Erfassen von Status Quo und Festlegung von projektimmanenten Zielen
büroart arbeitet seit vielen Jahren auf dem Gebiet der Büroeinrichtung und Standortplanung. Und wir haben uns weiterentwickelt – statt nur die erklärten Wünsche des Kunden auszuführen, fragen wir nun nach dem „Warum“. Erst dadurch gibt es einen wirklichen Mehrwert, denn nicht selten erkennen unsere Kunden das Potenzial der Möglichkeiten für Bürogestaltungen nicht umfassend. Durch das Ineinandergreifen der „Hardware“ Büro mit der „Software“ Arbeitsablauf und Mitarbeiter verbessern sich die Gegebenheiten vor Ort und enormer Möglichkeiten werden nutzbar.
Unser Projektverständnis
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Was genau tun wir für Sie?
Wir erstellen für Ihre Mitarbeiter ein optimales Umfeld
Bei der Gestaltung eines Büroraums nicht nur die Unternehmensinteressen im Blick zu haben, sondern sich vor allem auf den arbeitenden Menschen zu fokussieren, scheint ein „alter Hut“ zu sein. Aktuelle Schlagwörter, wie New Work, Work-Life-Balance oder Activity Based Working, hören sich da viel innovativer an – beschreiben aber eigentlich genau das: den Fokus auf den Menschen.
Unternehmen verstehen Mitarbeiter zuvorderst als Ressource der eigenen Entwicklung. Jedoch kann diese Ressource nur dann effizient arbeiten, wenn das Umfeld stimmt. Flächen zur Kommunikation, Interaktion und zum konzentrierten Arbeiten sind allesamt sehr wichtig für das Wohlbefinden der eigenen Mitarbeitenden. Je wohler und je aufgehobener sich Ihre Belegschaft fühlt, desto schneller und auch hochwertiger sind die Ergebnisse.
Unser büroart-Team begleitet unsere Kunden auf dem Weg zum optimalen Büro – vom Erstgespräch bis hin zum Einzug. Dabei arbeiten wir auf verschiedenen Ebenen, von den Entscheidungsträgern im C-Level über die Mitarbeiter in verschiedenen Befragungen bis hin zu den Zulieferern, die Büromöbel und Technik für das erstellte Raumkonzept anliefern.
Unsere Leistungen im Einzelnen
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Zielanalyse ⟩
Potenzialanalyse ⟩
Planung & Konzeption ⟩
Umsetzung & Überwachung ⟩
Abnahme & Support ⟩
Wir finden Ihr richtiges Projektziel
Je genauer der Anspruch definiert ist, desto exakter können Potenziale ermitelt werden!
Oft gehen die Ansichten in einem Unternehmen auseinander. Zum einen gibt es die Führungsebene, die strategische Entscheidungen trifft und umfassende Arbeitsabläufe etablieren will, um sich bietende Chancen zu nutzen. Zum anderen existieren faktische Hindernisse und Grenzen in puncto Flächennutzung, die das Erreichen dieser Ziele verhindern.
Genau hier beginnt der Austausch mit uns. büroart startet jede Planungsphase mit der Analyse der eigentlichen Projektziele. Wir wollen und müssen verstehen, was mit der avisierten Änderung der Nutzung der Bürofläche erreicht werden soll. Unsere Methode: Mit unseren C-Level-Workshops erarbeiten wir gemeinsam mit der Geschäftsführung die Richtung der Veränderung. Geht es um mehr interaktive Arbeit, agiles Projektmanagement oder die Einbindung neuer Unternehmensteile. Wir erarbeiten die richtigen Fragen, die mit einer Planung beantwortet werden müssen!
Warum ist eine Zielsetzung vorab überhaupt sinnvoll?
Eine Zielsetzung steht vor jeder Projektplanung. Bei einer so vielschichtigen und einschneidenden Veränderung, wie der Neuordnung von Flächen oder gar eines vielleicht notwendigen Umzuges, muss jedoch eine Diskussion mit Fachleuten zugrunde liegen. Mit dieser Expertise lassen sich möglicherweise noch Sekundärziele festlegen (und erreichen), die so noch nicht im Fokus der Überlegung gestanden haben.
Deshalb suchen wir in der Diskussion die entsprechenden Motivationen, die den internen Plänen zugrundeliegen. Die Entwicklung neuer Projektabläufe beispielsweise wird oft mit deutlichen Flächenzuwächsen verbunden – und damit mit Umzug in andere Gebäude oder einen Neubau von Büroflächen. Das ist aus unserer Erfahrung nicht zwingend erforderlich. Wir sondieren daher im Workshop die Richtung der Veränderungen und die Argumente dafür – um dann in der Potenzialanalyse den sinnvollsten Weg aufzuzeigen.
