Mehr Flexibilität der eigenen Leistung braucht mehr Activity Based Working

Veränderten Anforderungen gerecht werden

Activity-Based-Working-Konzepte (kurz ABW) tragen der Entwicklung in vielen Firmen Rechnung Das agile Projektmanagement löst die nacheinander ablaufenden Strukturen bei der Bewältigung von Aufgaben immer mehr ab. Dadurch ändern sich jedoch nicht nur die Anforderungen an die Mitarbeitenden, sondern auch diejenigen an die Büroflächen – Stichwort: flexible Büronutzung. Je modularer und variabler die Fläche, desto reibungsfreier und dadurch schneller wird die Projektarbeit.

Wie bekommen wir raus, was wirklich gebraucht wird? Analyse des Bedarfs – vergleicht Status Quo mit dem eigentlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter bei der Projektarbeit. Unsere Spezialisten im büroart-Team präzisieren so gemeinsam mit Ihnen die Zielvorgabe des Projektes derart, dass die Entscheider im Unternehmen einen fundierten Entschluss treffen können, ob ein Umzug oder eine Optimierung der Flächen die bessere Alternative sein wird.

Ein wesentlicher Bestandteil ist Verständnis von nicht fixen Arbeitsplätzen – Überleitung zu Shared Desks. Was ist das und warum bildet es die Denkgrundlage für jede ABW-gerichtete Maßnahme? Einfache Antwort: Ohne flexibles Arbeitsplatzmanagement gibt es schlicht keine echte aktivitätsbezogene Nutzbarkeit. Mehr Informationen zum Thema Desk Sharing finden Sie hier.

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büroart analysiert Flächen – erarbeitet Konzepte – setzt Planungen um

Wandel vom geraden zum vernetzten Prozess

Wasserfall war gestern, das Büro braucht Kreativität

Abarbeiten von vorgegebenen Abläufen ist für viele Unternehmen der Blick in die Vergangenheit. Block Chain und individualisierte Anforderungen der Kunden bedürfen der Anpassung der eigenen Arbeitsabläufe. Prozesse werden schneller, mehrschichtiger und zunehmend parallel gestaltet.

Reibungsarmut im Ablauf kann hier nur erzeugt werden, wenn so viel wie möglich Flexibilität in alle Faktoren der Arbeit investiert wird. Selten im Fokus, obwohl enorm wichtig dafür, sind die Nutzungsmöglichkeiten der vorhandenen Flächen.

Büronutzung entscheidet über Erfolg

Unser Credo: Je variabler, desto besser

Das Bürokonzept des „Activity Based Working“ richtet sich an den veränderten Bedürfnissen von Unternehmen und Mitarbeiter:innen aus. Jeder kann dabei, entsprechend der ausgeübten Tätigkeit, jederezeit aus einer Mehrzahl von Arbeitsumgebungen die passendste auswählen. Der Arbeitsplatz ist also nicht mehr an die Person gekoppelt, sondern an deren Bedürfnisse.

Um einen Irrtum von vornherein auszuschließen – es geht nicht um Sitzgruppen und Mediastationen, die eingebaut werden, und dann ist das Konzept schon umgesetzt. „Aktivitätsbasierte Arbeitsumgebung schaffen“ bedeutet vielmehr, dass der Mitarbeitende nicht nur die faktische Möglichkeit für die jeweiligen Tätigkeiten hat, sondern diese für ihn oder sie entsprechend immer nutzbar und arbeitsstärkend funktionieren.

Was soll, was kann ABW

Gute Frage – nächste Frage

Das „althergebrachte“ Wasserfall-Prinzip wird für Entwicklungen innerhalb von Unternehmen immer mehr ad acta gelegt. Vielmehr bilden sich dezentrale, variable und parallele Prozesse, die in Bedürfnissen bezüglich Technik und Umfeld münden. Daraus wiederum ergeben sich Ansprüche: die Frage, ob eine bestimmte Aufgabe in Eigenregie und mit hohem Konzentrationsbedarf gelöst werden muss oder Zusammenarbeit Trumpf ist, muss auch von den Flächen im Büro abgefangen werden. Aktivitätsbasiert eben!

Warum mehr Variablität?

