Probleme
zwischen einzelnen Teams
C-Level-Workshop bildet die Basis für weitere Analyse und darauf basierende Planungen. Durch die Festlegung der grundlegend zu erwartenden Ergebnisse startet das Projekt in die weiterführende Potenzialanalyse. Dort werden die Bedürfnisse mit den tatsächlichen örtlichen Gegebenheiten und Nutzungen ins Verhältnis gesetzt. Das büroart-Team erzeugt damit eine belastbare Basis für die anschließende Planung – zur Minimierung von Zeit und Geld.
Zonenbildung klingt nach einer zwangsgetriebenen Einengung. Dabei können sich aus der sogenannten Zonierung eine Vielfalt im Raum ergeben, die Arbeitsklima, Zusammengehörigkeit innerhalb der Belegschaft und verbesserte Prozessabläufe ergeben.
Normalerweise lebt dabei jede Planung vom Mix aus Multifunktion und monofunktionellen Flächen – immer mit dem Hintergedanken, dass ein Raum gern auch verschiedene Funktion erfüllen soll und kann. Die Zusammenarbeit und abteilungsübergreifende Kommunikation spielt bei der Flächenplanung eine gewichtige Rolle.
Ein wesentlicher Bestandteil der nachlaufenden Analyseschritte ist die Mitarbeiterbefragung. In onlinegestützten Umfragen, persönlichen Interviews mit Key Usern oder auch in umfänglicheren Workshops mit einer größeren Zahl von Mitarbeitenden finden wir die tatsächlichen Abläufe und den Bedarf. Daraus resultiert eine konzeptionelle Visualisierung und das Zusammenbringen von vorhandener bzw. benötigter Fläche mit den vorhandenen Prozessen und Bedürfnissen.
Potenzial für Kostensenkung
Unser Projektverständnis
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Unsere Priorität: Ihre Ziele verstehen
Wir hören zu – Sie erklären es uns
Ein Projekt, das Büroräume umgestalten oder neu strukturieren soll, verfolgt bestimmte Ziele. Diese lassen sich meist gut in kurze, prägnante Formulierungen bringen. Wir hören des Öfteren: „Unsere Mitarbeiter:innen sollen sich wohler fühlen!“ oder „Unsere Abteilungen müssen mehr miteinander arbeiten, als aneinander vorbei!“. Die Ziele scheinen klar, aber das Warum? dahinter entscheidet nicht selten darüber, ob der dann ausgearbeitete Plan Erfolg verspricht und diesen später auch bringt.
Gefragt nach Motivationen für die Zielsetzungen geht es für uns mehr ums Zuhören, als ums Mitreden. Wenn wir verstehen, wieso die Optimierungen der Flächen notwendig sind, aus Sicht der Geschäftsführung. Gerade die Zielrichtung Zufriedenheit der eigenen Mitarbeiter:innen hat verschiedene Facetten, die wir aufnehmen wollen und müssen.
Fragen kostet nichts! Aber es spart Geld
Kennen wir Ihre Motivation, ihre Philosophie, spiegeln wir es besser in die Planung
Grundsätzlich sollten Büroflächen die Unternehmenskultur und auch die Vertrauenskultur widerspiegeln. Enge Zusammenführung von Arbeitsplätzen, Zweier- oder Dreier-Büros und geringe Anteile von Kommunikations- und Interaktionsbereichen stehen jedoch im Widerspruch zur häufig verankerten innovationsgetriebenen Firmenphilosophie.
Deswegen nehmen wir die organischen Hintergründe, die Entwicklungen des Unternehmens und auch die zukünftig in Aussicht stehenden Veränderungen beim C-Level-Workshop auf. Unsere Kunden setzen selbst den Fokus auf mehr Flexibilität bei der Büroplanung, denn Firmenerweiterungen, veränderte Arbeitnehmeranforderungen und ein unvorhersehbare Marktentwicklung brauchen ihren Anker im Büro. Und dafür sorgen wir!
Welche Motivation liegen zugrunde?
