Agiles Arbeiten beschreibt einen nichtlinearen Ablauf bei der Entwicklung von Produkten, Dienstleistungen oder Konzepten. Hauptvorteil ist, dass frühzeitig ein Feedback (der Kunden) in die Entwicklung einfließen kann. Eine erste Version steht schneller zur Verfügung, die nachlaufenden Optimierungen gehören zur Entwicklung und sind nicht nachgeschaltet, wie in den klassischen Arbeitsprozessen.
Der zyklische Feedback-Prozesse wird als „Inspect & Adapt“ bezeichnet, also „geprüft und angepasst“. Durch das Lernen aus den Rückmeldungen werden die Produkte, Dienstleistungen und Konzepte deutlich kundennäher gestaltet.
Damit die agilen Arbeitsweisen in einem Unternehmen Wirkung zeigen, müssen die Mitarbeiter und Führungskräfte diese Variante des Prozessablaufes verinnerlicht haben, die agilen Methoden nur auf sinnvolle Bereiche angewandt und die reellen technischen und räumlichen Voraussetzungen im Büro geschaffen sein.
360°-OFFICE-MATRIX (BA)
büroart analysiert Flächen – erarbeitet Konzepte – setzt Planungen um
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Warum agil arbeiten?
Globalisierung und verkürzte Produktzyklen setzen die Entwickler von Produkten und Dienstleistungen erheblich unter Druck. Je schneller ein Projekt bei den Kunden positioniert werden kann, desto besser ist die Wettbewerbsposition. Der Wettbewerbsvorteil auf der einen Seite, der zunehmend steigende Anspruch an Selbstentfaltung bei den Mitarbeiter:innen auf der anderen, bringt das agile Arbeiten für viele Firmen auf die Agenda.
Dabei ist eines festzuhalten: Agilität löst keine dieser Herausforderungen direkt. Da die verschiedenen Methoden der agilen Arbeit mehr Flexibilität und Dynamik in eine Abteilung oder ein ganzes Unternehmen bringen können, können Spannungsfelder auf der einen und/oder der anderen Seite abgebaut werden.
Wann ist agiles Arbeiten sinnvoll?
Agiles Arbeiten ist also kein Allheilmittel – aber es gibt einige Bereiche, in denen es sehr fruchtbar sein kann, die Agilität der Prozesse zu fördern.
Ursprünglich stammt die Idee aus der Software-Branche. Dort waren und sind die Anforderungen selten von vornherein wirklich klar. Gleiches gilt für die zur Lösung führenden Techniken. Daher wurden für komplexe Themen die Umsetzungen von Programmteilen verankert, die danach im Lichte der weiteren Entwicklung immer wieder geprüft und angepasst wurden.
Einsatz von agilen Methoden
Sinnvolle Bereiche
Simple und komplizierte Projekte lassen sich problemlos über gut strukturierte klassische Abläufe abbilden. Das agile Arbeiten kommt beim komplexen Kontext zum Tragen. Kleine Steps, sowohl bei den Anforderungen als auch bei der Lösung, lassen eine immer bessere Konkretisierung zu. Sozusagen Projekterfolg durch Ausprobieren, Zeigen und Zuhören.
Vorteile von agiler Projektarbeit
Mehr Transparenz
Agile Arbeitsmethoden erlauben eine sehr realistische Schätzung der Projektdauer. Die Arbeit erfolgt in den vergleichbaren Zyklen aus Analyse, Entwicklung, Test und Feedback. Da so verschiedene Arbeitsschritte parallel ablaufen können, lässt sich die Zeit der jeweiligen Ergebnisse der Zyklen gut schätzen. Die Vorhersage ist dann, sogar bei unterschiedlicher Höhe der Ansprüche, sehr stichhaltig. Die Erstellungsleistung wird dadurch transparenter, der Fortschritt in der Entwicklung ist (auch durch die Feedbackschleifen) sehr gut dokumentierbar.
Bessere Produkte
Aus dem eben beschriebenen Transparenzvorteil erwächst ein weiterer Pluspunkt: die höhere Qualität der Produkte und Dienstleistungen. Dabei geht es weniger um die haptische Qualität, sondern vielmehr um die bestmögliche Deckungsgleichheit zwischen Produkt und Anwendungszweck beim Kunden.
Die Kundeninteraktion in der Erstellungsphase führt zu angepassten und schnell gut einsetzbaren Ergebnissen. Die Entwicklung bleibt quasi am Puls der Kunden und die Gefahr von Fehlentwicklungen sinkt enorm.