Mitarbeiter:innen, die sich unter Druck gesetzt fühlen, täglich an einem Ort arbeiten zu müssen, haben oft eine sehr geringe Meinung vom eigenen Arbeitgeber. Das Gefühl, dass Anwesenheit zählt, schmälert die Motivation zu guten Arbeitsergebnissen. Im Büro, „schlimmstenfalls“ in einem trennwandreichen Großraumbüro, geht die Leistung des Einzelnen in der Masse oder besser in der abgesessenen Zeit unter.

Von vielen Mitarbeitern wird diese Arbeitsweise als nicht flexibel empfunden. Je variabler die Ortsgebundenheit des Mitarbeitenden aber gehandhabt wird, desto mehr steigt dessen Motivation, Effizienz und – nicht zu unterschätzen – Wertschätzung für das Unternehmen. In einem sehr umkämpften Markt um Fachkräfte kann eine aktivitätsbezogene Arbeitsumgebung den Ausschlag geben, um neue, frische Kräfte in die Firma zu bringen. Absolventen der Hochschulen sind es heute schon gewohnt, an jedem Ort in der Universität ihren Arbeiten nachgehen zu können. Warum sollten sie diese sehr variable Arbeitsweise beim zukünfitgen Arbeitgeber nicht ebenfalls suchen (und finden wollen)?

Was bedeutet Aktivitätsbezogenheit für Büroflächen?

Genau deshalb stellt sich die Frage, was Büroflächen genau erfüllen müssen, um „ABW“ zu sein. Grundlegender Einstieg ist das Verständnis einer umfassenden Veränderung in der Arbeitskultur. Nur flexibel in den Flächen zu werden, reicht nicht. Vielmehr braucht es das Aufbrechen der tradierten Denkweisen. Die eigene Belegschaft muss sowohl in der Entstehung als auch in späteren Handhabung der Neuerungen eingebunden sein. Hinzu kommen Investitionen in Technik- und IT-Systeme, da dies in der heutigen digitalen Arbeitswelt schlicht zwingend erforderlich ist.

Je nach Art der Einzelaufgabe sollte es für die einzelnen Bereiche im Büro Nutzungsvarianten geben. Ob nun die Cafeteria auch mal als Präsentationsraum genutzt werden kann oder es im offenen Bereich abgeschirmte Konzentrationsflächen gibt – die Möglichkeiten müssen geschaffen werden. Die Mitarbeitenden selbst werden (daher notwendigerweise in die Planung einzubeziehen) viele Alternativen oder Potenziale aufzeigen.

Team zufrieden mit Angeboten der Flächen durch ABW

Der Begriff ABW

Keine Definition, aber einige Anforderungen

Activity – Aktive und selbständige Auswahl der passenden Raumsituation durch die Nutzer

Base – Der fest zugeordnete Schreibtisch als Basis wird aufgelöst, zugunsten der freien Wahl des Arbeitsortes

Work – Ein Activity-Based Flexible Office ist nicht nur ein Raumkonzept, sondern eine neue Art zu arbeiten

Arbeitsplatz-Wunsch

Arbeiten am "eigenen" Arbeitsplatz

Ortsunabhängiges Arbeiten

Arbeiten nur im Home-Office

Das Thema der variablenen Arbeitsflächen ist deutlich angestiegen in seiner Wichtigkeit. Nicht nur in Deutschland – die Zahlen in der Grafik beziehen sich auf eine Umfrage unter österreichischen Mittelstandsunternehmen – sondern weltweit hat sich der Trend zu mehr Flexibilität gefestigt. Bedingt auch durch die Corona-Pandemie mit monatelangen Lockdown-Phasen findet langsam ein Umdenken auch in den Chefetagen der Unternehmen statt.

Waren noch 2017 mehr als 80 Prozent der Firmenlenker überzeugt, dass eine Arbeit daheim oder an einem anderen Ort als dem Arbeitsschreibtisch eher nicht vertrauenswürdig, verändert sich diese Einstellung derzeit akut. Mehr als drei Viertel aller klein- und mittelständischen Unternehmen sind nach verschiedenen Umfragen der Meinung, dass die eigenen Mitarbeiter:innen ihre optimale Leistung nicht mehr am fixen Desk im Büro leisten.

