Remote Work steht für das Verständnis, Arbeit nicht an einer bestimmten Arbeitsstätte zu verrichten, sondern von überall aus erledigen zu können. Eine Präsenzpflicht im Büro kann komplett entfallen. Die Arbeitsabläufe sind ungeachtet des Aufenthaltsortes der Mitarbeiter:innen aufgesetzt. Soweit die begrifflichen Eckpunkte von Remote Work
360°-OFFICE-MATRIX (BA)
büroart analysiert Flächen – erarbeitet Konzepte – setzt Planungen um
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Verschiedene andere Begriffe – eine Abgrenzung
Es gibt derzeit eine Reihe von Begriffen, die als Synonyme für Remote Work verwendet werden, aber zumeist nur einen Teil davon abdecken:
Um hier Klarheit zu schaffen, folgt eine kurze Abgrenzung für eine klare Unterscheidbarkeit. Remote Work ist quasi der Überbegriff für Homeoffice. Beim Homeoffice agiert der Mitarbeitende nur von zu Hause aus. Remote beschreibt hingegen sowohl das Arbeiten von Zuhause als auch von unterwegs (Flughafen, Bahn oder Skihütte) oder von einem beliebigen Ort im Büro aus
Telearbeit und Heimarbeit sind ebenfalls ortsgebunden und normalerweise mit Produktionsmitteln des Unternehmens ausgestattet. Dabei kann ein Telearbeitsplatz auch woanders als in den heimischen vier Wänden liegen. Die Arbeitsleistung an sich bleibt aber an den jeweiligen Arbeitsplatz-Ort gebunden.
Remote Work steht also für die völlige Ortsungebundenheit der Arbeitserbringung. Dadurch wird diese – kommunikationstechnische Grundversorgung vorausgesetzt – weltweit möglich. Der Remote Worker kann also auch mobil leben. Diese Form des Lebensstils trägt den Namen „Digital Nomad“. Durch diese Freiheit entsteht ein eigenes, neues Verständnis vom Verhältnis von Arbeit und Freizeit, der sog. Work-Life-Balance.
Arbeiten die Remote Worker frei von überall, müssen sie jedoch trotzdem Regeln einhalten – etwa Erreichbarkeiten und Kommunikationskanäle aufrechterhalten. Zudem ist es entscheidend, dass ihre komplette Tätigkeit digital und online erledigt werden kann. Daher sind Remote Work Konzept auch nur für bestimmte Bereiche innerhalb eines Unternehmens sinnvoll.
Quintessenz: Remote ist „Arbeit von überall“
Telecommuting geht noch einen Schritt weiter und lässt ein Büro als zentralen Standort komplett außen vor. Mitarbeiter werden ausschließlich an das eigene Heim gebunden. Dadurch entfällt der Remote Work Aspekt des Arbeitens von unterwegs oder im Bereich des Firmenbüros. Aus der Idee der Achtziger Jahre des letzten Jahrhunderts hat sich aber für bürogestützte Arbeiten kein tragfähiges Konzept entwickelt.
Welche Bereiche sind besonders geeignet?
Modernes Bürodesign verpflichtet zu nichts, bietet aber so viel wie möglich. Räume, die bisher nur für Konferenzen nutzbar waren, werden zu Videochat-Ecken, Gruppenarbeitszimmern oder offenen Kommunikationsbereichen! Und jeder kann sich niederlassen, durchschnaufen, Probleme wälzen oder über Lösungen debattieren UND das sofort in die eigene digitale Arbeitswelt übertragen. Remote Arbeiten 2.0!
Bestimmte Arbeitsaufgaben innerhalb der Firma haben eine hohe Affinität zu Remote Work Konzepten. Allgemein ist, dass sie nicht nur onlinegestützt arbeiten, sondern zumeist keine zwingende, dauerhafte Kunden- oder Teamkommunikation benötigen. Die notwendige Interaktion geschieht über Telefon, Mail oder Videochat. Außerdem wird ein großer Teil der Arbeiten über bestimmte Softwarelösungen und Spezial-Tools abgedeckt. Folgende Bereiche sind remote-work-affin:
Keine Remote-Work-Möglichkeiten haben hingegen Arbeitssegmente, die eine Anwesenheit bei der Arbeitserbringung benötigen, etwa Produktionsmitarbeiter:innen oder Vor-Ort-Kundenberater:innen.
