Wir analysieren Ihre Planungsziele
Status Quo und die Motivationen im Fokus
Entscheidungen benötigen Zielstellungen – jede strategische Entscheidung bedarf einer Festlegung der Ziele. Gerade bei der Umgestaltung von Büroflächen können diese Ziele vielgestaltig sein, ob nun variable Arbeitsweisen gefördert, mehr oder weniger Mitarbeitende untergebracht, oder neue Abteilungen integriert werden sollen. Daher braucht es die genaue Fixierung von internen Wunschvorstellungen, Motivationen und Eckdaten, damit ein Projekt auch wirklich seinen vollen Impact erreichen kann.
Unser Projektverständnis
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Ein Wunsch oder eine Motivation sind der Beginn jedes Projektes. Die genaue Einordnung desselben bildet das Fundament für alle weiteren Entscheidungen. In unserer Zielanalyse erarbeiten wir die Rahmenbedingungen und Projektziele der Veränderung der Büroflächen – mit Empfehlung, ob mit den bestehenden Flächen weiter gearbeitet werden kann oder ob eine andere Veränderung benötigt wird!
büroart setzt genau hier an, mit einer umfassenden Zielanalyse. Dabei prüfen wir gemeinsam mit dem Management des Unternehmens die eigentlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter und die vorhandenen Hindernisse bei der Projektdurchführung. So schaffen wir die Basis für die visuelle Aufbereitung und Planung der zukünftigen Büroflächen.
Ausgangspunkt
Abgegrenzte Flächen für einen Zweck
Desktops für jeden Mitarbeiter, Konferenzraum, Kaffee-Küche – noch vor ein paar Jahren das „Nonplusultra“! Projektarbeit nach Wasserfall und ohne Veränderungen sind jedoch schon seit längerem nicht mehr… warum richten sich Ihre Büroflächen nicht danach?
Ziel: Multifunktionalität
Räume müssen die Nutzung widerspiegeln und nicht andersherum. Mit der Optimierung der Flächen und der Veränderung von deren Aufbau kann vieles verbessert werden. Nur braucht es dazu Wissen! Ohne die Analyse des Status Quo ist eine sinnvolle Evolution schlicht reines Glück.
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Zielabfragen im C-Level ⟩
Workshops ⟩
Analyse-Ablauf definieren ⟩
Analyse-Kennzahlen festlegen ⟩
Potenzialanalyse starten ⟩
Zielvorgaben definieren
Wo liegen die Probleme (denn wirklich)?
Ziele festlegen
Eine eigene Analyse wert
Eine Veränderung in der Büroplanung hat naturgemäß immer ganz spezifische Gründe. Trotzdem bilden sich daraus verschiedene Hauptinteressen, die oft zusammenwirken und auch möglichst alle in der nachfolgenden Raumplanung ihren Niederschlag finden sollen.
Interesse(n) darstellen
Motivationen formulieren
Veränderungswunsch erklären
Sub-Ziele darlegen
Ergebnis: Grundlage für C-Level-Workshop
Der C-Level-Workshop
Zentrales Element für Zielfestlegung
Im Workshop geht es darum den Kunden kennenzulernen. Zunächst persönlich, aber auch alle möglichen Facetten eines Unternehmens: Firmen- und Führungskultur, Historie, Arbeitsabläufe und -weisen, Digitalisierung, Demographie, Marktsituation, Schnittstellen, Designvorgaben, uvm. Und am allerwichtigsten: Die Motivation für die Ziele verstehen.
Wenn wir diese Faktoren mit der Zielstellung kombinieren, entsteht zwangsläufig ein einzigartiges Anforderungsprofil, welches einer individuellen Betreuung und Lösung bedarf. Zudem müssen die Rahmenbedingungen des Projekts festgelegt werden.