Dieses Verständnis benötigt aber in der Zukunft auch angepasste Flächen. Denn wenn die Pandemie eingedämmt ist, muss diese aktuell erzwungende dezentrale Arbeit auch wieder mit und über die Büros gelenkt werden. Persönliche Meetings, Arbeitskreise oder Teamsitzungen lassen sich nicht vollständig durch digitale Lösungen ersetzen. Das Office muss dafür aber gewappnet sein – wir helfen dabei!

Wo liegen die Potenziale?

Was für Activity Based Working spricht

Die positiven Auswirkungen für Unternehmen sind vielgestaltig:

Förderung agiler Arbeitsweisen
Variable Interaktionsmöglichkeiten
Skalierbare Büronutzungen
Abbildung paralleler Arbeitsprozesse
Motivation der Mitarbeitenden
Aufwertung der Wirkung bei Mitarbeitergewinnung

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Vorteile für Mitarbeitende

Variables Arbeiten steht für die Arbeitnehmer:innen im Fokus. Zu allererst natürlich, weil es derzeit für Büroarbeit kaum Alternativen gibt. Home-Office oder zumindest ortsungebundenes Arbeiten ist in Corona-Zeiten schlicht ein Bedürfnis, um die Pandemie nicht noch weiter ausgreifen zu lassen. Desweiteren agieren die Mitarbeiter:innen mittlerweile in vielen Bereichen ihrer Tätigkeit flexibel, bedingt durch unklare Zeithorizonte, notwendige interaktive Zusammenarbeit und oft abteilungsübergreifende Fragestellungen.

Dies soll und muss das Büro widerspiegeln. Die Möglichkeiten für kontemplative, konzentrierte Arbeit braucht es genauso wie die Bereich zum Austausch im Team oder informell mit den Kollegen. Wird dies einfach und unkompliziert bereitgestellt, vergeht nicht nur weniger Zeit, auch die potenzielle Frustration (ein enormer Effizienzkiller) wird minimiert.

Vorteile für Unternehmen

Im Fokus der Unternehmen steht immer die Effizienz der eigenen Mittel. Kernfrage: Wie können umsatzfördernde Ergebnisse mit möglichst optimalem Einsatz von Mitteln und Personal erreicht werden? Je variabler und individueller dabei die Kundenanforderungen sind, desto flexibler und kreativer müssen die eigenen Mitarbeiter:innen bei der Planung und Umsetzung agieren. Schnelles, interaktives und aufgabenbezogenes Handeln ist oberstes Gebot.

Werden diese Anforderungen unterstützt durch die vorhandenen Büroräume und deren modularen Funktionalitäten, ergeben sich Synergien. Diese wiederum führen einerseits zu optimalen Lösungen, andererseits auch zu einer erhöhten Motivation der eigenen Belegschaft. Je höher diese ist, desto eher und tiefer prägt sich einen Firmenbindung der Mitarbeitenden!

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Welche Risiken sind zu minimieren?

Contra ABW

Das größte Spannungsfeld bei einer Veränderung hin zum aktivitätsbezogenen Arbeitsumfeld liegt in der Integration der Mitarbeiter. Das reine Verändern der Flächen nutzt wenig, die Entwicklung von agilen Prozessen ebenso „viel“. Daher wird oft ein gesamtheitlicher Ansatz beschworen und ein Changemanagement beschworen.

Eine umfassende Veränderung einer Unternehmenstradition bedarf jedoch erheblichen Aufwandes. Nicht nur der Bereich Technik und IT ist damit gemeint, sondern hauptsächlich die Köpfe der Mitarbeiter:innen. Erst wenn die Nutzungsmöglichkeiten und Funktionen für den Einzelnen klar hinterlegt sind, wird die Aktivierung in der Realität vollzogen.

Viele Unternehmen scheuen einen globalen Change deshalb – nicht nur aus Budgetgründen. Dabei sind die Veränderungen durchaus pointiert und individuell lösbar, ohne eine entsprechenden Management-Vorgang intern zu verankern. Wir bieten Ihnen einen Überblick über Themenschwerpunkte bei einem offenen aktivitätsbezogenen Konzept – mit Sicht auf Unternehmen und Anwender, quasi die Theorie und die Praxis. Stellen Sie am Anfang einer Veränderung die richtigen Fragen, ergeben sich bei der Umsetzung die richtigen Antworten!