„Remote is New Work“
Um den Bogen der Konzeption abzuschließen – Remote Work steht natürlich nicht allein und für sich, sondern bildet den essentiellen Bestandteil des New-Work Konzeptes. Wir werden dazu in naher Zukunft eigenständige Informationen bereitstellen.
New-Work steht für ein neues, innovatives Verständnis der (Büro-)Arbeit im Spannungsfeld zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Arbeitszeit und Freizeit sowie der Pflicht zur Bereitstellung von Arbeitsleistung auf der einen und der Verwirklichung eigener Vorstellung auf der anderen Seite.
Die weiteren Stichworte, neben Remote Work, sind agilere Prozesse, bedürfnisorientierte Bürokonzepte, etwa Activity Based Working, oder die bestmögliche Work-Life-Balance.
Aktuell sind viele bürogestützte Unternehmen in der „Findungsphase“. Bedingt durch die Corona-Pandemie wurde die Möglichkeit, remote von zu Hause aus zu arbeiten, zur Pflicht. Derzeit arbeitet beinahe jeder Zweite daheim. Aber der „Freedom Day“ naht, die Beschränkungen staatlicherseits werden komplett fallen. Aber durch die Arbeit im Homeoffice hat bei vielen Arbeitnehmer:innen ein Umdenken stattgefunden. Zumindest teilweise wollen viele von zu Hause arbeiten.
Auch die Arbeitswege – früher schnöde Bahnfahrten in der S-Bahn – würden gern als Arbeitszeit genutzt werden. Dadurch ließe sich die reine Zeit im Büro verkürzen und die Work-Life-Balance verbessern.
Der Gesetzgeber sieht hier anscheinend auch Handlungsbedarf. Es wird derzeit über einen Gesetzesentwurf debattiert, der ein gesetzlich verankertes Recht auf mobiles Arbeiten statuieren soll. Jetzt steht die Frage, wie Unternehmen auf diese Entwicklungen reagieren sollen. Welche Rolle remote arbeiten dabei spielt und warum es nicht nur Vorteile hat, sondern auch notwendige Eckpunkte braucht, erfahren Sie im Folgenden.
Was bringt Remote Work für Unternehmen?
Die positiven Seiten von Remote Work liegen insbesondere bei der Förderung der selbständigen Arbeit des eigenen Personals. Das führt zu mehr Kreativität, höherer Motivation und besserer Effizienz. Hinzu kommen weitere Vorteile:
Produktivität erhöhen bei geringerer Belastungen
Es klingt eigentlich paradox, dass Homeoffice die Produktivität steigert. Aber es gibt deutlich weniger „überraschende“ Ablenkungen, wie sich unterhaltende Kollegen, Pieps- und Klingeltöne oder Druckergeräusche. Unterbrechungen bleiben zwar potenziell möglich, aber die Unterbrechungen durch Kinder im Homeoffice oder eine Lautsprecherdurchsage am Flughafen werden oft als nicht ganz so störend empfunden, wie ein unerwarteter Kollegenbesuch im Einzelbüro.
Kommunikation allgemein wird auf notwendige Maße geschrumpft, da Ad-hoc-Meetings eher selten und die Besprechungstermine mit längerer Vorlaufzeit der Normalfall sind. Die Produktivarbeitszeit wird so nicht nur mehr, sondern auch effizienter.
Kostenersparnis oder zukunftsgerichtete Investition?
Wenn Unternehmen verstärkt auf Remote Work setzen, lassen sich die Fixkosten erheblich reduzieren. Die Büromieten sinken wegen der kleinerer Flächenbedürfnisse – Wasser und Strom werden weniger verbraucht. Hinzu kommen Kostensenkungen in der stationären IT, der Büromöblierung und der technischen Hardware vor Ort. Unter diesen Gesichtspunkten agieren gerade einige Unternehmen sehr extrem und schrumpfen ihre Flächen, gelegentlich um bis zu 80%!
