Symbiose aus Präsenz und Remote Work finden
Hybrid Work ist derzeit der Kernbegriff, wenn es um moderne Konzepte fürs Büro geht. Seit 2020 kämpfen Unternehmen weltweit mit den Auswirkungen der Corona-Pandemie. Die Büroarbeitsplätze bleiben immer häufiger ungenutzt, Home Office ist an der Tagesordnung. Die daraus resultierenden, veränderten Anforderungen an die innerbetrieblichen Prozesse und Projektabläufe bilden aktuell die größten Herausforderungen für viele mittelständische Firmen oder große Konzerne.
Weitergedacht braucht es jedoch auch nach der Pandemie Konzepte, die eine teilweise oder auch vollständige Arbeit von zu Hause auszulassen. Dabei darf der Einfluss der Arbeit auf das private Leben nicht überhandnehmen – denn das führt zu einer Verschlechterung der Work-Life-Balance. Und dies wiederum bildet schon jetzt einen der Hauptgründe für Kündigungen von Leistungsträgern. Der hybride Ansatz von Hybrid Work ist ein interessanter Weg, die Integration von Home Office zum einen zur Normalität werden zu lassen, andererseits aber das Büro als zentralen Firmenstandort zu erhalten und weiterzuentwickeln.
Einen Überblick über das allgemeine Thema gewinnen und das dann für gut erachten, ist nur die halbe Miete. Die Hinterfragung der Folgen eines Hybrid Work Konzeptes auf einzelne Abteilungen und die gesamte Firmenphilosophie bilden die eigentliche Entscheidungsgrundlage. Deshalb analysieren wir gemeinsam mit Ihnen Ihren Bedarf. Durch den Vergleich zwischen dem Status Quo, dem gewünschten Hybrid-Konzept und den zu lösenden Veränderungsanforderungen innerhalb der Firma wird Hybrid Work gelingen – unser büroart-Team startet die Analyse direkt bei Ihnen vor Ort.
Von dem Grundkonzept des Hybrid Work zweigen verschiedene Richtungen der Konzeptionierung ab. Allen ist gemein, dass Sie einen möglichst optimalen Einklang zwischen den Bedürfnissen der Mitarbeiter:innen im Büro und den Anforderungen der Firmen an die Leistungsergebnisse herstellen wollen. Eine sehr wichtige Komponente ist das Verständnis, dass Büroflächen im allgemeinen und einzelne Bereiche im Büro im Speziellen nicht nur einer Funktion folgen sollen und dürfen. Sie müssen bedürfnisbezogen variabel nutzbar sein – nur so wird das Büro fähig zu Activity Based Working (kurz ABW). Mehr Informationen zum Thema ABW finden Sie hier.
Unser Projektverständnis
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Zum Begriff: Was bedeutet Hybrid Work?
Die englische Kombination „Hybrid Work“ bedeutet die Symbiose von Arbeiten im Büro und dem Arbeiten auf mobiler oder semimobiler Basis. Diese sperrige Definition hilft erstmal nur begrenzt weiter. Es geht bei Hybrid Work Modellen eigentlich um Flexibilität, und zwar nicht ausschließlich von Seiten des Arbeitnehmers, sondern auch von Unternehmensseite. Der Einzelne bekommt die Möglichkeit, seine Arbeit an einem beliebigen Ort zu erbringen.
Viele Arbeitnehmer haben mittlerweile, bedingt durch das Aufbrechen der Geschlechterrollen, die Integration digitaler Arbeitsmethoden und anderer Gründe, den Bedarf überall arbeiten zu können. Die Lebenssituation der meisten Mitarbeiter:innen verringert deren Zustimmung zu einer örtlichen Präsenz im Büro.
Jeder 4.
Arbeitnehmer fühlt
Arbeitsweg als Stressfaktor
Allein durch die Einsparung des Arbeitsweges ergeben sich viele zeitliche Möglichkeiten. Die Mitarbeiter:innen agieren dann von zu Hause aus dem Home Office, von unterwegs, aus dem Café oder dem Zug. Die Ergebnisse liegen vor, ohne dass eine Anwesenheit im Büro von Nöten gewesen ist.
