Warum eine detaillierte Einrichtungsplanung? Früher hieß es: „Ein Büro besteht aus Möbeln und ein bisschen persönlicher Einrichtung!“ – dieser Grundsatz hat in den letzten Jahren deutlich Staub angesetzt. Verändern und Modernisieren heißt der Ansatz, weg von den singulären Strukturen hin zu kommunikationsfördernden Büroeinheiten. Steht eine Veränderung der Bürofläche an, sei es im Zuge einer Modernisierung, eines Umzugs oder Neubaus, sollte sich auch Büroeinrichtung wandeln.
Viele Unternehmen scheuen den damit verbundenen Organisationsaufwand, immerhin ist Zeit als Ressource sehr knapp. Häufiges Resultat: In einer „Hauruck-Aktion“ wird vorhandenes Mobiliar untergebracht oder neues gekauft ohne dabei die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen zu berücksichtigen.
Dabei ist das Interesse der Mitarbeiter:innen an der Optimierung der eigenen Büroumgebung immens. Nach verschiedenen Umfragen unter Arbeitnehmer:innen in Deutschland wünscht sich jeder zweite Befragte mehr Einfluss auf die Gestaltung ihrer Büroumgebung.
Büroeinrichtungsplanung heißt hier das Zauberwort. Durchdacht und abgestimmt werden die Büromöbel eingekauft und eingebaut. Denn letztendlich schafft erst die richtige Büroeinrichtung die notwendigen Rahmenbedingungen für eine optimale Arbeitsatmosphäre und reibungslose Abläufe
Natürlich basiert die Einrichtungsplanung auf dem Flächenkonzept. Dieses wurde aus dem notwendigen Zusammenspiel von fixierten Beriechen und multifunktionalen Arealen nach den Bedürfnissen der Mitarbeitenden erstellt.
Die Basis dieser optimierten Arbeitswelt bildet die datenbasierte Potenzialanalyse . Diese Analyse verbindet die Zielrichtungen des Managements mit den Bedürfnissen und Wünschen der Belegschaft.
Potenzial für Kostensenkung
Unser Projektverständnis
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Was umfasst eine Einrichtungsplanung?
Die hohe Kunst der Büro-Einrichtung besteht schon längst nicht mehr darin, einen ergonomischen Stuhl oder einen höhenverstellbaren Tisch anzuschaffen. Es geht um die Abbildung der Abläufe und Prozesse im Büroalltag. Das wirft einige Fragen auf: Passt das Einrichtungskonzept zur gewünschten Arbeitsweise? Schafft die Büroeinrichtung eine optimale Arbeitsatmosphäre, in der die Mitarbeiter:innen ihren Tätigkeiten produktiv nachgehen können? Stehen veränderte, neue Arbeitsweisen- und Konzepte im Fokus?
Basierend auf notwendiger Einbindung der Mitarbeiter:innen, etwa durch Mitarbeiter-Interviews, bildet die Planung der Einrichtung die notwendigen Möbel und Arbeitsmittel ab. Je flexibler eine Bürofläche genutzt werden soll, desto sorgfältig muss die Einrichtungsplanung diese Bedürfnisse kennen und widerspiegeln. Daher ist es essenziell, genaue Kenntnisse zu Abläufen und Mitarbeiterbedürfnissen zu haben. Nur mit diesem Wissen kann die Arbeitsfläche so eingerichtet werden, dass alle Prozesse reibungslos funktionieren und sich Belegschaft in einer harmonischen Umgebung wiederfindet.
Die richtige Einrichtung des Büros – Mehr bieten als gedacht
Ein modern eingerichtetes Büro sollte nicht nur schön anzusehen sein oder Technik auf dem neusten Stand bieten. Als Spiegelbild der angedachten Nutzung muss es die Bereiche der Arbeit – Konzentration, Interaktion und Kommunikation – jeweils darstellen und bestenfalls unterstützen. So wirkt ein modernes Büro als Katalysator für nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg.
Das beginnt bereits bei der Gestaltung des Arbeitsplatzes: Die Arbeitnehmer werden immer älter und haben zunehmend mit gesundheitlichen Folgen wie Gelenk- und Rückenschmerzen zu kämpfen. Ergonomisch geformte Bürostühle und verstellbare Tische sind simple, aber effektive Maßnahmen, durch die die Gesundheit der Mitarbeitenden nachhaltig verbessert werden kann. Direkte Folge sind sinkende Krankheitskosten für das Unternehmen. Auch eine ausreichende Beleuchtung und Sauerstoffversorgung sind wichtig.
Wohlfühlen führt zu mehr Effektivität
Eine durchdachte Platzierung der Einrichtung unterstützt nicht nur die Mitarbeiter:innen in ihren Tätigkeiten, sondern schafft vielmehr das Fundament für agile Arbeitsweisen. Prozessinnovationen, basierend auf kommunikativen und interaktiven Arbeitsabläufen, können ermöglicht und gefördert werden.
