Tipp 10

Neues Mindset in der Unternehmenskultur leben lassen

vonTorsten/12. Februar 2024

Unternehmenskultur um das neue Mindset erweitern ist der letzte und vielleicht wichtigste Tipp für die erfolgreiche Einführung eines Activity Based Working (ABW) Konzeptes. Eine lebendige Unternehmenskultur, welche die Neuerungen aufnimmt, markiert einen grundlegenden Wandel in der Art und Weise, wie Mitarbeiter ihre Arbeit betrachten und wie Unternehmen ihre Arbeitsumgebungen gestalten.

Die tiefgreifenden Veränderungen, die mit dem neuen Arbeitsplatzkonzept einhergehen, sind definitiv keine kurzfristigen Projekte. Sie manifestieren eine langfristige Kulturveränderung, die das gesamte Unternehmen betrifft. Diese Transformation erfordert ein Umdenken auf allen Ebenen der Organisation und eine kontinuierliche Anpassung an neue Arbeitsweisen und -methoden.

Basics zu Activity Based Working

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Herausforderungen einer solchen Transformation

Eine der größten Herausforderungen einer solchen Transformation ist die Überwindung von Widerständen und die Akzeptanz neuer Arbeitsweisen. Viele Mitarbeiter sind zunächst skeptisch gegenüber Veränderungen und befürchten eine Verschlechterung ihrer Arbeitsbedingungen oder eine erhöhte Arbeitsbelastung. Das entspricht dem Theorem der 5-Phasen der Akzeptanz von Wandlungsprozessen:

Phase 1: Skepsis
Phase 2: Widerstand
Phase 3: Experimentieren
Phase 4: Zustimmung
Phase 5: Weiterentwicklung

Daher muss es das Ziel sein, die Phasen 1 und 2 möglichst sofort zu „überspringen“ beziehungsweise zeitnah zu überschreiten, da die Umstellung auf ABW kurzfristig zu Unsicherheiten und Verunsicherungen führt, begründet durch die Infragestellung von bekannten Arbeitsroutinen und -strukturen.

Zeit und Informationen für Nutzende entscheidend

Das bedeutet, dass den Mitarbeitenden sowohl Zeit als auch Informationen zur Verfügung gestellt werden, um sich an die neuen Arbeitsweisen anzupassen und veränderte Arbeitsroutinen zu entwickeln. Dies kann zu einer vorübergehenden Verringerung der Produktivität führen und die Arbeitsabläufe zunächst verlangsamen. Zudem kann es zu Konflikten und Unstimmigkeiten kommen, wenn verschiedene Teams unterschiedliche Arbeitsweisen bevorzugen oder bestimmte Arbeitsbereiche bevorzugt werden.

Lösungsansätze und Maßnahmen

Um die Herausforderungen einer Transformation zu bewältigen, ist eine umfassende Kommunikation und Unterstützung der Mitarbeiter entscheidend. Schulungen und Workshops können den Mitarbeitern helfen, sich auf die Veränderungen vorzubereiten und die Vorteile des neuen Arbeitsplatzkonzepts zu erkennen. Zudem ist es wichtig, die Mitarbeiter kontinuierlich über den Fortschritt der Transformation zu informieren und Feedback zu ihren Erfahrungen und Bedenken einzuholen. Durch eine transparente und partizipative Vorgehensweise können mögliche Probleme frühzeitig erkannt und gelöst werden, um eine reibungslose Umstellung der Unternehmenskultur auf ABW zu gewährleisten.

Die Rolle von Schulungen, Workshops und klaren Leitlinien

Um das neue Mindset erfolgreich in der Unternehmenskultur zu etablieren, sind Schulungen, Workshops und klare Leitlinien unerlässlich. Schulungen vermitteln den Mitarbeitern das nötige Wissen und die Fähigkeiten, um in einer flexiblen Arbeitsumgebung erfolgreich zu sein. Workshops bieten die Möglichkeit zur praktischen Anwendung neuer Arbeitsweisen und fördern den Austausch von Erfahrungen und Best Practices. Klare Leitlinien geben den Mitarbeitern Orientierung und helfen dabei, ein gemeinsames Verständnis für die Unternehmenskultur zu entwickeln.

