1
2
3
4
5
1
Gespräch über allgemeinen Umfang des gesamten Projektes sowie die allgemeinen Möglichkeiten
(Teilnehmer: Entscheider)
2
Workshop zur Festlegung von Zielen, Analyseumfang, Methoden, Beteiligten und Zeitrahmen
(Teilnehmer: Entscheider, Projektverantwortliche)
3
Analyse – aufgeteilt in Funktion, Interaktion und Effizienzfaktoren
(Teilnehmer: Projektverantwortliche)
4
Befragung auf digitalem Weg, bei Bedarf direkte Interviews
(Teilnehmer: Projektverantwortliche, Mitarbeitende)
5
Zusammenführung der Analyseergebnisse sowie Handlungsempfehlung
(Teilnehmer: Entscheider, Projektverantwortliche)
Status-Quo-Analyse für Zielsetzung – jede strategische Entscheidung bedarf einer Festlegung der Ziele. Gerade bei der Umgestaltung von Büroflächen können diese Ziele vielgestaltig sein, ob nun variable Arbeitsweisen gefördert, mehr oder weniger Mitarbeitende untergebracht, oder neue Abteilungen integriert werden sollen. Es braucht daher eine sinnvolle Fixierung von internen Wunschvorstellungen, Motivationen und Eckdaten. Nur so kann ein Projekt auch wirklich seinen vollen Impact erreichen.
Ausgangspunkt
Abgegrenzte Flächen für einen Zweck
Fast immer ist eine Veränderung der Beginn eines Projektes, unabhängig ob nun eine Vergrößerung, Verkleinerung oder sonstige Unternehmenstransformation. Deren genaue Einordnung bildet das Fundament für alle weiteren Entscheidungen. In unserer Zielanalyse erarbeiten wir die Rahmenbedingungen und Projektziele der Veränderung der Büroflächen – mit Empfehlung, ob mit den bestehenden Flächen weiter gearbeitet werden kann oder ob eine andere Veränderung benötigt wird!
Desktops für jeden Mitarbeiter, Konferenzraum, Kaffee-Küche – noch vor ein paar Jahren das „Nonplusultra“! Projektarbeit nach Wasserfall und ohne Veränderungen sind jedoch schon seit längerem nicht mehr der „Weisheit letzter Schluss“. Warum richten sich Ihre Büroflächen nicht nach den veränderten Ansprüchen und Gegebenheiten der internen Prozesse?
büroart setzt genau hier an. Wir prüfen gemeinsam mit dem Management des Unternehmens die organisatorischen und strukturellen Seiten der Büros, ermitteln die Bedürfnisse der Mitarbeiter und ergründen vorhandene Hindernisse und Potenziale. So schaffen wir die Basis für die visuelle Aufbereitung und Planung der zukünftigen Büroflächen.
360°-OFFICE-MATRIX (BA)
büroart analysiert Flächen – erarbeitet Konzepte – setzt Planungen um
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1
2
3
4
5
Vor der Status-Quo-Analyse Ziele festlegen
Der C-Level-Workshop
Im Workshop geht es darum den Kunden kennenzulernen. Zunächst persönlich, aber auch alle möglichen Facetten eines Unternehmens: Firmen- und Führungskultur, Historie, Arbeitsabläufe und -weisen, Digitalisierung, Demographie, Marktsituation, Schnittstellen, Designvorgaben, uvm. Und am allerwichtigsten: Die Motivation für die Ziele verstehen.
Wenn wir diese Faktoren mit der Zielstellung kombinieren, entsteht zwangsläufig ein einzigartiges Anforderungsprofil, welches einer individuellen Betreuung und Lösung bedarf. Zudem müssen die Rahmenbedingungen des Projekts festgelegt werden.
- Welche Unternehmensbereiche sind einzubinden?
- Welche Eckdaten für eine Veränderung liegen im Unternehmen zwingend vor?
- Wer wird involviert?
- In welchem Rahmen ist Mitarbeit des eigenen Personals gewünscht, geboten oder verboten?
- Welche Maßgaben der Corporate Identity müssen oder sollen eingebunden sein?
Die Folge des C-Level-Workshops, dessen Outcome, ist die eindeutige Strukturierung der nachlaufenden Analyse des eigentlichen Bedarfes für die Büroflächen. Sie ist sowohl die Grundlage für die Kennzahlen und den weiteren Ablauf als auch für den Umfang der sich anschließenden Potenzialanalyse.
C-Level stellt Status-Quo und die strategischen Ziele vor
Festlegung der KPIs und der Ziele für Potenzialanalyse
Hinterfragung der Abläufe intern sowie der Potenziale
Erarbeitung der Möglichkeiten einer Optimierung
Ebenen der Analyse
büroart-Ebene 1 – Faktische Erfassung der vorhandenen Substanz an baulichen und technischen Gegebenheiten
büroart-Ebene 2 – Organisatorische Erfassung der vorhandenen Prozesse, internen und externen Kommunikationsabläufen sowie der hierarchischen Gliederung des Unternehmens
büroart-Ebene 3 – Mitarbeiter-Einbindung für die Erfassung von Barrieren, Wünschen und Potenzialen der Abläufe und Raumstruktur (zur frühestmöglichen Einbindung der Mitarbeitenden in den Change Prozess)
büroart-Ebene 4 – Effizienzerfassende Analyse der vorhandenen Arbeitsplätze und Bereiche für eine möglichst optimale Steuerung von Stress-, Organisations- und Motiviationsfaktoren
büroart-Ebene 5 – Sensorgestützte Verifizierung der in den Ebenen 1 bis 3 erlangten Analyse-Ergebnisse
Wissen, wo die Probleme liegen (und wo nicht)!
Ziel(e) der Status-Quo-Analyse
Die Festlegung von Projektzielen
Eine Veränderung in der Büroplanung hat naturgemäß immer ganz spezifische Gründe. Trotzdem bilden sich daraus verschiedene Hauptinteressen, die oft zusammenwirken und auch möglichst alle in der nachfolgenden Raumplanung ihren Niederschlag finden sollen.
Unsere Erfahrung trifft auf Ihre Wünsche
Kennzahlen & Analyse-Prozess
bedürfnisorientiert, flexibel & zukunftsoffen
Zielrichtung: Skalierbarkeit durch Multifunktionalität
Räume müssen die Nutzung widerspiegeln und nicht andersherum. Es geht darum, den Nutzenden ins Zentrum der Planung zu rücken. Die Ansprüche an die Umgebung bei konzentrierter Arbeit sind immens, gerade in Bezug auf das Minimieren von Stressfaktoren, wie visueller oder akustischer Ablenkung. Andererseits müssen in „greifbarer“ Nähe Areale vorgehalten werden, welche Kommunikation und Interaktion fördern und für den Austausch mit anderen Kollegen genutzt werden sollen.
Jede geplante Optimierung von Flächen setzt also umfangreiches Wissen voraus, Wissen über die internen Prozesse und Interaktionen – sowohl zwischen als auch innerhalb der einzelnen Teams. Ohne den unverstellten Blick auf das Vorhandene und der Abgleichung des „Geglaubten“ mit dem realen Vorliegenden greift jedes neue Bürokonzept zu kurz und wird deutlich weniger positive Folgen haben, als es diese mit einer Analyse hätte. Ohne die Erfassung des Status-Quo-Analyse und der Ermittlung der Potenziale ist jegliche Evolution schlicht reines Glückspiel.
Kontakt für eine Analyse
