Büroflächen sind teuer im Unterhalt und selten wirklich optimal ausgenutzt. Daher denken nach verschiedenen Umfragen etwa zwei von drei Unternehmen darüber nach, die eigenen Büroflächen zu verringern. Die Gründe sind neben der zunehmenden Digitalisierung und der damit verbundenen Remote Arbeit im Homeoffice auch die agilen Projektprozesse.
Agiles Management, etwa Kanban und Scrum, verlagert die Zusammenarbeit deutlich mehr in den kommunikativen Bereich, eine fixe Anwesenheitspflicht wirkt da beinahe antiquiert. Interaktion sowie eine gewisse freie Einteilung von Ressourcen und Zeit gelten als entscheidende Erfolgsfaktoren. Das Büro verliert einen Teil seiner Aufgaben, muss jedoch andere Bedürfnisse besser erfüllen. Die effiziente Flächennutzung ist daher ein multipler Ansatzpunkt – wir beleuchten sowohl den Bedarf nach optimaler Ausnutzung von vorhandenen Räumen als auch die Effizienz der Nutzung für Kommunikation, Teambuilding und Interaktion.
Unser Projektverständnis
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Was bedeutet Flächeneffizienz?
Eine Fläche effizient nutzen bedeutet, mit möglichst wenig Büroraum eine bestmögliche Zweckerfüllung zu erzielen. Dabei wird die Flächeneffizienz oft mit einer Kennzahl zwischen Brutto-Grundfläche und Nutzfläche angeben. Es geht also um die Flächenwirtschaftlichkeit von Büros. So einfach die Kenngröße klingt, umso schwieriger ist die richtige Verankerung dieser Zahl. Denn sie sagt erstmal wenig über die zweckgebundene Nützlichkeit der Flächen.
Je verwinkelter der Raum, je mehr Niveaustufen, desto weniger Nutzbarkeit im Sinne der Flächeneffizienz. In Deutschland liegen die Werte für die Flächeneffizienz in normalen Bürogebäuden zwischen 18 und 35 Quadratmeter pro Mitarbeiter.
Unternehmensspezifische Flächeneffizienz
Die Flächeneffizienz ist relativ unabhängig vom Bürokonzept, Großraumbüros ausgenommen. Erst durch die Raumaufteilung und Raumplanung auf Basis des vom Unternehmen gewollten Konzeptes entfaltet die Flächeneffizienz echte Wirkung. Diese, nennen wir sie individuelle, Flächeneffizienz ergibt sich aus der Definition der Nutzungen, der damit verbundenen Flächen und darauf aufbauend der mitarbeiterbezogenen Umsetzung.
Je nachdem, welche Nutzungsarten in einem Büro gewollt sind, desto höher oder auch geringer kann die individuelle Effizienz der Bürofläche im Verhältnis zum allgemeinen Nutzwert ausfallen. Denkbare Nutzungen sind beispielsweise:
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Ziele Flächeneffizenz ⟩
Vorteile effizenter Flächen ⟩
Wichtige Eckdaten ⟩
Analyse der Effizienz ⟩
Einfluss auf Konzept ⟩
Welche Ziele können mit einer hoher Effizienz von Büroflächen verfolgt werden?
Zuallererst führt die Flächeneffizienz als allgemeiner Wert zu einer Vergleichbarkeit von Büroräumen. Die Quadratmeter pro Arbeitsplatz entsprechend den Kosten pro Mitarbeiter. Dadurch ergeben sich wiederum Anforderungen an die Effektivität der Mitarbeiter:innen im Büro. Daher ist das Ziel immer, die Kosten pro Arbeitsplatz zu senken.
Der Gesetzgeber gibt für rechnergestützte Arbeitsplätze (und andere sind heute ja eher selten) eine Mindestfläche für den Arbeitsbereich von 10 Quadratmetern aus. In der Realität liegen diese Werte wie schon ausgeführt zwei bis dreimal so hoch – denn es geht um die Bruttomietfläche!
Im Zuge der Corona-Pandemie sind teilweise komplette Büroabteilungen im Homeoffice tätig. Die Notlage führt bei vielen Unternehmen zu einer Veränderung und Verschlankung von Prozessen. Die agile Bearbeitung von Aufgaben und Projekten gewinnt deutlich an Bedeutung in den strategischen Überlegungen der Firmen. Gleichzeitig stellt sich die Frage nach der Sinnhaftigkeit der vorhandenen, meist angemieteten Büroflächen.
Wozu ein großes Büro, wenn keiner da ist?
Ein häufiger Ausgangspunkt für eine Anpassung der Bürofläche ist die Frage nach der Sinnhaftigkeit der bisher angemieteten Räumlichkeiten. Standardfrage: Können wir eine Verkleinerung der Flächen durchführen und gleichzeitig die veränderten Ansprüche an die Räume durch die agilen Methoden und das remote gestützte Arbeiten befriedigen?
Hier sollten zwei Fragestellungen grundsätzlich voneinander getrennt werden: „Welche Flächen will das Unternehmen bereitstellen – eine bisherige Nutzung vorausgesetzt?“ und „Welche Flächennutzungen möchten Ihr Unternehmen in Zukunft forcieren?“
Die Antwort auf die Frage der Bereitstellung wird zumeist mit einem klaren „Wir brauchen weniger, da alle von zu Hause arbeiten (wollen).“ beantwortet. Interessanterweise stimmt das so nur bedingt. Nur ein von vier Mitarbeiter:innen würde weiterhin komplett von zu Hause arbeiten. Von den Restlichen will der überwiegende Teil die Möglichkeit haben, wenigstens zwei bis drei Tage Homeoffice „einschieben“ zu dürfen. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass durchaus Bedarf nach Plätzen, Flächen und Räumen im Büro bestehen bleibt.