Die Folge des C-Level-Workshops, dessen Outcome, ist die eindeutige Strukturierung der nachlaufenden Analyse des eigentlichen Bedarfes für die Büroflächen. Sie ist sowohl die Grundlage für die Kennzahlen und den weiteren Ablauf als auch für den Umfang der sich anschließenden Potenzialanalyse.
Die Teilnehmer & der Ort des Workshops
Die Teilnehmer seitens des Unternehmens sind normalerweise die Geschäftsführung und die zuständige Projektleitung in der Firma. Aus unseren Erfahrungen sollten Betriebsrat, Human Ressource und Technik-Abteilung erst in einem weiteren Rahmen eingebunden werden. Je nach Firmengröße und der etablierten Hierarchien kann es jedoch auch zwingend notwendig sein, diese Betriebsteile direkt in der Zieljustierung mit „an Bord“ zu haben.
Von unserer Seite sind die zuständige Projektleitung, die jeweilige Architekt:in und, wenn benötigt, ein(e) Protokollführer:in dabei. Wir versuchen, den Workshop auf möglichst neutralem Boden stattfinden zu lassen. Dies verringert einerseits mögliche Konfrontationen in der Diskussion während des Workshops, andererseits wird im halbtägig angelegten Workshop so auch eine gesteigerte Innovationsfreude angefeuert.
Die Workshop-Inhalte
Im ersten Teil hören unsere Experten normalerweise einfach nur zu. Es geht darum, den Status Quo zu erfassen. Sobald diese Informationen dargestellt wurden, versuchen wir ein Verständnis für die Ziele, deren Umfang und auch Gewichtigkeit zu erlangen.
Dabei kommt es nicht selten zu einer längeren Diskussion über das Warum?. Die Motivationen der einzelnen Unternehmensvertreter divergieren nicht selten stark. Unsere Aufgabe ist es, eine Quintessenz zu ermitteln und die Ziele nach deren Wichtigkeit für die zukünftige Entwicklung des Unternehmens zu ordnen. Häufig geht damit auch eine Chancen- und Risikoeinschätzung einher. An dieser Stelle sind unsere Fachleute gefragt, für die eine Optimierung einer Bürofläche Alltag sind – anders als das bei unseren Kunden der Fall ist.
Die allgemeinen Rahmenbedingungen festzulegen und das für die weiterführende Analyse zuständige Team festzulegen, bildet dann den Abschluss des C-Level-Workshops. Mit der Festlegung von potenziellen Zeitfenstern und Ablaufprozessen entsteht als Ergebnis eine erste Blaupause für mögliche Nutzungskonzepte. Je nach Umfang würde sich nun die Festlegung von Ablauf und Kennzahlen der Potenzialanalyse anschließen oder ein direkter Standortvergleich.
C-Level stellt Status Quo und die strategischen Ziele vor
Hinterfragung der Abläufe intern sowie der Potenziale
Erarbeitung der eigentlichen Möglichkeiten der Optimierung
Festlegung der KPIs und der Ziele für Potenzialanalyse
Kennzahlen & Analyse-Prozess
Unsere Erfahrung trifft auf Ihre Wünsche
Zielvorgabe für Analyse & Standortvergleich
Wir starten mit den Rahmenbedingungen im Rücken in die Potenzialanalyse. Dabei klären wir gemeinsam mit Ihnen und Ihren Mitarbeitenden nicht nur die bisherigen Grenzen, Hindernisse und Einschränkungen. Unser Expertenteam geht bei den Befragungen, Workshops und Effizienzberechnungen vor allem auf die Suche nach Möglichkeiten, Chancen und eben Potenzialen.
Mit dem klar festgelegten Ziel – ob beispielsweise ein Büroneubau zwingend erforderlich ist oder ob die angemietete Bürofläche ausreichend für eine veränderte Projektarbeit ist – analysieren wir die Gegebenheiten und erstellen die Basis für eine fundierte Planungsentscheidung. Nach der Zusammenarbeit mit büroart haben Sie den genauen Überblick über das umzusetzende Projekt, dessen Aufwand und auch dessen Nutzen!