Dabei erfordern die Schulungen einen gesamtbetrieblichen Ansatz für alle Mitarbeiter. Nur wenn die gleichen Kenntnisse und Fähigkeiten im Umgang mit ABW verankert sind, kann das Konzept effektiv umgesetzt werden. Gesamtbetriebliche Schulungen fördern zudem das Verständnis und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Bereichen und Teams.

Digitale Buchungssysteme und ihre Nutzung

Ein wichtiger nutzerorientierter Bestandteil ist die Verankerung der Nutzung digitaler Buchungssysteme. Sie ermöglichen es den Mitarbeitern, Arbeitsplätze, Besprechungsräume und andere Ressourcen flexibel zu reservieren und zu nutzen. Klare Leitlinien zur Nutzung dieser Systeme sind entscheidend, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten und Doppelbelegungen zu vermeiden. Mitarbeiter müssen darüber informiert und geschult werden, wie sie diese Systeme effektiv nutzen können.

Schulungen zur Bedienung der digitalen Buchungssysteme

Die Schulungen zur Nutzung der digitalen Buchungssysteme sollten sowohl theoretische als auch praktische Elemente umfassen. In theoretischen Schulungen erhalten die Mitarbeiter eine Einführung in die Funktionsweise der Systeme, die verschiedenen Buchungsoptionen und die geltenden Leitlinien. Praktische Schulungen bieten den Mitarbeitern die Möglichkeit, die Systeme unter Anleitung auszuprobieren und sich mit den verschiedenen Funktionen vertraut zu machen.

Es ist wichtig, dass die Schulungen die verschiedenen Nutzungsszenarien abdecken, denen die Mitarbeiter im Arbeitsalltag begegnen können. Dazu gehören die Buchung von Arbeitsplätzen für Einzelarbeit, die Reservierung von Besprechungsräumen für Teammeetings und die Nutzung anderer Ressourcen wie Drucker oder Technikausstattung. Die Schulungen sollten praxisorientiert sein und den Mitarbeitern konkrete Tipps und Empfehlungen für die effektive Nutzung der Systeme in verschiedenen Situationen geben.

Schulungen zur Fehlerbehebung und Unterstützung

Neben der reinen Bedienung der digitalen Buchungssysteme sollten die Schulungen auch darauf eingehen, wie Mitarbeiter Probleme oder Schwierigkeiten bei der Nutzung der Systeme beheben können. Dies kann die Fehlerbehebung bei technischen Problemen, die Kontaktaufnahme mit dem Support oder die Nutzung von Hilfefunktionen und -ressourcen umfassen. Schulungen zur Fehlerbehebung und Unterstützung sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter auch in herausfordernden Situationen selbstständig handlungsfähig bleiben und den Arbeitsfluss aufrechterhalten können.

Durchsetzung der Clean-Desk-Policy

Die Clean-Desk-Policy ist eine weitere wichtige Leitlinie im Rahmen von ABW. Sie soll sicherstellen, dass Arbeitsplätze nach der Nutzung aufgeräumt und für andere Mitarbeiter wieder nutzbar sind. Die Durchsetzung dieser Policy erfordert klare Regeln und gegebenenfalls auch technologische Unterstützung, um die Einhaltung zu gewährleiten. Schulungen und regelmäßige Erinnerungen tragen zusätzlich dazu bei, das Bewusstsein der Mitarbeiter für die Bedeutung eines aufgeräumten Arbeitsplatzes zu schärfen und die Einhaltung der Richtlinien zu fördern.

Klare Richtlinien und technologische Unterstützung

Zu Beginn ist es entscheidend, die Richtlinien und Erwartungen im Rahmen der Clean-Desk-Policy zu kommunizieren. Die Mitarbeiter sollten genau wissen, was von ihnen erwartet wird und welche Konsequenzen es bei Nichteinhaltung geben kann. Dies kann durch Schulungen, Handbücher oder interne Kommunikationskanäle erfolgen.

Um die Einhaltung der Clean-Desk-Policy zu überwachen, kann technologische Unterstützung eingesetzt werden. Dies können beispielsweise automatisierte Systeme sein, die den Zustand der Arbeitsplätze erfassen und Verstöße gegen die Richtlinien melden. Durch die Integration solcher Systeme in die Arbeitsumgebung können Unternehmen bei Bedarf eingreifen und die Weiterbildung der Mitarbeitenden voranzutreiben.

