner und den Bilderrahmen mit der Familie. Diese Beschreibung eines Büroarbeitsplatz passt leider nicht mehr ganz in die aktuelle Arbeitswelt. Nach verschiedenen Studien verbringen Büroarbeiter mittlerweile rund 20 bis 28 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings. Der Standard-Arbeitsplatz ist diesem Anspruch aber nicht gewachsen. Eine Präsentation am Tisch, ein Flipchart hinter dem Stuhl – das wäre genau die Notwendigkeit und das Bedürfnis vieler Mitarbeiter.
Der Anspruch sollte von der Wirklichkeit erreicht werden. Die Ausstattung des Raumes richtet sich dabei nach den zentralen Nutzungsanforderungen. Egal ob Konzentrationsarbeit, Kommunikation oder kollaborative Projektarbeit – die Bürofläche muss dieses Spektrum im Kleinen, wie auch im Großen abbilden.
Variabel nutzbar
Technisch flexibel
Einfach bedienbar
Schnell wechselfähig
Verlässlich nutzbar
Meeting Points
Für Scrum & andere Agilitäten
Meeting Rooms müssen viele Nutzungen abbilden. Von klassischen Meetings (Jour fix) über ungeplante, informelle Meetings, Konzentrationsarbeit alleine oder zu zweit bis hin zu Videokonferenzen und möglichen Regenerationszeiten müssen diese Räume (bestenfalls) alles ermöglichen!
Neben den natürlich notwendigen technischen Ausstattungen werden hohe Ansprüche an das Mobiliar gestellt. Für agiles Arbeiten und die damit einhergehenden Scrum- und Sprint-Meetings muss das Interieur verschiebbar sein und sich leicht umbauen lassen. Die Aufteilung des Raumes, die sogenannte Zonierung, kann und sollte sich dabei jedes Mal verändern lassen.
Echte, ausschließlich für Scrum genutzte Räume sind eher selten. Sehr oft dreht sich alles um die Möglichkeit der Nutzung von Interaktionsflächen auch für agiles Arbeiten. Der Schwerpunkt kann sich dabei verschieben, sowohl während der Nutzung als auch im Laufe der zukünftigen Unternehmensentwicklung.
Zudem erfüllen die Meeting Points auch die Funktion, in Pausen und Freizeitmomenten eine zwanglose Umgebung für das Gespräch zwischen den Mitarbeitenden zu schaffen. Die Teams entwickeln sich gerade auch durch die „nicht arbeitsgebundene“ Kommunikation weiter. Probleme oder Interessen auszutauschen, klappt in angenehmer Atmosphäre schlicht besser.
Dies führt dann oft dazu, dass die Mitarbeiter:innen mehr Empathie in der Zusammenarbeit entwickeln und eine gesunde Teamstruktur wächst – alles unterstützt von den richtigen Bürokonzepten.
Gruppenarbeitsräume
Multifunktionsflächen
Sichere Daten-Share-Points
Boards & Tafeln
Flexible Raumkonzepte
Breakout Area
Der firmeneigene „Coffee Shop“
Bereiche, die in Zukunft nicht selten über die Qualität neuer Mitarbeiter entscheiden werden. Warum? Gespräche untereinander sind für die Integration und auch die „Weiterentwicklung“ innerhalb der Firma unbedingt notwendig.
Breakout Area meint natürlich nicht die Zone, in der aus einem Unternehmen „ausgebrochen“ wird. Aber niemand kann sich die komplette Arbeitszeit konzentrieren. Aus dem eingefahrenen Arbeitsrhythmus herauszutreten, fördert dagegen Kreativität und verbessert die Qualität.
Die Pausenbereiche, die eigentlich nur zu festgelegten Zeiten (Frühstück, Kantine, Kaffeepause) zur Nutzung vorgesehen sind, werden mit in den Betrieb eingebunden. Neben den informellen Gesprächen und dem „Buschfunk“ lassen diese Bereiche auch Firmenevents oder teamstützende Unternehmungen zu.
Die Breakout Areas bedienen einen Bereich der Bedürfnisse bei Büroarbeitenden, der gerne übersehen wird: die Regeneration. Genau deshalb behalten wir sie bei der Analyse und der späteren Planung immer im Blick!
Media Rooms
Miteinander reden ist Silber – miteinander arbeiten Gold
Verschiedene Typen von medialer Kommunikation gehören zum absoluten „Muss“:
Eine reine Ausrichtung auf mediale Nutzungen widerspricht naturgemäß dem eigentlich multifunktionalen Ansatz. Jedoch kann ein ausgewiesener Media Room durchaus sinnhaft sein, gerade bei hohen technischen Investitionen. Aufnahmetechnik sowie die Übertragungsmöglichkeiten via Satellit oder Hochleistungsnetzwerk stehen hier oft im Vordergrund. Wichtig ist es, den Bedarf im eigenen Unternehmen gut zu kennen.
Hygiene & Raumklima
Auch ohne Virus-Belastung ist das „Betriebsklima“ entscheidend
Im Büro stehen Klima- und Hygienevorgaben nicht allzu oft im Rampenlicht bei einer Neuplanung. Gerade durch die letzten Jahre und der Corona-Pandemie findet hier ein deutliches Umdenken statt. Das Büro ist der zentrale Ort für direkte Kommunikation und Interaktion. Luftaustausch, Feuchtigkeitsregelung oder Filterungen sollten in der Planung mit berücksichtigt werden. Nach einer Erhebung der TU Berlin ist die Gefahr einer Virusinfektion in einem Büro um den Faktor 8 größer als in einem mäßig besetzten Supermarkt!