Potenzialanalyse
Alle mitnehmen für bestmögliche Planunggrundlage
Projektziel: Besser arbeiten – dafür muss die Führungsebene nicht nur den Überblick über die strategischen Interessen und markttechnischen Entwicklungen haben. Vielmehr benötigt es einen sehr guten Einblick in die normalen Arbeitsabläufe in der eigenen Firma und deren Substrukturen. Nur so sind Hindernisse auszumachen und werden Chancen sichtbar. Potentziale erkennen klingt simpel, wird jedoch selten wirklich zu Ende gedacht. Die Einbindung von Mitarbeitern und Unternehmensprozessen in die Überlegungen zu neuen Büroflächen gehört aber eigentlich zum Kern jeder guten Projektarbeit.
Unser Projektverständnis
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Ausgangspunkt Zieldefinition
Wissen, was man wirklich will!
Vor der Potenzialanalyse muss eine Zielsetzung, eine Festlegung der Motivationen und Gründe einer Büromodernisierung, stehen. Nur mit einer klaren Benennung der zu erreichenden Ziele ist eine weiterführende Sichtung der Chancen einer solchen Veränderung und deren nachlaufende Planung überhaupt sinnvoll. Ansonsten kostet jede neue Planungsrunde, jede neue Analyse, sehr viel Zeit, Nerven und vor allem Geld.
Außerdem klären wir zu Beginn der Potenzialanalyse auch die Einsparungspotenziale, die mit einer Verbesserung des Büroumfeldes bei jedem einzelnen Mitarbeitenden für das Unternehmen auftreten werden. Dafür nutzen wir unsere BA Efficiency Matrix – entwickelt von Karl-Heinz Lauble von Lauble Consult.
Endpunkt: Entscheidungsgrundlage
Bleiben, umziehen oder neu bauen?
In unserer Potenzialanalyse ermitteln wir neben den Chancen, die durch eine Veränderung genutzt werden können, vor allem die Bedürfnisse der aktuellen Mitarbeitenden. Dabei stehen verschiedene Aspekte im Blickpunkt der Betrachtung. Zuvorderst die Notwendigkeit von fixen Arbeitsplätzen für jeden in Segmenten. Arbeiten in einer „Legebatterie“ ist schon länger nicht mehr zeitgemäß.
Die so häufig pauschal empfohlenen offenen Konzepte gehören aber auch nicht zur letzten Weisheit. Denn Konzentrationsarbeit kann und muss in einzelnen Bereichen des Büroalltages problemfrei möglich sein. Durch die immer verzahnter arbeitenden Mitarbeitenden, sowohl innerhalb von Abteilungen, aber auch in den Projektteams und Gruppen, entstehen jedoch Bedürfnisse für flexiblere Kommunikationsbereiche. Interaktion ist das „neue Schwarz“! Und die Erfassung vom eigentlich Gebrauchten bildet den Kern unserer Analyse.
Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragungen überführen wir in unser BA Space-Tool, erdacht von Frank Blassdörfer von der kom.petenz GmbH. Die Visualisierung aus diesem Tool erleichtert das Verständnis auf Entscheiderebene. Nur so kann am Ende wirklich eine fundierte Empfehlung erfolgen: Neubau, Umzug, Erweiterung oder reine Optimierung auf der bestehenden Fläche!
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Arbeitsplatz-Effizienz ⟩
Mitarbeiter-Befragung ⟩
Erfassung der Raumnutzung ⟩
Standortvergleich ⟩
Projekt-Ziel-Empfehlung ⟩
Effizenz des Arbeitsplatzes
Wohlbefinden der Mitarbeitenden steigern & Unternehmensertrag steigern
Wie entsteht der Produktivitätsverlust im Büro?
Grundsätzlich hat der Verlust an Produktivität vielfältige Gründe. Wir haben diese in fünf verschiedene Kategorien eingeteilt, um es leichter zu machen, die daraus entstehenden Einflüsse darzustellen:
Insgesamt 17 einzelne Faktoren werden durch Befragung miteinander in Gewichtung gesetzt. In dieser Matrix zeigen sich, dass es neben den harten Stressfaktoren der Umwelt bei unterschiedlichen Projekten differente Wertigkeiten von anderen Kategorien gibt. Diese sollten sich dann später in der Planung widerspiegeln. In einer ABC-Analyse zeigen wir die individuellen Hindernisse im Unternehmen und auch in bestimmten Abteilungen sehr bildhaft auf. Die BA Efficiency Matrix ist ein hervorragender Einstieg in die exakte Betrachtung der eigentlichen Raumnutzung. Aufgrund der Wertigkeiten sind auch Projektabläufe und Workflows mit verschiedenen Blickwinkeln betrachtbar.