Hohe Flexibilität
Klassischerweise agieren Produktentwickler nicht selten noch nach dem sogenannten „Wasserfallprinzip“. Nach der Analyse der Anforderungen wird eine gesamtheitliche Lösung über einen längeren Zeitraum erarbeitet und dann getestet. Werden elementare Teile nachträglich geändert, ist der Aufwand einer kompletten Neuentwicklung entsprechend.
Das agile Arbeiten erhöht die Flexibilität des Produktes an sich, da zwischen der Auslieferung und der Optimierung nur sehr kurze zeitliche Abläufe stehen.
Höhere Zufriedenheit bei Angestellten
Im Zuge der Digitalisierung haben sich auch die Anforderungen der Mitarbeiter:innen an die Arbeitsabläufe verändert. Streng hierarchische Strukturen und abhängigkeitsgetriebenes Wirken sind „out“. Selbstorganisation und Autonomie spielt für viele eine immer größere Rolle bei der Auswahl der Arbeitgeber. Das agile Arbeiten unterstützt dies – bedingt durch die fehlende Präsenzpflicht bei Kommunikation und Entwicklung.
Wenn die Projektzyklen optimal aufgesetzt sind, werden selbst weltweite Projektteams möglich. Umzüge zu einem fixen Ort oder Anwesenheitspflichten im Büro verschwinden aus dem Pflichtaufgaben, flexible Zeiten und individuelle Tagesabläufe werden möglich.
Unterschiede agiles Arbeiten und klassischer Wasserfall
Kleinschrittige Vorgehensweise
Ein wesentlicher Unterschied zu klassischen Arbeitsmethoden sind die kleinen Schritte im Projekt. Kein Komplettziel mehr, sondern nur noch schrittweise Annäherung. Das agile Team fokussiert sich darauf, schnell eine nutzbare Version zu erstellen, die schon das Kund:innen-Problem löst, wenn auch noch nicht perfekt. Danach wird nach dem „Inspect&Adapt“-Prinzip der Grad der Passgenauigkeit der Lösung überprüft und wieder in einem neuen Zyklus von Analyse bis zum Launch aufbereitet.
Lern- und Fehlerkultur
In einem agilen Team muss ein offenes Verständnis in puncto Fehler bestehen. Ein Fehler muss als Potenzial neuer Verbesserung verstanden werden. In klassischen Abläufen werden oft Fehler eher als Grundlage für den Mehraufwand bei Anpassungen herangezogen, um eine etwaige Schuld eines Beteiligten festzustellen. Beim agilen Arbeiten darf und muss der Fehler als signifikanter Teil des Erstellungsprozesses verstanden werden. Die Teams, die diese Einstellung verinnerlicht haben, sind im Alltag weniger gestresst und deutlich kreativer. Dieses Umdenken in der Arbeitskultur muss aber auch außerhalb des Teams in der Führungs- und Kontrollebene des Unternehmens verankert werden.
Zentrierung der Kommunikation auf Kund:innen
Weiterer wichtiger Unterschied zum klassischen Wasserfall ist der direkte Kommunikationsweg zwischen agilem Team und dem Project Owner (Auftraggeber:innen). Es bedarf keines Key Account Managers mehr, der in der Interaktion zwischengeschaltet wird.
Hinzu kommt die deutlich klarere Zentrierung auf die endgültigen Anwendungen auf Kundenseite. Das Feedback der (Test-)Nutzer:innen geht direkt an das agile Team – wird dort aufgefangen, geordnet und in die Planung des nächsten Optimierungsschrittes eingebunden.
Ende-zu-Ende-Fertigstellung
Als letzter, aber sehr wichtiger Punkt steht die Abgeschlossenheit der Zyklen. Die einzelnen Arbeitsabschnitte sind für sich selbst abgeschlossen. Jeder geplante Umsetzungszyklus wird durchgeführt und nach dem Test den Kund:innen zur Verfügung gestellt. Erst nach deren Prüfung und Feedback können neue Aufgaben und Anforderungen an das agile Team herangetragen werden.
Voraussetzungen für Agilität im Büro
Die zentrale Aufgabe der Büroflächen liegt in der Unterstützung des agilen Arbeitens. Dabei geht es nicht nur um planerische Grundlagen, wie etwa Interaktions- und Teamarbeitsflächen, sondern auch um eine Unterstützung bei der schrittweisen Einführung der agilen Nutzung des Büros durch die Mitarbeiter:innen.