Schulungen spielen auch bei der Durchsetzung der Clean-Desk-Policy eine wichtige Rolle. Mitarbeiter sollten über die Bedeutung eines aufgeräumten Arbeitsplatzes informiert werden und lernen, wie sie die Richtlinien in ihrem Arbeitsalltag umsetzen können. Regelmäßige Schulungen und Erinnerungen helfen dabei, das Bewusstsein der Mitarbeiter für die Clean-Desk-Policy zu schärfen und die Einhaltung der Richtlinien zu fördern.

Flexibilität und individuelle Bedürfnisse berücksichtigen

Es ist wichtig, dass die Clean-Desk-Policy flexibel genug ist, um individuelle Bedürfnisse und Arbeitsstile zu berücksichtigen. Nicht alle Mitarbeiter arbeiten am besten an einem aufgeräumten Arbeitsplatz, und einige benötigen möglicherweise bestimmte Gegenstände oder Materialien für ihre Arbeit. Die Policy sollte daher Raum für individuelle Anpassungen lassen, während gleichzeitig ein allgemeines Maß an Ordnung und Sauberkeit aufrechterhalten wird.

Die Clean-Desk-Policy sollte regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den Anforderungen und Bedürfnissen der Mitarbeiter entspricht. Feedback von den Mitarbeitern kann dabei helfen, Schwachstellen oder Verbesserungspotenziale aufzudecken und die Policy entsprechend zu optimieren. Eine kontinuierliche Überprüfung und Anpassung gewährleistet, dass die Clean-Desk-Policy effektiv bleibt und langfristig zur Schaffung einer produktiven Arbeitsumgebung beiträgt.

Die nachhaltige Integration in die Unternehmens-DNA

Die nachhaltige Integration des ABW-Mindsets in die Unternehmens-DNA ist entscheidend für den langfristigen Erfolg. Dies bedeutet, dass die bedarfsorientierte Nutzung der Arbeitsmöglichkeiten als ein integraler Bestandteil der Unternehmenskultur verankert sein muss. Eine solche Integration fördert nicht nur die Akzeptanz der neuen Arbeitsweise, sondern stärkt auch das Zusammengehörigkeitsgefühl und die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen.

Nicht selten stehen bei Unternehmen nicht strategische Entwicklungen, sondern eher kurzfristige Gewinnorientierung im Vordergrund. Die Einführung von Activity Based Working erfordert jedoch eine „langen“ Atem. Es geht um die Perspektive und Investitionen in die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens. Dieses Spannungsfeld zwischen kurzfristigem Profit und langfristiger Entwicklung kann zu zusätzlichen Konflikten und Unsicherheiten führen, insbesondere wenn die Vorteile der Neuerungen nicht unmittelbar messbar sind.

Auswirkungen auf die Außenwirkung des Unternehmens

Eine nachhaltige Integration von ABW in die Unternehmenskultur kann sich positiv auf die Außenwirkung des Unternehmens auswirken. Unternehmen, die sich als modern, innovativ und mitarbeiterorientiert präsentieren, sind attraktiver für potenzielle Arbeitnehmer. Zudem können sie vorhandene Mitarbeiter besser binden, da diese sich mit den Unternehmenswerten und -zielen identifizieren. Eine positive Außenwirkung kann dazu beitragen, das Employer Branding zu stärken und das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber am Markt zu positionieren.

Verbesserung der Mitarbeitergewinnung und -bindung

Durch eine nachhaltige Integration von ABW und die damit verbundene Verbesserung der Außenwirkung können Unternehmen neue Arbeitnehmer besser anziehen und vorhandene Mitarbeiter langfristig binden. Mitarbeiter schätzen Unternehmen, die sich um ihr Wohlergehen und ihre Entwicklung kümmern und moderne Arbeitskonzepte wie ABW anbieten. Eine starke Unternehmenskultur und ein positives Arbeitsumfeld sind entscheidende Faktoren für die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung, was wiederum die Leistungsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens langfristig stärkt.

Fazit: Mindset verstehen, weitertragen und so integrieren

Das neue Mindset in der Unternehmenskultur ist eine wichtige Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung von ABW-Konzepten und anderen innovativen Bürokonzepten. Durch Schulungen, Workshops und klare Leitlinien kann das ABW-Mindset tief in die Unternehmens-DNA verankert werden, was langfristig zu einer positiven Veränderung der Arbeitskultur führt, und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens stärkt.

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