Interaktives Arbeiten ist immer noch ein moderner Ansatz. Einen Plan erstellen und diesen dann beinahe sklavisch abarbeiten, gehört für viele Unternehmen noch zum Alltag in der Projektarbeit. Dabei geraten oft die eigentlichen Ziele des Projektes aus dem Fokus, Kunde und Mitarbeiter sind mit Ablauf und Ergebnis unzufrieden. Hier greift das interaktive Arbeiten als Teil eines agileren Projektmanagements an und bringt sowohl die einzelnen Beteiligten als auch die externe Beziehung zum Kunden auf ein höheres Niveau.
Daher gilt dem agilen Arbeiten und der damit verbundenen Steigerung der Interaktion ein vermehrtes Interesse – auch bei der Neu- oder Umplanung von Büroflächen. Wie können Flächen Interaktion unterstützen, wie interaktives Arbeiten fördern? Genau diese Fragen müssen Innenarchitekt:innen und Büroplaner:innen heutzutage ihren Auftraggebern beantworten.
360°-OFFICE-MATRIX (BA)
büroart analysiert Flächen – erarbeitet Konzepte – setzt Planungen um
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Was genau bedeutet interaktives Arbeiten?
Zumeist wird das interaktive Arbeiten mit seinem Gegenteil definiert, dem aus der Schule bekannten Frontunterricht. Statt eines von dort gewohnten Monologes und „Wiederkäuens“ des Gehörten oder Gelesenen geht es beim interaktiven Arbeiten um das Entwickeln, Verändern und Neufokussieren von Projektthemen und Projektzielen.
Doch der Dialog, der informative Austausch ist als Merkmal schlicht zu kurz gedacht. Insbesondere die Möglichkeit, ohne Zeitverzug oder Ortswechsel an ein und derselben Sache zu arbeiten, beschreibt die eigentliche Interaktion bei der Arbeit. Dabei kommt der technischen Ebenen, also den Tools und der Hardware, genauso viel Bedeutung zu wie der prozessualen Ebene.
Interaktives Arbeiten ist die Mischung aus der selbst oder im Team entwickelten Ansicht und den Einflüssen von involvierten Personen oder Gruppen. Dabei ist es unerheblich, ob der äußere Einfluss von den Kunden und deren Feedback oder der Interaktion innerhalb des Unternehmens herrührt.
Welche Eckpunkte braucht es für interaktives Arbeiten im Büro?
Interaktion bedarf grundsätzlich erstmal nur der Bereitschaft der Mitarbeiter:innen. Sind diese offen für die Weitergabe von Wissen und Informationen, ist die grundsätzliche Hürde schon übersprungen. Doch das gute Team braucht unterstützende Maßnahmen. Diese gliedern sich in unterschiedliche Ebenen und Bereiche.
Open Space Office = Open Mind Setting
Sollen die Mitarbeiter:innen miteinander möglichst optimal und barrierefrei kommunizieren und zusammenarbeiten, bedarf es einer freien Umgebung. Die „Open Space Office“-Konzepte erzeugen eine möglichst offene und abgrenzungsarme Umgebung. Der Raum wird überschaubarer. Dadurch verringern sich oft die menschliche Schüchternheit, a la „Ich weiß nicht, ob ich stören darf!“ oder „ich sehe gerade nicht, ob er am Platz ist.“. Die Interaktion wird zur Normalität, da die visuellen Grenzen deutlich vermindert sind.
Dies bedeutet im Umkehrschluss nicht, dass jeder überall jeden stören kann oder soll. Bereiche für konzentrierte Einzel- oder Gruppenarbeit bleiben, allein schon zur Verringerung der Ablenkung von oder durch andere, abgetrennt. Jedoch fördert die Offenheit die interaktiven Ansätze. Auch für die Durchsetzung agiler Projektflüsse in Form von Kanban oder anderen Methoden wirkt Open Space Office positiv – die Sicht auf die Projekttafeln oder der Zugriff auf Beteiligte ist deutlich einfacher im offenen Büroschnitt.
Barrierefreie Technik = Interaktionsmotor
Quasi standardisierte Arbeitsplätze der gewohnten Büros haben oft ein besonderes Problem. Sie sind darauf ausgelegt, dass bestimmte Eingabemöglichkeiten unter fixen Bedingungen genutzt werden können – manchmal sogar nur von einer engbegrenzten Zahl von Mitarbeitenden.
