Präzisieren Sie mit der Mitarbeiterbeteiligung Ihre Daten
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Gespräch über allgemeinen Umfang des gesamten Projektes sowie die allgemeinen Möglichkeiten
(Teilnehmer: Entscheider)
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Workshop zur Festlegung von Zielen, Analyseumfang, Methoden, Beteiligten und Zeitrahmen
(Teilnehmer: Entscheider, Projektverantwortliche)
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Analyse – aufgeteilt in Funktion, Interaktion und Effizienzfaktoren
(Teilnehmer: Projektverantwortliche)
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Befragung auf digitalem Weg, bei Bedarf direkte Interviews
(Teilnehmer: Projektverantwortliche, Mitarbeitende)
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Zusammenführung der Analyseergebnisse sowie Handlungsempfehlung
(Teilnehmer: Entscheider, Projektverantwortliche)
Die Mitarbeiterbeteiligung bildet das Bindeglied zwischen den Vorstellungen des Managements und den organisch gewachsenen Abläufen in der Belegschaft. Also nach Punkt 1 Status Quo Analyse, in der strategische Ziele durchleuchtet und die dazugehörenden Motivationen hinterfragt werden, sollte ein Perspektivwechsel „eingebaut“ werden.
Wer die Perspektive ändert, sieht Dinge oft in einem ganz anderen Licht
Voltaire
Die Einbindung der Mitarbeiter:innen führt zur Optimierung der Ergebnisse und Verringerung der Widerstände gegen die Veränderungen.
Die eigenen Mitarbeitenden haben oft unterschiedliche Auffassungen davon, ob und wie bestimmte Abläufe im Unternehmen funktionieren, welche Bereiche involviert sein müssen und wo Barrieren die Produktivität einschränken. Diese Wahrnehmungen unterscheiden sich nicht selten von denen der Führungskräfte.
Mitarbeiterinterviews sollten daher immer ein zentraler Teilaspekt nachhaltiger Veränderungsprozesse im Unternehmen sein. Sie ermöglichen in Kombination mit dem Feedback der Führungskräfte eine echte 360 Grad Sicht auf die jeweilige Firma.
360°-OFFICE-MATRIX (BA)
büroart analysiert Flächen – erarbeitet Konzepte – setzt Planungen um
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Beteiligung von Mitarbeitern ist kein reines „Planungsthema“
Bekannter als für die möglichst realistische Darstellung der Bedürfnisse bei neuen Büroflächen ist die Mitarbeiterbeteiligung in HR-Abteilungen. Human Ressources (zu Deutsch Mitarbeiterverwaltung) benötigt für die bestmögliche Weiterentwicklung von Mitarbeiter:innen im Unternehmen das Mittel der Befragung. Wünsche, Pläne und aktuelle Probleme werden dort gespiegelt, um die Belastung für die Mitarbeitenden zu senken und für das Unternehmen deren Effektivität zu steigern.
Eigentlich funktioniert die Mitarbeiterbeteiligung in der Analysephase einer Modernisierung von Büros genauso. Unser Büroart-Team ermittelt neben den Abläufen und Prozessen auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen. Zentrale Fragen: Was genau funktioniert gerade gut, was würde besser und was würde überhaupt laufen? Hierbei legen wir Wert auf den direkten Bezug zu den später geplanten Nutzungen der Flächen und Räume.
Betroffene zu Beteiligten machen
Um es noch einmal klarzustellen: Bei unserer Mitarbeiterbeteiligung geht es nicht nur darum, die Arbeitgeberattraktivität zu analysieren oder die Unternehmensstimmung zu messen! Vielmehr liegt der Fokus auf den Prozessen im Unternehmen und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden.
Da bei Befragung der gesamten Belegschaft Zeit und Kosten schnell ausufern können, haben wir ein zielorientiertes und trotzdem flexibles System der Mitarbeiterbeteiligung entwickelt. Je nach Notwendigkeit, konsultieren wir ganze Teams, führen persönliche Interviews mit sogenannten Key Persons oder befragen eine größere Anzahl von Mitarbeiter:innen in abteilungsübergreifenden Online-Fragebögen.