Wo liegen die Vorteile von Remote Work für Mitarbeiter:innen?
Mehr Zeit für anderes als die Arbeit lautet die Überschrift über den Vorteilen für die Mitarbeiter:innen. Der Weg zum und vom Arbeitsplatz wird entweder extrem kurz (Homeoffice) oder aber zur Arbeitszeit (remote in den Nahverkehrsmitteln). In beiden Fällen reduziert sich die nicht bezahlte, aber trotzdem aufzuwendende Lebenszeit für die eigentliche Arbeit. Hinzu kommen noch weitere Pluspunkte:
Bessere Arbeitsplatz-Ergonomie
Im gemeinsamen Büro sind standardisierte Arbeitsplätze an der Tagesordnung. Je moderner das Office, desto mehr Möglichkeiten für eine Individualisierung des eigenen Arbeitsplatzes stehen zur Verfügung. Trotzdem bleibt der Desktop eben der Standard. Gerade im Homeoffice ergeben sich viele Möglichkeiten.
Die Mitarbeiter:innen können ihren Bereich komplett auf sich abstimmen. Das reicht von den Büromöbeln über die Bildschirme und die Tastatur bis hin zur Sonneneinstrahlung. Laute Musik beim Arbeiten ist kein Problem. Durchzug durch offene Fenster wird zur eigenen Entscheidung.
Risiken, die bei Remote Work im Blick behalten werden sollten
Die Vorteile auf Mitarbeiter:innen-Seite sind gleichzeitig auch die Risikofelder. Denn nicht alle Arbeitnehmer:innen können und wollen remote arbeiten. Dabei spielt nicht nur die fehlende Bereitschaft zu selbstorganisierten Arbeitsabläufen eine Rolle – oft ist es schlicht die Angst, die Verbindungen zu den Kolleg:innen zu verlieren.
Hohe Ablenkungswirkung der Familie
Im variablen, remotegestützten Arbeiten nimmt Homeoffice den größten Teil ein. Dabei wird die Arbeit Teil der privaten Welt. Das führt nicht selten zu Reibungspunkten in der Familie, aber auch zu Problemen im Arbeitsablauf. Diese Umfelder können Remote Konzepte nicht direkt steuern, aber die flexiblen Angebote an Arbeitszeit und Interaktionskanälen schon. Das verringert diese Problemfeld deutlich.
Fehlende soziale Kontakte
Die Büroumgebung, wie viele andere Arbeitsumfelder auch, erfüllt für viele Menschen eine wichtige soziale Funktion. Hier gibt es Bezugspersonen und einen dauerhaften Austausch mit anderen. Wird dies durch Remote Work Konzepte verringert, können schnell Gefühle der Isolation und des Desinteresses aufkommen. Dem sollte durch regelmäßige informelle Online-Calls entgegengewirkt werden. Dabei gibt es mittlerweile sehr viele Varianten, vom täglichen Vormittags-Kaffeeklatsch auf Skype bis hin zu gemeinsamen Online-Spielen oder Internet-Weinverkostungen. Je mehr dauerhafte und wiederkehrende Events dieser Art etabliert werden, desto geringer sind die Gefahren der Vereinsamung der Teammitglieder
Zeit managen muss gelernt sein (oder werden)
Die schon erwähnte Selbstorganisation bildet einen weiteren Punkt, der bei der Einführung von Remote Work beachtet werden muss. Die Frage, wie der Tag einzuteilen ist, stellt sich vor allem im Homeoffice nicht so selten. Empfehlung unsererseits: Kommunikation von Hilfestellungen! Von Zeitmanagement-Workshops bis zu onlinegestützten Tools stehen einige Möglichkeiten zur Verfügung.
Ist radikales, umfassendes Remote Working ein Risiko?
