Mehr Effizienz wagen
Optimieren und verändern im Sinne der Prozesse und Mitarbeitenden
Erfassen von Wünschen und Fixierung der Projektziele
Häufig gehört bei Vorbesprechungen zu Planungsprojekten: Wir wollen effizienter werden im Büro! Diese Motivation klingt nicht nur gut, sie entspricht auch der unternehmerischen Maxime, mit dem geringstmöglichen Einsatz die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. Effizienz lässt sich jedoch im Kleinen oder auch im größeren Kontext verbessern. Und genau hier setzt unsere Effizienzanalyse an. Nur mit validen, unternehmensspezifischen Daten lässt sich bei einer Veränderung der Büroflächen „unterm Strich“ mehr Effizienz beim Arbeiten erzeugen.
Bevor wir die Analyse starten, um die Abläufe und Nutzungsbedürfnisse zu ermitteln, ergründen wir die Motivationen. In C-Level-Workshops geht es dabei nicht nur um die Gründe und die Zielrichtung, sondern auch um die Eckdaten und das Grundgerüst für Analyse. Mit Hilfe des damit entwickelten Umfangs der Analyse wird das Projekt über diese Zielsetzung überprüfbar und für unser büroart-Team in der späteren Planungsphase besser steuerbar.
Ein wesentlicher Bestandteil der nachlaufenden Analyseschritte ist die Mitarbeiterbefragung. In onlinegestützten Umfragen, persönlichen Interviews mit Key Usern oder auch in umfänglicheren Workshops mit einer größeren Zahl von Mitarbeitenden finden wir die tatsächlichen Abläufe und den Bedarf. Daraus resultiert eine konzeptionelle Visualisierung und das Zusammenbringen von vorhandener bzw. benötigter Fläche mit den vorhandenen Prozessen und Bedürfnissen.
Was ist und was kann Effizienzanalyse
Unsichtbare Potenziale messbar machen
Optimieren ist Kernaufgabe jedes Unternehmens. Die Maxime lautet, so wenig wie möglich an Geld, Zeit und Wissen einsetzen, um ein gleichwertiges Ergebnis zu erreichen. Die Effizienz ist die dazugehörige Kenngröße, die es optimal zu erhöhen gilt, um am Ende den Gewinn (organisch) zu maximieren.
Daher wird viel und an vielen Stellen optimiert. Produktionsabläufe, Gehälter, Energiekosten oder Verbrauchsmaterialien stehen ganz oben auf der Liste. Gefragt nach Büroflächen und der Potenziale gibt es zumeist nur einen Punkt: Flächenmiete senken. Aber wie genau soll das gehen, wenn die Mitarbeiterzahl nicht sinkt? Verdichten? Oder einfach den Blickwinkel ändern? Letzeres bekommen unsere Kunden von uns – einen Blick auf ihren Bedürfnisse und die damit verbundenen Potenziale.
Potenziale im Kleinen und im Großen finden
Einbindung der Bedürfnisse des Personals des Kunden
Wir beschäftigen uns vor aller Planung mit den Mitarbeitenden im Unternehmen. Durch onlinegestützte Befragungen oder persönliche Interviews mit ausgewählten Schlüsselpersonen (key persons) ermitteln wir den eigentlichen Bedarf. Dabei hinterfragen wir nicht nur die Prozesse und Interaktionen während der Arbeit, sondern erstellen über unsere Werkzeuge BA Efficiency Matrix und BA Space Tool die Ergebnisse dergestalt, dass die spätere Planung nur noch geringes Konfliktpotenzial birgt!
Raumeffizienz – Eckpunkte für Mitarbeitende
Einsparung ist gut, zufriedene Mitarbeiter:innen besser!
Büroflächen werden nicht selten als notwendiges Übel verstanden. Sie sollen das bieten, was der Mitarbeitende für die Erfüllung seiner Arbeit benötigt. Genau das Verb „benötigen“ spiegelt dabei die Sicht auf das Umfeld. In der Vergangenheit hieß der Grundsatz: ein Tisch, ein Stuhl, ein Rollschrank und fertig ist der Arbeitsplatz.