Dadurch kristallisiert sich schnell ein Bild von den tatsächlichen Unternehmensabläufen und Bedürfnissen der Mitarbeitenden heraus. Die wichtigste Regel bei unseren Befragungen und Interviews ist die zwanglose und anonyme Durchführung. Nur wenn Menschen bereitwillig handeln, ohne negative Konsequenzen fürchten zu müssen, besitzen die Informationen auch die gewünschte Qualität. Ob die Befragung bequem online, telefonisch oder direkt vor Ort durchgeführt wird, richtet sich dabei ganz nach Ihren Wünschen.
Welche Themen die Mitarbeiterbeteiligung aufgreift
Ein grundlegendes Leistungsmerkmal unserer Mitarbeiterbeteiligung besteht im Sammeln von Interessen, Erwartungen und Zielen der Mitarbeiter:innen bei der Arbeit. Hier wird schnell deutlich, welche Tätigkeiten und arbeitsspezifischen Themen die Arbeitnehmer:innen interessieren. Gleichzeitig können Unternehmen auch Rückschlüsse auf die reale Unternehmenskultur ziehen.
Da sich die betrieblichen Ziele der Mitarbeitenden in der Regel aus den Unternehmenszielen ableiten, zeigt sich dabei auch, inwieweit die Unternehmensvisionen in der Belegschaft verankert sind. Quasi ganz nebenbei lassen sich hier mögliche Schwächen in der Unternehmenskommunikation offenlegen.
Weitere wichtige Punkte der Mitarbeiterbeteiligung sind die Erfassung von Arbeitsabläufen und Hindernissen, die während der Workflows bestehen sowie die Untersuchung des Bedürfnisses nach informeller Kommunikation. Je nach Bedarf lassen sich auch weitere individuelle Themenpunkte in die Befragung integrieren. Diese erarbeitet das büroart-Team gemeinsam mit dem jeweiligen Unternehmen.
Für die Erfassung von Potenziale entscheidend
Interne Prozesse aufnehmen
Die internen Arbeitsabläufe bilden den Kern der Wertschöpfung eines Unternehmens. Workflows bestehen aus mehreren Aktivitäten und Arbeitsschritten, die einerseits standardisiert und starr sein können, andererseits flexibel und agil. In der Befragung können wir diese Prozesse erfassen und einordnen, von konzentrierter Einzeltätigkeit am Computer bis hin zu agiler Projektarbeit. Dabei wird nicht nur die Belegung von verschiedenen Raumtypen oder die individuelle Arbeitszeiten und -formen aufgenommen. Auch der Grad der Einbindung von Teams und Abteilungen in die Prozesse kann abgefragt werden.
Darüber hinaus sind individuelle Einschätzungen über Potenziale und Barrieren sehr wichtig. Eine schlechte Gestaltung der Bürofläche, zu weite Wege, kaum Kommunikationsflächen und knarrende Türen gehören hier zu den nicht selten genannten Problemfeldern.
Wo Kommunikation und Interaktion gebraucht wird, erschweren geschlossene Büros, fehlende Gemeinschaftsräume oder fest zugewiesene Schreibtische den Workflow. Die Effizienz der Teams sinkt deutlich. Harmonische Teamarbeit oder gar agiles Arbeiten sind hier kaum möglich. Egal, ob sich Ihre Mitarbeiter:innen eine Veränderung von Arbeitsstrukturen wünschen oder gar die Implementierung neuer Arbeitsabläufe für sinnvoll erachten – die Mitarbeiterbeteiligung kann genau diese Erkenntnisse liefern.
Das Bedürfnis nach informeller Kommunikation
Ein weiteres besonderes Augenmerk liegt auf der Erfassung des Bedürfnis der Mitarbeiter:innen nach informeller Kommunikation – also den Gesprächen außerhalb der offiziellen Tagesordnung. Ein Austausch an der Kaffeemaschine oder ein Kurztalk mit dem Chef auf dem Flur erscheinen unwichtig, die Vorteile dieser informellen Kommunikation sind allerdings vielfältig.
Zum einen wirkt diese persönliche Ebene positiv auf das Teambuilding. Durch die soziale Interaktion verbessert sich die gefühlte Work-Life-Balance der Mitarbeiter:innen.
Zum anderen tragen Gespräche in Entspannungs- oder Pausenräumen dazu bei, dass neue Ideen entstehen und Lösungsansätze gefunden werden können – die Produktivität der Mitarbeitenden steigt beinahe zwangsläufig.