Dabei ist der Schlüssel zu interaktivem Arbeiten der möglichst offene Zugang zum Stand im Projekt, einzelnen Aufgaben oder aktuellen Ständen in der Umsetzung.
Vorteile von digitaler, barrierefreier Technik
Wissenstransfer unterstützt durch Büroplanung
Das Thema Wissens- und Knowhow-Transfer in Unternehmen ist nicht selten ein stiefmütterlich behandelter Bereich. Dabei sind gesammelte Erfahrungen in der Projektarbeit unerlässlich für neue, schnelle, effiziente Lösungen. Interaktives Arbeiten muss unterstützt werden – die Büroflächen können dazu ihren Teil tun.
Grundsätzlich ist die Sammlung, Konzentration und Zugänglichmachung von Wissen ein Thema der Technik. Von eigenen Wikipedia-Systemen und Datenbanken bis hin zu simplen Unternehmenshandbüchern in diversen Ordnern wird dies sehr unterschiedlich gehandhabt. Das interaktive Arbeiten bricht diese etwas verkrusteten Strukturen auf.
Denn die Interaktion während der Umsetzung eines Projektes verlangt eine Dokumentation des Ablaufes. Ansonsten würden bestimmte Gedanken von verschiedenen Personen immer wieder überprüft und repetiert werden. Vielmehr geht es darum, das Wissen aus einem Projekt herauszulösen und für zukünftige Aufgaben nutzbar zu machen.
Vorgesetzte als Kommunikatoren, nicht als „Vorschreiber“
Ein wichtiger Punkt für die Förderung interaktiven Arbeitens ist das Verständnis für die Funktion eines Vorgesetzten in diesem agilen System. Genauso wenig wie ein fixes Ziel im Ablauf verankert wird, muss auch der „Chef“ seine Funktion agiler, flexibler verstehen.
Je interaktiver die Arbeit im Büro wird, desto weniger gibt es einen „Status Quo“, der präsentiert werden kann. Daher ist es wichtig, Kommunikation nicht nur innerhalb des Teams, sondern auch mit der Kontrollebene darüber zu schaffen. Einerseits können die Teams den Vorgesetzten als Kundenersatz ansehen und während der Vorstellung eines bestimmten Standes ein unabhängiges Feedback abfragen – dieses ist dann oft zeitnäher und effizienter zu erhalten als bei einer wirklichen Kundenbefragung.
Andererseits muss der Vorgesetzte bestimmte zeitliche Rhythmen vorgeben, zu welchen das Team die interaktive Arbeit pausieren lassen und die erzielten Ergebnisse präsentieren muss. Auch hier in der Präsentation geht es nicht um frontale Darstellung, sondern um die Integration von Ergebnissen, Feedback und Vorstellungen in die weitere Umsetzung. Es bleibt also alles interaktiv.
Wie kann interaktive Projektarbeit umgesetzt werden?
Auf die Frage nach dem Wie der Umsetzung gibt es keine pauschalen Antworten. Das hängt nicht nur vom Grad der vorhandenen Agilität der Prozesse und den geplanten Anpassungen der bisherigen Abläufe ab. Vielmehr kranken viele Unternehmen in der Übergangsphase zwischen fixiertem Prozess und agilem Projektmanagement daran, dass die Anforderungen der Mitarbeitenden von den Entscheidern in der Firma nicht optimal in Planungen und Veränderungen einbezogen werden.
Deshalb konzentriert sich unser büroart-Team nicht nur auf die fachlich optimale Planung und Veränderung von Büroflächen, sondern analysiert vorher die Bedürfnisse, Wünsche und Anforderungen der Mitarbeitenden. In unserer Bedarfsanalyse agieren wir hier auf verschiedenen Ebenen.
Zum einen setzen wir gemeinsam mit dem C-Level des Unternehmens die Ziele und Eckpunkte aus Unternehmenssicht. Zum anderen erfragen wir bei den Mitarbeitenden deren Bedarf an Nutzungsmöglichkeiten, vorhandene Hemmschwellen oder fehlende Areale. Dies alles visualisieren wir vor einer detaillierten Planung und problemfreien Umsetzung. So können alle Teile des Unternehmens mit eingebunden werden – interaktives Planen eben!