Ein weiterer wichtiger Punkt der richtigen Büroeinrichtung ist das optimale Wohlfühlklima für die Mitarbeitenden. Wenn diese gerne zur Arbeit kommen, erhöht sich die Effektivität der Arbeitsleistung signifikant. Damit ist jedoch nicht gemeint, das Büro in ein zweites Wohnzimmer oder gar einen Wellnesstempel zu verwandeln.
Vielmehr geht darum, mit gezielten Einrichtungsgegenständen die Work-Life-Balance und interne Kommunikation der Mitarbeiter:innen nachhaltig zu verbessern. Das Repertoire reicht hier von einer Cafeteria – oftmals das soziale Herz eines Unternehmens – bis hin zu Entspannungsecken oder einer harmonischen Farbgestaltung. Diese Potentiale werden von Unternehmen leider noch häufig unbeachtet gelassen.
Bestandteile der Einrichtungsplanung
Eine professionelle Planung der Büroeinrichtung hängt von vielfältigen Faktoren ab. Daher sollte noch vor Beginn geklärt werden, welche Räume, Utensilien und Arbeitsbereiche die Belegschaft benötigt, um optimal agieren zu können. Dient ein Raum ausschließlich funktionaler Konzentrationsarbeit, wird eine andere Einrichtung benötigt, als wenn dort überwiegend an kreativen Projekten gearbeitet wird.
Treffen sich die Mitarbeitenden häufig zu Meetings, sind Besprechungsräume mit entsprechender Ausstattung erforderlich. Gibt es regelmäßig Besuche von Kunden, sollte ein angemessener Wartebereich Teil der Planung sein.
Unser büroart-Team klärt diese Aspekte im Vorhinein ab. Lange bevor ein Bürostuhl gekauft werden soll, erfassen wir mit unserem Tool BA Efficiency Matrix die Potenziale einzelner Arbeitsbereiche. Dadurch können wir nicht nur die Einrichtungsplanung schon auf sichere Füße stellen, sondern die Potenziale der aktuellen Nutzung als Basis für Verbesserungen erfassen, beispielsweise den Lärmpegel, Belüftung oder Ablenkungen.
Wichtige Fragen für eine sinnvolle Planung
Standard-Arbeitsplätze
Die Standard-Arbeitsplätze sind noch immer der gängigste Arbeitsplatztyp. An ihnen verrichten Millionen von Deutschen täglich ihre Arbeit. Eine ergonomische Gestaltung sollte hier die Mindestanforderung darstellen. Medizinisch geformte Bürostühle oder höhenverstellbare Tische und Bildschirme schonen die Gesundheit und ermöglichen die Anpassung des jeweiligen Arbeitsplatz an die individuellen Bedürfnisse. Durch Rollcontainer und Schränke bieten den Mitarbeitenden Ablagen und Organisationshilfen.
Der Arbeitsplatz bleibt so einerseits standardisiert, bietet andererseits individuelle Anpassungsmöglichkeiten. Beim Schritt hin zu agilen Systemen und Open-Office-Konzepten geraten die Standard-Arbeitsplätze unter erhöhten Druck einer flexiblen Nutzung. Je nach Auslastung und Anwesenheit muss das Mobiliar verschiedenen Mitarbeiter:innen eine optimale Umgebung bieten. Den variablen Einstellmöglichkeiten der Möbel kommt da noch mehr Bedeutung zu. Hinzu kommen intelligente Ablagen und Verwahrsysteme, bestmöglicher Medienzugriff und eine bei den Mitarbeitern verankerte Clean-Desk-Regel.
Areale für Teamarbeit
Die Teamarbeit in Unternehmen hat in den vergangenen Jahren deutlich zugenommen. Für eine erfolgreiche, interaktive Zusammenarbeit muss die Büroeinrichtung Kommunikation und Kollaboration besonders unterstützen. Ein zentraler Gemeinschaftstisch, Zugänge zu verschiebbaren Präsentationsmedien- und Flächen schaffen die Basis. Durch schnelles Internet, Webcams, griffbereite Kopfhörer und entsprechende Software schaffen dann die optimale Kommunikation. Viele große Unternehmen agieren mittlerweile ortsungebunden bei der Teamarbeit.
Sowohl nationale als auch international organisierte Teams agieren gemeinschaftlich bei der Projektdurchführung. So sollten die Einrichtungsgegenstände und Arbeitsmittel bevorzugt digital funktionieren. Nichts gegen Magnettafel und Flipchart – jedoch hilft ein digitales Whiteboard einem agilen Projektsprint deutlich mehr! Darauf sollte bei der Umsetzung dringend geachtet werden.