Wie eine interne Erhebung verdeutlicht, haben auch die Unternehmen das enorme Potential informeller Kommunikation erkannt und das ist nicht verwunderlich: Neben der steigenden Produktivität, die sich hauptsächlich in steigenden Umsätzen äußert, resultiert eine verbesserte Work-Life-Balance nachweislich in erhöhter Mitarbeiterbindung. Hier lässt sich also einer der zentralen Herausforderungen für Arbeitgeber in der heutigen Zeit entgegenwirken: Der hohen Fluktuationsrate. Um das enorme Potential informeller Kommunikation voll ausschöpfen zu können, bedarf es allerdings zuerst der notwendigen Kommunikationsflächen.
Abstimmungen, Online-Fragebögen, Live-Interviews
Formen der Mitarbeiterbeteiligung
Wir staffeln die Beteiligung von Mitarbeitenden. Dabei gibt es die abstraktere Beteiligung mit allgemein gehaltenen Abstimmungen als „weichste“ Variante. Die weiteren Stufen und deren Einsatz bemessen sich daran, wie viele Mitarbeitende befragt werden sollen und welchen Individualisierungsgrad das jeweilige Unternehmen vorgegeben ist.
- Veränderungsabstimmungen (geringer Aufwand, schnelle Durchführung, geringe Aussagekraft)
- Online-Fragebögen (mittlerer Aufwand, schnelle Durchführung, je nach Granulierung hohe Aussagekraft)
- Mitarbeiter-Interviews (hoher Aufwand, zeitlich aufwändig, je nach Granulierung hohe Aussagekraft)
Das Mitarbeiter-Interview
Ein tiefgehender Einblick in die individuelle Mitarbeiter-Sicht auf die interne und externe Ausstrahlung des Unternehmen wird von den meisten Marken-Agenturen und Beraterfirmen durchgeführt. Dabei geht es jedoch nur um nicht greifbare, teils emotionale Themen.
Wir fragen nach dem Verhältnis der Arbeitenden zu den Flächen, Räumen und dem Equipment. Welche Faktoren stören den Einzelnen, wo gibt es welche Barrieren, wie sind Lösungsvorschläge aus Nutzersicht. Völlig unabhängig von den organisatorischen Zwängen erhalten wir so viele wertvolle Ideen und Meinungen, die sich später nicht selten in der Planung und Umsetzung niederschlagen.
Das Mitarbeiter-Interview wird vertraulich geführt und dauert durchschnittlich zwischen 25 und 50 Minuten. Die Ergebnisse werden dann ausgewertet und fließen in die folgende Verarbeitungs- und Visualisierungsphase ein.
Visualisierung von Bedarf & Potenzialen
Die Ergebnisse der Mitarbeiterbeteiligung werden sowohl in nachvollziehbare Datentabellen als auch grafische Darstellungen überführt. Eine Funktion dieser Visualisierung liegt darin, dass die aktuelle Arbeitssituation und Belegung vorhandener Arbeitsbereiche erfassbar wird. Parallel dazu stellen wir den eruierten, tatsächliche Bedarf dar, ermittelt aus der Mitarbeiterbeteiligung und bestenfalls verifiziert durch eine sensorgestützte Datenerfassung.
Die Befragungsdaten werden anonymisiert und in bestimmten Mengenverhältnissen in die Darstellung des Soll-Zustandes gebracht. Dabei kommt den Planern zugute, dass die Bedürfnisse nicht nur erfasst, sondern auch eingeordnet werden. Es erfolgt also ein Priorisierung etwa Veränderungen in den Bereichen Kommunikation, Inspiration oder Fokusarbeit. Diese spiegeln sich dann in den entsprechenden Flächenverhältnissen für die Nutzungsbereiche wider.
Es wird in fünf Nutzungsbereiche unterschieden: Standard-Arbeitsplätze, Areale für Teamarbeiten, Besprechungsräume, Ruhezonen für Pausen und informelle Kommunikation sowie Multifunktionsbereiche. Aus der graphischen Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Zustand lassen sich dann Optimierungsvorschläge ableiten.
Mit den gewonnenen Informationen lässt sich die grundlegende Frage beantworten. Lohnt sich ein Umzug? Was bringt eine Flächenoptimierung? büroart empfiehlt die planerisch sinnvollste Lösung. Dabei gehen wir auf alle analysierten Eckdaten ein, integrieren die vorhandenen Flächen in eine Modell-Vorplanung und zeigen die Vorteile sowie die nachteiligen Folgen der jeweiligen Varianten.