Mobiles Arbeiten liegt im Trend und muss, wie schon angemerkt, nicht zwingend Home Office bedeuten. Die Arbeit kann auch remote von jedem anderen Ort mit passender Infrastruktur sein, beispielsweise im Café, Coworking Area oder Verkehrsmittel.
Was ist der Unterschied zwischen Remote Work und Hybrid Work?
Der Unterschied zwischen reinen Remote-Konzepten und Modellen nach Hybrid Work Prinzipien liegt in der Absolutheit. Eigentlich bedeutet Remote-Work schlicht, dass remote, also ferngesteuert, gearbeitet werden MUSS. Durch die vernetzte Arbeit von anderswo als dem Büro ergeben sich verschiedene Vorteile, wie etwa Synergieverbesserungen und Effizienzsteigerungen bei abgestimmten Prozessen.
Jedoch gibt es nach verschiedenen Studien auch einen hohen Anteil an Mitarbeiter:innen, die bei reinem Remote sofort kündigen würden. Es fehlt schlicht an zwischenmenschlicher Interaktion. Das persönliche Gespräch unter vier (oder mehr) Augen wiegt sehr viel. Auch der Teamzusammenhalt wird durch reine Remote Work deutlich verringert.
Hybrid Work wiederum umfasst den eigentlichen Gedanken des Remote. Nur durch die Möglichkeit der Fernsteuerung von Technik und Prozessen von außerhalb des eigentlichen Arbeitsplatzes wird eine hybride Arbeitswelt überhaupt erst möglich.
Das Pro bei hybriden Arbeitsmodelle
Das hybride Arbeiten vereint die Büroarbeit und das mobile Arbeiten. Dies geschieht sowohl aus Sicht des Unternehmens als auch aus Sicht der Mitarbeitenden. Daher lohnt es sich durchaus, die Vorteile auseinander zu nehmen.
Mitarbeiter-Vorteile
Unternehmensvorteile
Mitarbeiter-Vorteile: flexibler, motivierter, zufriedener
Die Einteilung von Arbeit war bisher reine Blocksache. Früh bis nachmittags ins Büro – dort arbeiten, planen und kommunizieren. Danach mussten alle anderen Sachen, wie etwa die Kinder in der Schule, der Sportverein, die Sauberkeit der Wohnung oder die familiären Bedürfnisse unter einen Hut gebracht werden. Bedingt durch Veränderungen in den Lebenswirklichkeiten fehlt bei einem nicht zu unterschätzenden Teil der unterstützende Familienaspekt ganz, da in den urbanen Ballungsräumen der Anteil an Alleinlebenden oder Alleinerziehenden mittlerweile bei der Hälfte aller Haushalte liegt.
Es bleibt also an dem oder der Einzelnen hängen und durch den verursachten Stress leidet sowohl die Psyche der Menschen als auch deren Arbeitsqualität im Job. Durch das Aufbrechen von fixen Präsenzsystemen bieten sich viel mehr Möglichkeiten. Gestaffelte oder komplett asynchrone Arbeitsabläufe werden möglich. Zusätzlich entstehen Zeitfenster, die vorher durch den Weg zum Büro blockiert waren. Die Arbeit kann also deutlich familienfreundlicher organisiert werden.
Das Hybrid Work nimmt zudem Rücksicht auf die unterschiedlichen Ansprüche der einzelnen Personen. Manche erbringen faszinierend kreative Lösungen am besten zu Hause, andere müssen konzentriert im Office arbeiten. Je variabler die Möglichkeiten, desto besser finden (sich) die Mitarbeiter:innen ihre individuellen Bedürfnisse erfüllbar.
Unternehmensvorteile: effizientere Prozesse, Strahlkraft nach außen
Für die Unternehmen heißt hybrides Arbeiten zuerst einen faktischen Kontrollverlust. Eine Überprüfung, wer wann und wie lange arbeitet, kann nur noch beschränkt erfolgen. Doch die körperliche Anwesenheit sagt nichts über die Effektivität der Arbeit aus. Vielmehr können Firmen durch Hybrid Work eigene Prozesse straffen und deutlich effizienter agieren.