Räume für Kundeninteraktion
In Besprechungsräumen werden oft entscheidende Kundengespräche geführt, Präsentationen abgehalten und zentrale Unternehmensentscheidungen getroffen. Damit nehmen diese Räumlichkeiten oft eine Mittlerposition sowohl zwischen Unternehmen und Kunden als auch innerhalb der Firma ein. Dieser teilweisen Außenwirkung muss Rechnung getragen werden.
Das Interieur der Besprechungsbereiche muss dem Qualitätsanspruch des jeweiligen Unternehmens entsprechen. Dabei geht es nicht um Mahagoni und Edelstahl-Applikationen, sondern um die Corporate Identity. Moderne Firmen müssen frisch und innovativ auftreten – auch gegenüber den eigenen Mitarbeiter:innen.
Die eigentliche Einrichtung richtet sich nach den Bedürfnissen vor Ort. International agierende Unternehmen haben in der Regel andere Ansprüche an die Räumlichkeiten als regionale Kreativagenturen.
Bei der Wahl der Möbelstücke steht die optimale Mischung aus Funktionalität, Design und Qualität im Fokus. Ein Konferenztisch wirkt nicht nur repräsentativ, sondern bringt die Beteiligten auch zusammen. Das heißt aber nicht, dass er nicht flexibel teilbar und anders aufstellbar sein darf. Stühle und Sessel müssen bequem sein und gut aussehen. Die richtige technische Ausstattung mit Medien, Konferenztechnik und Mikrofonen versteht sich hier fast von selbst.
Ruhezonen für Pausen und informelle Kommunikation
Zonen schaffen, in denen sich die Mitarbeitenden erholen und mit Kollegen auszutauschen können, ist wichtig. Sie halten die Work-Life-Balance der Belegschaft in der Wage. Gleichzeitig können bei lockeren Gesprächen mit Kollegen neue kreative Ideen entstehen und auch der Teamgeist wird gestärkt.
In diesen Sekundärzonen können sich Chill-Areas mit bequemen Loungemöbeln wiederfinden aber auch flexible Sitzgruppen für Gespräche mit Kolleg:innen. Kaffee- und Snackbars stärken den Teamgeist und lassen die Mitarbeiter:innen neue Energie tanken. Akustisch sollte der Bereich von der Umgebung abgeschirmt sein. Eine offene Gestaltung erleichtert zudem die Kommunikation mit anderen und wirkt einem Gefühl von „Enge“ entgegen. Nicht zuletzt kann auch eine durchdachte farbliche Gestaltung der Umgebung oder der Einsatz von Grünpflanzen und Moos an den Wänden für eine entspannte Atmosphäre sorgen.
Multifunktionsräume
Bei Multifunktionsräumen steht eine möglichst flexible und adaptierbare Einrichtung im Vordergrund. Schnell und problemfrei umbaubar, bedürfnisorientiert zu nutzen, umschreibt die Ansprüche an eine echte Multifunktionsfläche. Gerade durch die zunehmende Aufgabe von echten Einzelarbeitsplätzen im Zuge neuer flexibler Arbeitsweisen wie Hybrid Work gewinnen diese Arbeitsflächen mehr und mehr an Bedeutung.
Verschiebbare Möbel und intuitiv anwendbare Trennelemente gehören zur „Grundausstattung“. Beweglichkeit ist Trumpf. Alles muss sich zudem jederzeit an die körperlichen Gegebenheiten der Mitarbeitenden anpassen lassen. Technische Komponenten, wie Bildschirme, Breitband Internet und Netzwerkzugänge, müssen leicht erreichbar und barrierefrei nutzbar sein. Gleiches gilt für andere Arbeitsmittel, wie Flipcharts, Stifte und Papier.
Durch eine offene Gestaltung der Fläche wird erreicht, dass sich der Bereich mithilfe von Trennelementen bei Bedarf umgestalten lässt. Hier wird deutlich, dass die Einrichtung eines Multifunktionsraumes keineswegs unüberlegt vollzogen werden kann, sondern detaillierte Kenntnisse zu Arbeitszeiten, Workflows und benötigten Arbeitsmitteln voraussetzt.
Mit maßgeschneiderter Einrichtungsplanung zum Erfolg
Eine maßgeschneiderte Einrichtung Ihres Büros – genau das stellt das Team von büroart sicher: Ob genau abgestimmte Einrichtungs-Komponenten unter Berücksichtig der internen Abläufe, eine effiziente Platzierung technischer Ressourcen oder ein markantes Design, das die Firmenphilosophie widerspiegelt. Mit durchdachter Einrichtungsplanung wandeln wir Potentiale in Stärken um und bringen Unternehmen auf die nächste Stufe.