Einsparungen oder Verbesserungen – das eigentliche Ziel herausarbeiten
Motivationen sind der Wunsch, Potenziale auszuschöpfen. Auf der einen Seite geht es oft um Einsparungen, gerade im Bereich der Fixkosten, zum anderen wird immer häufiger die Zufriedenheit der eigenen Belegschaft als Potenzial für die Zukunft verstanden.
Dabei geht es nicht nur um die Mitarbeiter:innen, die schon im Büro tätig sind, sondern auch um die künftigen. Das Akquirieren von neuen, fähigen, innovativen Arbeitnehmer:innen wird für viele Firmen zunehmend komplizierter. Für die jungen Mitarbeiter:innen spielen Firmen-Image, Modernität und Behaglichkeit am Arbeitsplatz eine genauso große Rolle wie Technik und der zugeteilte Aufgabenbereich.
Hinzu kommt, dass Interaktion und Kommunikation deutlich zugenommen haben während der Arbeitszeit. Der daraus entstehende deutlich agilere Prozessablauf muss gelenkt und unterstützt werden. Auch das sind Potenziale, die zu Motivationen und damit zu Projektzielen führen (können).
Der Blick in die Zukunft oder Jetzt?
C-Level-Workshop für eine akute Notwendigkeit oder eine strategische Entwicklung
Probleme
innerhalb der Teams
Probleme
bei informeller Kommunikation
Probleme
bei Mitarbeitersuche
Probleme
mit Außenwirkung
Bedarf innerhalb des Unternehmens
Ansprüche an Arbeitsplätze, Zusammenarbeit & Kommunikation hinterfragen
Die Entscheider in Unternehmen haben ein sehr gutes Wissen über die Vorgänge im Unternehmen. Trotzdem gibt es immer eine Diskrepanz zu den alltäglichen Prozessen im Büro, denn die Führungsebene ist an Lösungen und Ergebnissen interessiert. Wie die Mitarbeitenden dorthin gelangen, dringt nur in Ausnahmefällen bis zur Entscheidungsebene durch.
Deswegen setzen wir verschiedene Tools ein, um eine Visualisierung zu erstellen. Dabei vergleichen wir den Status Quo mit den reellen Bedürfnissen der Mitarbeitenden. Mit verschiedenen Tools bringen wir durch unterschiedliche Erfassungen und Datenabgleiche eine leicht verständliche Darstellung.
Für den C-Level-Workshop nutzen wir entweder Vergleichsdaten aus früheren Projekten oder nutzen die Daten einer vorher durchgeführten Online-Befragung mit Key Usern aus dem Unternehmen.
Eckdaten unseres C-Level-Workshops
Umfang und Zeitaufwand sehr variabel
Länge
30 min bis 2 Std. – abhängig von den Bedürfnissen des Kunden
Inhalt
Zielerklärung | Motivationshinterfragung | Zielfestlegung | Festlegung Mitarbeitergruppen für Befragung (Key-User)
Methodik Zielfestlegung
Nach Auflistung aller in Frage kommenden Ziele legen wir im C-Level-Workshop mit dem leitenden Management eine Priorisierung der wichtigsten 5 Ziele fest. Die entsprechende Entscheidungsmethode basiert auf einer Prioritätenmatrix.
Startschuss Analyse und Planung
Team und Aufgaben sind fixiert – die Analyse wird verifizierbar
Sind die Ziele festgelegt, starten wir, falls wir das nicht schon während der Zielanalyse gemeinsam mit dem C-Level getan haben, die Analyse des Raumbedarfes im Einzelnen. Dazu befragen wir Mitarbeiter bzw. Key-User persönlich, schriftlich oder per Online-Befragung. Die erhaltenen Daten gleichen wir in unseren Tools mit dem Vorhandenen ab.
Dabei kommt der analytische Ansatz nicht nur für die Frage, ob ein Standort optimierbar ist, zum Einsatz. Wir vergleichen auf Kundenwunsch auch verschiedene Standorte miteinander, listen Vor- und Nachteile und geben Entscheidungshilfen. Durch die farbliche Kodierung und die grobe Grundgestaltung erhalten unsere Kunden schon nach der Potenzialanalyse einen kompletten Projektüberblick. So fällt die Entscheidung, ob ein Umzug notwendig ist, auf Basis empirischer, belastbarer Daten.