Die prozessualen Vorgänge werden nicht mehr geblockt durch die Notwendigkeit der körperlichen Anwesenheit. Wer nicht da ist zur Besprechung, schaltet sich einfach zu oder konsumiert die Aufzeichnung der Session. Informationsgleichheiten innerhalb der Teams steigen enorm – eine hervorragende Basis für die weiterlaufenden Umsetzungsprozesse.
Die notwendigen Präsenztage können nach Bedürfnis ausgestaltet sein. Neben der informellen Kommunikation zur „Erhaltung des Bürobuschfunkes“ werden Sprint-Meetings und Projekt-Pitches zu den neuen „Kontrollmitteln“ der Unternehmen. Die Teams zeigen den Stand der Dinge, kurz, prägnant und schlüssig. Die Kontrolle wird dadurch eher zu einem Austausch als zu einer Prüfung, eine positive Einstellung des Führungspersonals vorausgesetzt. Das wiederum fördert die Motivation der Mitarbeiter:innen und deren Zufriedenheit. Ein weiterer positiver „Nebeneffekt“: Neue Mitarbeiter werden mit diesen Abläufen von Beginn an vertraut sein, da das Hybrid Work Konzept schlicht in Zukunft der Standard ist.
Tipps für hybride Teamarbeit
Hybrid Work hat Vorteile, birgt jedoch auch einige Risiken. Diese sollten Sie kennen, bevor Sie sich in ein entsprechendes Projekt stürzen und die Büroflächen in Ihrem Unternehmen den Gegebenheiten eines Hybrid Work Konzeptes unterwerfen.
Die Stechuhr muss Geschichte sein
„Ich bin von 9 bis 5 an meinem Schreibtisch!“ – Sichtbarkeit war bisher das Maß der Dinge. Die Stechuhr belegte die Anwesenheit und nur das wollen Arbeitnehmer grundsätzlich, so die Einschätzung alteingesessener Firmenentscheider. Natürlich ist dies ein pauschales Beispiel, denn jedes moderne Unternehmen interessiert sich mehr für die Ergebnisse in der Arbeitszeit als für die Zeit an sich. Trotzdem ist die Anwesenheit für viele Vorgesetzte immer noch eine Art von Sofortkontrolle. Diese Möglichkeit verschwindet durch Hybrid Work.
Natürlich bleibt für Bereiche, in denen greifbare Ergebnisse entstehen, genügend Handhabe für eine Prüfung der aufgewendeten Zeit. Doch da, wo eben keine sichtbaren Resultate der Arbeit vorliegen, braucht es Vertrauen. Das Vertrauen in die Eigenverantwortung jedes Mitarbeitenden ist eine Grundvoraussetzung für das hybride Arbeiten. Fehlt es daran aus irgendwelchen Gründen, müssen Sie intern klären, woran das liegt und diese Probleme beheben. Erst danach ergibt ein Hybrid Work Konzept in der Umsetzung wirklich Sinn!
Abstimmung von Kommunikation und Kommunikationskanälen
Beinahe alle Arbeiten im Büro lassen sich remote durchführen. Genau darin liegt das Potenzial des hybriden Arbeitens. Bisher war aber das Präsenzprinzip absolut vorherrschend. Daher muss innerhalb der Teams und auch des Unternehmens insgesamt geklärt werden, welche interaktiven Prozesse notwendig, optional oder ausgeschlossen sein sollen.
Legen Sie fest – in Absprache mit dem Personal – wann welche Termine über welchen Kanal zwingend erforderlich sind. Anwesenheitspflichten und Kernarbeitszeiten sind ebenfalls grundlegende Entscheidungen. Diese Eckdaten ergeben sich im Büroalltag meist von allein. Für den remotegestützten Teil der Kommunikation müssen sie jedoch festgelegt werden. Home Office bedeutet ja nicht, komplett autark zu agieren. Und für die Teams innerhalb der Firma sind gerade Interaktionstermine essenziell, um die geplanten Aufgaben und bisherigen Ergebnisse miteinander in Einklang zu bringen.