Welche Vorteile bieten effiziente Büroflächen?
Vorteile für möglichst effiziente Flächen lassen sich schnell zusammentragen. Je besser der „Quadratmeter“ aus- und vor allem genutzt wird, desto mehr ist er sein Geld (sprich seine Miete) wert. Dabei haben die ineinandergreifenden Bedürfnisse großen Einfluss.
Hohe Anteile von nutzbaren Flächen sind bezüglich der Flächeneffizienz schon deshalb sinnvoll, weil die Mitarbeiter:innen besser mit den Projekten und den Projektteilnehmern vernetzt werden können. Liegen Interaktionsräume direkt in der Nähe der eigentlichen Konzentrationsbereiche, können Fragen, Besprechungen und Präsentationen deutlich einfacher und schneller organisiert und durchgeführt werden. Dadurch hat die Flächeneffizienz einen indirekten Einfluss auf die Effektivität der Arbeitsleistung. Weniger Barrieren intern bedeutet bessere Zusammenarbeit und (normalerweise) schnellere Projekterfolge.
Ein weiterer Pluspunkt von hohen Flächeneffizienzen bei Büroflächen ist Flexibilität. Flächen und Räume können nur dann von den Büroeinrichtern variabel gestaltet werden, wenn sie es faktisch auch zulassen. So eignen sich rollbare Möbel hervorragend für multifunktionale Bereiche – es sei denn, es sind mehrere Stufen in dieser Zone. Nutzungsfähiger Raum dagegen wird zu nutzbarem Raum.
Welche Eckdaten spielen für eine effiziente Fläche eine Rolle?
Wann eine Fläche möglichst effizient ist, hängt grundlegend von deren baulicher Struktur ab. Möglichst wenige feste Wände, hohe Decken, längere Sichtachsen und große Fenster sind nur einige der Faktoren.
Die schon angesprochene Zusammenfassung von Toiletten, Waschräumen, Kaffeeküche und anderen Funktionsräumen in bestimmten Arealen spielt ebenfalls eine wichtige Rolle. Dabei kommt es auch auf die Verteilung von den sogenannten Verkehrsflächen (Flure, Gänge, Treppen etc.) an. Diese lassen sich nur bedingt mit Mobiliar versehen und zu arbeitsimmanenten Bereichen bilden. Das senkt die Flächeneffizienz.
Einen weiteren Punkt bildet das Bodenniveau. Dabei geht es nicht um das eigentliche Stockwerk. Je weniger Niveauunterschiede in der jeweilige Etage vorhanden sind, desto weniger Verkehrsflächen. Dabei beeinflussen diese Bereiche nicht nur die Flexibilität der Nutzbarkeit, sie bilden auch eine nicht zu übersehende Unfall- und Sicherheitsgefahr bei der täglichen Nutzung.
Wie ermittelt büroart die Flächeneffizienz?
Wir haben verschiedene Tools, mit denen wir die Effizienz von Arbeitsplätzen und ganzen Büros erfassen und später visualisieren können. Mit unserer BA Efficiency Matrix gehen wir auf die einzelnen Areale und die dort benötigten Effizienzsteigerungen ein. Die dabei erarbeiteten Parameter überführen wir dann in unsere Planungsentwürfe.
Mit dem BA Space Tool gehen wir einen Schritt zurück und betrachten die einzelnen Nutzungen zuerst für sich gesondert und dann im Zusammenhang. Dies führt schnell zu einer Konzentration auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen des jeweiligen Unternehmens. Die dafür notwendigen Informationen zu Abläufen, Prozessen, Wünschen und vorhandenen Barrieren erfassen wir mittels Mitarbeiterbefragungen. Dabei stellt sich zumeist schnell heraus, dass die bisher favorisierten Einzelplatzlösungen deutlich überrepräsentiert sind, Meeting Areals und Interaktionsflächen dagegen fehlen.
Welchen Einfluss hat das auf die Planung von Bürokonzepten?
Hat eine hohe Flächeneffizienz also Einfluss auf den Erfolg eines Büros? Nicht zwingend, aber je variabler die Raumnutzung faktisch überhaupt möglich ist, desto vielfältiger können die Bürokonzepte überhaupt ausfallen. Wenn ein Unternehmen in einem Altbau mit Ziegelmauern und engen Räumen sitzt, geht ein offenes Bürokonzept nur mit viel Aufwand. Hier sollte dann eher eine Fläche gesucht oder geschaffen werden, die eine flexible und moderne Konzeption zulässt.
Genau diese Empfehlung erwarten unsere Kunden oft von uns. „Geht das noch oder müssen wir umziehen?“, lautet oft die Frage. Unser büroart-Team antwortet auf die Frage dann nicht mit einem „Tja, eigentlich…“, sondern einer klaren Antwort: Lassen Sie uns einen Standortvergleich machen. Wir wägen gemeinsam mit Ihnen dann Ihre zukünftige Ausrichtung, die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter:innen und die notwendigen Nutzungsflächen ab und geben eine eindeutige Empfehlung ab. Denn manchmal werden preiswerte Büroflächen zu wahren Kostenfallen und teurere Büros zu einem Schatz.