Ausgangslage: Status Quo anpassen
Schritt 1: Motivation klären
Schritt 2: Ziele definieren
Schritt 3: Ziele einordnen
Ergebnis: Projekt inhaltlich definieren
Potenziale ausloten & nutzen
Je besser Probleme und Hindernisse erkannt werden, desto mehr wirken sich Veränderungen positiv aus!
Mit den Projektzielen ergeben sich im Weiteren mehrere Ebenen. Neben den strategischen Zielen berücksichtigen wir für eine spätere Planung natürlich die Mitarbeitenden im Unternehmen. Diese stehen individuell oder auch als Projektteam oder Abteilung vor alltäglichen Problemen und Hindernissen. Diese gilt es zu eruieren und in eine Form zu bringen, die für die Planung nutzbringend verwertet werden kann.
Dabei gehen wir auf die Erhöhung der Effizienz am Arbeitsplatz ein. Umwelteinflüsse und Stressfaktoren mindern das Wohlbefinden. Wir finden die Potenziale mit unserer BA Efficiency Matrix. Neben der Erfassung der Chancen im Kleinen nehmen wir uns auch der Bedürfnisse in puncto Workflow an. Die Verteilung von Kommunikationsflächen, die Nutzung der einzelnen Arbeitsplatztypen und das Fehlen von Interaktionsbereichen erfassen wir mit dem BA Space-Tool
Arbeitsplatz-Effizienz ermitteln
Mitarbeiter einbinden
Hindernisse erkennen
Nutzungen darstellen
Ergebnis: Standort entscheiden
Konzept & Planung
Wir verwenden die Analyse-Daten für eine optimale Planung der Büroflächen
Je nach Ergebnis der Analysephase werden im Anschluss in der Planung die Ergebnisse der Potenzialanalyse in umsetzbare Formen gebracht. Steht die Entscheidung, ob Optimierung, Erweiterung, Umzug oder Neubau für die Büroflächen in Frage kommt, werden die Ergebnisse der Analyse in folgende Umsetzungskonzepte überführt:
Ziel der Planung ist eine imaginäre Darstellung der Flächen zu erhalten, die sowohl die Workflows der Mitarbeiter als auch die vom Unternehmen als Ziel ausgegebenen Veränderungen darstellt. Zusätzlich berücksichtigen wir Stressfaktoren, bauliche Notwendigkeiten sowie Sicherheitsaspekte.
Flächenkonzepte festlegen
Zonen-Einteilung vornehmen
Arbeitsmöglichkeiten planen
Mediale Schnittpunkte einarbeiten
Ergebnis: Projekt vollumfänglich darstellen
Umsetzung & Überwachung
Wir unterstützen Ausschreibungen, überwachen und kontrollieren die Ausführung
Mit der Projektplanung geht es in die wichtige und geldintensive Phase der Umsetzung. Wer was wann wo und mit welchen Leistungsparametern anbietet, ist für unsere Kunden sehr komplex, für uns unser täglich Brot. Deshalb begleiten wir das Projekt weiterhin – beginnend mit der Ausschreibung. Dabei helfen wir umfassend: Materialien zusammenstellen, an Bieter versenden und das für unsere Kunden beste Ergebnis aus den Angeboten der potenziellen Lieferanten herausziehen!
Während des Projektes überwachen wir vor Ort die Ausführung. Unser Team kommuniziert mit den Gewerken, koordiniert die logistischen Abläufe und überwacht die ordnungsgemäße Ausführung. Wir bilden die Schnittstelle zwischen unserem Kunden und den am Ausbau Beteiligten. Natürlich mit einer ausführlichen Dokumentation – damit einer reibungslosen Abnahme nichts im Wege steht.
Schritt 1: Ausschreibung durchführen
Schritt 2: Optimalen Anbieter wählen
Schritt 3: Ausbau & Logistik vor Ort planen
Schritt 4: Ausbau überwachen
Schritt 5: Abnahme vorbereiten & durchführen
Support
Alles neu – aber wie wird es bestmöglich verwendet? Wir helfen weiter!
Für viele Akteure in unserer Branche endet das Projekt mit der Abnahme. Wir bieten aber genauso wie am Projektanfang hier schlicht ein bisschen mehr. Unterstützung, gerade nach einer grundlegenden Veränderung der Struktur der Büroflächen, ist oberstes Gebot.
Die Schulung der Mitarbeitenden unserer Kunden vor Ort nimmt einen hohen Stellenwert ein. Dabei geht es nicht um die „Höhenverstellung von Tisch und Stuhl“, sondern vielmehr um die Möglichkeiten in den flexiblen Arbeitsbereichen – in Anlehnung an unsere Motto der Analyse vor der Planung: Wer die Potenziale nicht kennt, wird das Gegebene niemals bestmöglich nutzen können!
Abnahme abschließen
Mitarbeitende schulen
Nutzungsdokumentation erstellen
Mängelbesteitigung begleiten
Weitere Optimierungen vorbereiten