Chancengleichheit – individuell und technisch
Es gilt, jedem Mitarbeitenden die Chance einzuräumen, hybrid zu arbeiten. Manche werden es komplett ablehnen und lieber weiterhin jeden Tag ins Büro kommen. Daran gibt es nichts auszusetzen – und trotzdem dürfen diese Mitarbeiter:innen nicht außen vor gelassen werden. Gleiches gilt für diejenigen, die nur noch aus dem Home Office am Arbeitsablauf teilnehmen. Um diese Schnittmenge optimal zu händeln, gilt es die oben genannten Kommunikationskanäle für alle möglichen Plätze möglichst gleich barrierefrei zur Verfügung zu stellen.
Mobilfähige Technik für die einen und direkter Netzwerkzugang für die anderen sind nur Bestandteile dieses Integrationskonzeptes. Wissenstransfer und Informationsaustausch, teilbare Teamkalender und von überall aus nutzbare E-Mail-Postfächer bilden weitere Punkte. Nur mit einer guten Analyse der Bedürfnisse aufgrund von Mitarbeiterbefragungen können Sie als Unternehmen diese gewährleisten. Deshalb bietet unser BüroArt-Team genau das auch in der Analysephase zu einem Hybrid Work Konzept für Ihre Büroflächen an.
Teamspirit durch Abstimmung steigert Produktivität
Büroteams bilden sich durch ihre informelle Interaktion. Mittagspausen oder Kaffeeplausch steigert den Zusammenhalt. Natürlich geht auch das gemeinsame Kaffeetrinken vor der Kamera – aber die kleinen Tuscheleien am Rande sind deutlich seltener. Deswegen sollten Sie bei der technischen Umsetzung auch darauf achten, dass 1:1 Chats möglich bleiben während eines Team-Meetings. Auch Teambuilding-Events, wie virtuelle Kochkurse oder gemeinsame Onlinespiele, bringen Schwung und Zusammenhalt. Ebenfalls förderlich sind Team Events in Persona. Remote Arbeiter können und sollen im Büro verankert sein.
Je besser ein Team sich intern kennt (und bestenfalls schätzt), desto eher finden sich Wege, die Arbeit produktiver zu gestalten und den Lebensalltag der im Home Office Arbeitenden mit in diese Prozesse zu integrieren. Einige arbeiten lieber am späten Abend an den Präsentationen, während andere wiederum am Morgen die produktivste Zeit am Tage haben. Mit einer systemgestützten Abstimmung können dann die im Büro arbeitenden Teile des Teams optimal Arbeiten verteilen, Ergebnisse und Zwischenstände aufgreifen und diese weiterentwickeln.
Hybrid Work – mehr als ein Konzept!
Flexibilität in der Arbeit, Unabhängigkeit vom Büro als Pflichtarbeitsort und Home Office nach Bedarf sind jetzt schon Schlagwörter. Die Digitalisierung bestimmt schon einen großen Teil unseres Lebens, warum sie im Bereich der Arbeit nicht dazu nutzen, den Job familienfreundlicher und freiheitsbetonter zu gestalten. Rund ein Drittel des Arbeitslebens verbringt der Büroarbeiter bisher in der Office – es wird Zeit, dass dieser Zeitfaktor flexibler gehandhabt werden kann.
Mit den richtigen, klar kommunizierten Strukturen profitieren aber auch die Unternehmen von der dadurch geschaffenen verbesserten Work-Live-Balance. Die Arbeitsprozesse laufen deutlich autonomer von den Verantwortlichen ab, macht deren Entscheidung nicht mehr zum „Flaschenhals“ im Projektfortgang und bringt auch für die Entscheider deutlich tiefere und projektnähere Einblicke in die Prozesse als bisher. Interessiert an einem Workshop mit unseren Spezialisten für das hybride Arbeiten? – Dann einfach Kontakt aufnehmen, wir melden uns bei Ihnen!