Dabei gehört es zum tiefverwurzelten, menschlichen Bedürfnis, sich selbst in der Umgebung widerzuspiegeln. Neben der individuellen Einrichtung von Arbeitsbereichen im direkten Umfeld (etwa das Foto auf dem Tisch, der Tie-Fighter unterm Monitor oder Bilder an den Wänden) geht es um das Wohlbefinden am Platz. Und genau hier setzen wir auf unsere BA Efficiency Matrix.
Belastungsfaktoren
Organisationsfaktoren
Motivationsfaktoren
Sicherheitsfaktoren
Zufriedenheits-Matrix
Nutzung nach Bedarf visualisieren
Anforderungen an Flächen bestimmen & Planungsgrundlage schaffen
Neben der individuellen Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit der konkreten Arbeitsstelle finden sich sehr große Potenziale in den eigentlichen Nutzungsbedürfnissen. Die Konzentrationsarbeit weicht in vielen Unternehmen den agilen Projektprozessen. Dort herrscht ein deutlich höherer Bedarf nach Kommunikation, Interaktion und Teamarbeit. Hinzu kommen Flächen für informelle Gespräche, Lager und kundenbezogene Bereiche. Welche Teams und Abteilungen was und in welchem Ausmaß benötigen, ermitteln wir in den Mitarbeiterbefragungen.
Grundsatzfrage: Was braucht wer?
Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben zwar sehr unterschiedliche Ansprüche an den eigenen Arbeitsplatz, müssen jedoch durch die Abläufe und Prozesse innerhalb des Büros bestimmte Nutzungsraster einhalten. Diese erfassen wir in unserem BA Space Tool. Wir erfragen die wöchentliche Belegung von Raumtypen, wie etwa Konferenzbereichen, informellen Gesprächsecken oder der stationären Arbeitsplätze.
Dabei unterscheiden wir zwischen den Standard-Arbeitsplätzen, kollaborativen Arealen, Bereichen für Erholung und informelle Gespräche sowie Zonen, die für die technische Funktionsweise des Büros zwingend notwendig sind. Gestützt wird die Darstellung durch die Mitarbeiterbefragungen. Dort wird die aktuelle Belegung bzw. notwendige Flächennutzung ermittelt. Daraus ergeben sich dann die Optimierungvorschläge und Umstrukturierungen, die wir mit dem Tool visualisieren.
Auf Basis dieser Darstellung können dann deutlich prägnanter etwaige Planungen vorgenommen werden. Deshalb präsentiert und diskutiert unser Team das Ergebnis der Analyse eingehend mit unseren jeweiligen Kunden.
Diskussion schärft Planungsziele
Wir präsentieren und diskutieren eingehend – das spart später Geld und Zeit
Mit den Ergebnissen unserer Effizienzanalysen – sowohl im Kleinen bezogen auf den einzelnen Arbeitsplatz, als auch im Großen – gehen wir in die Diskussion. Zumeist wird, unterstützt durch die farbliche Aufarbeitung, das Maß der Veränderung erst bewußt. Unser Büroart-Team kann dabei auf die analysierten Daten zurückgreifen. Festgeschrieben ist dabei naturgemäß nichts, da wir die Wünsche unserer Kunden möglichst umfassend umsetzen wollen.
Der Diskussion nach der Präsentation bedarf es. Sie ist grundlegend dafür, dieselbe Sprache in der weiteren Projektdurchführung zu „sprechen“. Die Analysedaten und der im BA Space Tool manifestierte Bedarf bilden die Basis für die weiterführende Zonen- und Flächenplanung. Erst wenn wir quasi „einer Meinung“ sind, läuft die Verwirklichung des neuen Bürokonzeptes reibungsloser ab.