Ob und in welchem Maße ein Risiko vorliegt, hängt stark von der Veränderungsstufe ab. Das größte Risiko liegt wirklich in einem zu generellen Wechsel von Präsenzarbeit zur ortsunabhängigen Arbeit. Viele Mitarbeiter:innen brauchen das Büro, wie ausgeführt, schon aus rein sozialer Sicht. Bieten Unternehmen dann Möglichkeiten an, auch remote von zu Hause oder anderswo zu arbeiten, minimiert das nicht nur das Risiko, dass die Akzeptanz innerhalb der Belegschaft nicht vorhanden ist.
Es wird schlicht auch dem menschlichen Naturell Rechnung getragen, dass Interaktion und Zusammenarbeit in persönlicher Nähe eher bevorzugt. Das variable Angebot hingegen fördert bestimmte Typen von Mitarbeitern, die ansonsten möglicherweise nicht in optimaler Effizienz arbeiten würden
Eckpunkte für ein sinnvolles Remote Work Konzept
Damit die (teilweise) Umstellung auf Remote Work gelingt, müssten Sie bestimmte Eckpunkte beachten. Selbst Unternehmen mit hohem Anteil an Homeoffice, bedingt durch Corona, könnten daraus noch einiges mehr machen. Die Zeit bei der Einführung war kurz, Fehler könnten längerfristig zu Behinderungen führen.
Klären der Basisregeln für Remote Arbeitszeit
Ganz besonders wichtig ist die Klarstellung, wer wann und in welchem Umfang remote arbeiten kann. Viele Firmen legen sich dies als Option für die Zukunft in die „Optionskiste“, wollen aber erstmal schnell wieder zur Präsenz zurückkehren. Doch schon jetzt sind viele Mitarbeiter:innen daran interessiert, zumindest einen Teil ihrer Arbeiten in Homeoffice oder via Remote zu erledigen. Einige Start-ups hingegen bevorzugen eine komplette Präsenzfreiheit. Da heißt es schlicht, eine klar nachvollziehbare Regelung zu treffen und vor allem diese zu kommunizieren.
Ausbau der technische Ausstattung
Um Remote Work sinnvoll zu realisieren, braucht es neben einer cloudbasierten, dezentralen IT-Infrastruktur auch flexibel aktivierbare und nutzbare Büroflächen. Gerade das Zusammenwirken von Nutzung von außen und variabler Verwendung im Büro zeichnet zukünftige Erfolgsmodelle aus.
Gerade bei speziell zu nutzender Software und entsprechend ausgelegter Hardware braucht es ein Umfeld, dass jedem der Nutzer:innen gerecht wird. An einem Tag müsste das Team A eine technische Besprechung teilweise vor Ort durchführen, am anderen Tag braucht Team B die Gegebenheiten der Räumlichkeiten für einen Kundengespräch und die dazugehörige Präsentation am realen Produkt.
Die Integration moderner Kommunikationslösungen gehört dabei ebenso zum Standard wie die Nutzung von flexiblen Arbeitsmitteln und Möbeln. Nur so lässt sich sicherstellen, dass alle auch wirklich sinnvoll gemeinsam in den Prozessen agieren können.
büroart analysiert Flächen in Ihrem Büro
Mit unserem Knowhow erarbeiten wir gemeinsam mit Ihrem Unternehmen nicht nur eine Basis für eine Veränderung Ihrer Büroräume. Unsere Spezialisten analysieren die aktuell vorhandenen Nutzungen und Problemfelder. Zudem binden wir Ihre Mitarbeiter:innen ein, zeigen dort etwaige Potenziale und Bedürfnisse auf und stellen dann eine Handlungsempfehlung.
Bedingt durch die Vielzahl an Projekten im Bereich der modernen Bürokonzeption können wir gut abwägen, wieviel Arbeitsflächen in den veränderten Räumen vorhanden sein und wie diese beschaffen sein müssen. Und dann bekommen Sie von uns die Planung, Umsetzung und Hilfestellung bei der Nutzung alles aus einer Hand.