Was sind die reelen Folgen dieser Effizienzanalyse?
Zum einen werden durch die Analyse der Arbeitsplatz-Effizienz Werte der aktuellen Büroeinrichtung ermittelt. Der errechnete Indexwert – auch Nutzwert genannt – sollte bestenfalls über 70% liegen. Aus den Erfahrungen unserer Projekte können wir sagen, dass es selten über 60% in der Ausgangslage geht. Produktivitätsdämpfer kosten jedoch Kraft und Geld.
Zum anderen fügen wir für eine Muster-Planung bestimmte Ansprüche an Büromöbel, Technik und Ambiente hinzu. Nicht selten lässt sich bei Modellplanungen einzelner Arbeitsplätze ein Nutzwert von über 75% erreichen. Die Folgen sind vielfältig. Weniger Krankheitstage, mehr Motivation und weniger Stress für die Mitarbeitenden bedeuten ein deutlich besseres Kosten-Nutzen-Verhältnis für das Unternehmen!
Fragen an die eigene Belegschaft
Ohne Druck oder Angst an der Entwicklung der eigenen Arbeit mitwirken – ein Plus für die Mitarbeitenden
Mitarbeiter:innen sind einerseits das „Gold“ des Unternehmens, andererseits ist es oft zu aufwändig, die unterschiedlichen Bedürfnisse jederzeit zu berücksichtigen. Genau deshalb haben wir ein sehr gestrafftes und zielorientiertes System der Mitarbeiterbefragung entwickelt. Innerhalb der eigenen Prozesse sehen die Beteiligten am Besten Hindernisse und Grenzen, durch deren Beseitigung erhebliche Fortschritte in Qualität und Zeitersparnis erreicht werden können.
Folgende Punkte können wir dabei erfassen – je nach individuellem Bedürfnis sind aber auch andere Punkte kein Problem für unser Team:
Entscheidend für den Erfolg einer Mitarbeiterbefragung sind die drei großen „O“: Ohne Zwang, ohne Rückverfolgbarkeit und ohne Geheimniskrämerei. Wir haben mittlerweile einen reichen Erfahrungsschatz, wie Ihre Mitarbeiter eine Zusammenarbeit bei der Befragung sogar gern aufnehmen. Es wird zu einer „Win-Win“-Situation: Sie als Unternehmenslenker erfahren mehr über Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter sehen und erleben Unternehmensentwicklung am eigenen Leibe.
Online-Befragungen
Workflow-Erfassung
Team-Befragungen
Mitarbeiter-Workshops
Ergebnis: Erfassung einer Bedürfnis-Matrix
Aus Bedürfnis-Feststellung wird Bedarfsdarstellung
Visualisieren erleichtert Erklären und später das Planen
Die Ergebnisse der Befragungen integrieren wir in unser BA Space-Tool. Dadurch erfassen wir sowohl den Status Quo der bisherigen Belegung der vorhandenen Arbeitsbereiche als auch den wirklichen Bedarf für andere Nutzungsformen.
Wir unterscheiden dabei zwischen folgenden Faktoren:
- Arbeitsplatz-Arbeit
- Besprechung und Kommunikation
- Fokusarbeit
- Interaktive Arbeit
- Multifunktionaler Puffer
Der letztgenannte „multifunktionale Puffer“ ist die Umschreibung für Bereiche, deren Nutzung für mehrere oder sogar für alle anderen Nutzungsarten ausgerichtet ist. In modernen Büroflächen gewinnt die Multifunktion einen enormen Einfluss, da sie einerseits das Arbeiten variabler und flexibler werden lässt, auf der anderen Seite die Anforderungen an die benötigte Anmietungsfläche verringert.
Belegungen ermitteln
Stoßzeiten darstellen
Freiräume ausloten
Notwendigkeiten statuieren
Ergebnis: Handlungsauftrag formulieren
Optimierung der vorhandenen Bürofläche
Erweiterung durch zusätzliche Anmietung
Umzug in anderen Standort
Neubau eines Bürohauses
Finden der Optimal-Variante