Nur eine gleitende Umsetzung und kontinuierliche Verbesserung auf Basis der erlangten Erfahrungen macht ein modernes Büro zum idealen „Hinterland“ für agile Teams.
Unterstützung autarker, selbstorganisierter Teams
Die Unterstützung der autark agierenden Teams innerhalb des Büros braucht zuvorderst eine einheitliche technische Basis. Zugänge zu Medien und mobilen Arbeitsmitteln sind zwingend. Hinzu kommen Flächen, die für die Teamarbeit genauso gut geeignet sein sollten, wie für Präsentation oder Kommunikation mit den Auftraggebern.
Mobile Elemente, wie beschreibbare Trennelemente, verschiebbare Sitzmöglichkeiten oder Projektionsflächen, müssen vorgehalten werden. Dabei kommt es auf die „Griffbereitschaft“ an – denn was nicht mit wenig Aufwand einsetzbar ist, wird nicht eingesetzt. Genau diese Variabilität sollte bei der Flächenplanung des Office berücksichtigt werden.
Bereitstellung verschiedener Arbeitsmittel und Arbeitsgeräte
Das gute alte Whiteboard wird noch länger ein fester Bestandteil sein. Mittlerweile haben sich die Möglichkeiten deutlich weiterentwickelt. Interaktive Boards mit visualisierenden Scannern, Scrumboards oder andere Hilfsmittel sollten vorab eingeplant sein.
Außerdem besteht auch die agile Teamarbeit nicht nur aus Interaktion, sondern zu einem großen Teil auch aus Konzentrationsarbeit. Dafür müssen einerseits im Teamarbeitsbereich Möglichkeiten geschaffen werden, andererseits sollte das Team remote von „überall“ interagieren können. Eine Bestimmung der Bedürfnisse an Kommunikationskanälen und Arbeitsmitteln gehört zum „must-have“ bei der Planung von Büroflächen für agiles Arbeiten.
Offenes Design für agiles Leitbild
Agilität steht für Transparenz in der Umsetzung. Die möglichst barrierefreie, offene Integration in das Büroumfeld stellt so die direkte Visualisierung der Idee vom agilen Arbeiten dar. Die Abhängigkeiten der einzelnen Mitarbeiter vom Ablauf soll in agilen Systemen, wie Scrum oder Kanban, verringert werden, bestenfalls gen Null.
Daher sind Einzelbüros und geschlossene Türen keine wirkliche Unterstützung dieses Ansatzes. Offene Bürokonzepte bieten einerseits freie Entfaltung, weiten andererseits auch den Blick.
Transformation der Büroflächen für agiles Arbeiten
Agilität hält nicht über Nacht Einzug in ein Unternehmen – weder auf Teamebene noch bei den Büroflächen. Es erfordert für die Planung von agilen Bürokonzepten einer Bedürfnis-Analyse und nach der Umsetzung einer fortlaufenden Schärfung und Optimierung.
Die Transformation wird bestenfalls als lange Reise ohne genaue Kenntnis des Endergebnisses angesehen. Getreu dem Motto der agilen Methoden: Laufende Verbesserung erfolgt durch Lernen!
Analyse der internen Abläufe und Bedürfnisse
Der Anteil von Kommunikation, Interaktion und Konzentration ist eine meist unbekannte Größe in der Teamarbeit der Unternehmen. Die Bedürfnisse müssen daher zuerst bestimmt werden. Dies geschieht in einer Bestandaufnahme der bisherigen Prozesse und gleichzeitig der Einbindung der Mitarbeiter:innen. Das büroart-Team arbeitet dabei mit verschiedenen Methoden, um einerseits die Effizienz der Arbeitsplätze und Büroflächen zu erfassen und zu verbessern. Anderseits sollen dadurch auch Engpässe und Barrieren aufgezeigt werden, die eine agile Kooperation behindern.
Visualisierung der Prozesse und deren Anforderungen an Büroflächen
Ähnlich wie bei der Einführung agiler Prozesse in der Projektarbeit sind auch agil nutzbare Büroflächen nicht per se klar und für jeden sinnhaft nutzbar. Die Visualisierung von Flächenbedarf, Nutzungsmöglichkeiten und Variantenreichtum bilden oft den essentiellen Teil einer Planung agiler Büroflächen. Wir übersetzen das „Fachchinesisch“ in klare Analysecharts und Bilder, die zukünftige agile Arbeit im Unternehmen auf die Büroflächen projizieren.
