Analyse & Planung – Im ersten Schritt braucht es Wissen. Wissen über das Unternehmen und dessen Mitarbeitende sowie deren Prozesse. Bisherige Antwort: Einen Arbeitsplatz mit bester Technik für jeden plus eine kleine Küche reicht! Aber das entsprach und entspricht oft überhaupt nicht den notwendigen Anforderungen.
Planung ist das Resultat! Um optimal mit Fläche und Bedarf umzugehen, benötigen Sie eine analysegestützte Planung!
Sind die Ziele abgesteckt, geht es um die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter sowie effizienzsteigernde Veränderungen in Unternehmensteilen, Abteilungen und der gesamten Firmenstruktur. Dabei stellen wir, je nach Rahmensetzung im C-Level-Workshop am Anfang der Analyse, die verschiedenen Mittel in notwendigen Umfängen zur Verfügung. Mitarbeiter-Befragung, Effizienzberechnungen, Störfaktoren-Gewichtung, Verkehrsfluss-Vorgaben und vieles mehr bringen umfangreiche Daten.
Auf deren Basis stellen wir als Ergebnis unserer Potenzialanalyse die vorhandenen, ungenutzten oder nur unvollständig aktivierten Chancen dar und geben unsere Empfehlung zu den verschiedenen Szenarien des weiteren Ablaufes. Die Analysedaten bilden im weiteren Projektablauf die Basis für die Entscheidung, ob das Vorhandene sinnhaft und zielführend verändert werden kann, oder ein Umzug notwendig wird.
Potenzial für Kostensenkung
360°-OFFICE-MATRIX (BA)
büroart analysiert Flächen – erarbeitet Konzepte – setzt Planungen um
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Startpunkt Status Quo
Ziele und Wünsche mit den richtigen Fragen umfassen
Elegante Holztische, hochwertige Materialien, ergonomische Möbel und eine hochmoderne Technik – fertig ist das Büro von heute. Genau so einfach könnte es sein, aber die Zeiten von „Lösungen von der Stange“ sind schon länger vorbei.
Einen Raum, der „nur“ für die Sitzung oder nur für das Kundengespräch gedacht ist, brauchen die wenigsten. Vielmehr entscheiden Flächen für Teamarbeit, Kommunikation und verschiedenartigster Interaktion über den Fortschritt bei Projekten.
Es gilt, die Unternehmensstruktur und die Organisation der Firma genauestens zu durchschauen. Neben Philosphie und Geschichte bildet die gewachsene Unternehmenskultur den entscheidenden Eckpfeiler für die Zukunft. Strategische Fragen mischen sich in der Status Quo Analyse mit den internen Abläufen und Workflows, die möglicherweise durch das aktuelle Büroflächen-Design behindert oder sogar verhindert werden.
Probleme und Chancen „sammeln“
Mitarbeiter helfen, Potenziale zu analysieren
Stehen die Ziele fest, geht es an die tiefgreifendere Analyse aller Aspekte, die für die Erreichung derselben notwendigerweise erfüllt sein müssen. Neben der Zielstellung des Unternehmens schaut unser Expertenteam auf die Motivationen – sowohl bei der Geschäftsführung als auch in den einzelnen Abteilungen und bei den Mitarbeitern.
Aufgrund von Befragungen und technischen Möglichkeiten können die Räume nicht nur erfasst, sondern auch auf ihre Sinnhaftigkeit für die Zielerreichung „abgeklopft“ werden. Der Büroraum wird zur strategischen Ressource und damit weit mehr, als ein bloßer Rechnungs- und Kostenpunkt.
Befragung der eigenen Mitarbeiter
Die einfachste „Gold“-Quelle für optimale Büroplanung
Die Mitarbeiter sind DER entscheidende Faktor in praktisch allen Unternehmen. Dabei spielen nicht nur Aufgabenstellungen und Projektinteressen eine Rolle für deren Zufriedenheit, sondern viele kleine, manchmal unbedeutend erscheinende Faktoren. Naturgemäß lassen sich viele nicht mit der Anpassung oder Veränderung der Bürofläche allein lösen.
Eine Mitarbeiterbefragung bietet Ihnen in der Analysephase noch vor jeglicher Planung einen guten Einblick in die Sicht der eigenen Belegschaft. Dabei lassen sich neben den Motivationen auch Workflows, Interessen oder Ziele abbilden.
Potenzialanalyse als Entschlussbasis
Reicht das Vorhandene oder muss es anders(wo) werden?
Technisch erfassen, was vorher schlecht greifbar und beschreibbar war. Genau das ist das Ziel unserer Potenzialanalyse. Der Ablauf der Arbeit, egal ob Konzentration, agile Projektarbeit oder einfache Kommunikation, steht im Fokus der Analyse. Die dabei immer gleiche Frage ist:
Welche Chancen eröffnen sich durch eine Veränderung im Büro?
Geben Sie in Ihrem Unternehmen die Möglichkeit frei, kleine Veränderungen anzustoßen, werden diese oft am Umfeld scheitern oder sind dadurch begrenzt. Aber eigentlich gibt es eine noch viel wichtigere Frage für Unternehmen: Welche Varianten führen zu welchen Veränderungen? Sie entfesseln dadurch möglicherweise als Entscheider die Innovationskraft und bieten gleichzeitig neuen Mitarbeitern ein Argument, um bei Ihnen anzufangen! Und genau diese Chancen können wir dann in der Planung aufgrund der Potenzialanalyse nutzen.
Entscheidende Frage: Neu, größer oder optimierter?
Nach der Analyse kommt die Handlungsempfehlung
Die Daten in der Analyse sammeln ist das Eine, sie in sinnvolle Handlungsempfehlungen umsetzen das Andere. Es geht um die Abwägung zwischen dem Gewollten, dem analysiert Notwendigen und dem tatsächlich Vorhandenen. Und dabei kommen Grundsatzentscheidungen zu Tage. Diese wiederum sind oft strategischer Natur und gehören zum Kernbereich des C-Level.
Optimierung
Erweiterung
Umzug
Neubau
Start der Planung
Sind die Ziele abgesteckt, beginnt die Planung der Flächen. Die aus der Analyse erwachsenen Daten – etwa die wirkliche Nutzung von Konferenzräumen, Teeküchen und Arbeitszimmern – fließen in die optimierende Umbauplanung ein. Oberstes Ziel unserer Arbeit ist dabei:
Flächen für eine multifunktionale Nutzung zu ertüchtigen
Umso besser dies gelingt, um so effizienter (und damit auch kostenschonender) wird die Bürofläche genutzt. Doch wir verstehen uns nicht nur als „Ideengeber“, sondern übernehmen auch die gesamte Betreuung.
Das beginnt bei der Koordinationsplanung der Bauhandwerker über deren Beaufsichtigung bis hin zur Planung und Umsetzung der Logistik für einen Umzug. Natürlich versorgen wir unsere Kunden auch mit dem entsprechenden Interieur – aber eben auf Basis von Notwendigkeiten und nicht wegen des Einsatzes bekannter, großer Design-Marken. Die Planung gliedert sich grob in folgende Bereiche:
- Nutzungskonzept – „Wie und was in Zukunft wo statuiert ist“
- Raumkonzept – „Wer arbeitet und interagiert wo“
- Designkonzept – „Welches Aussehen wird es geben“ (Farbkonzept, Bodenmaterialien, Spiegelung des Corporate Designs)
- Möblierungsplanung – „Welches Mobiliar steht wo zur Verfügung“
Natürlich stehen wir auch bei notwendigen Ausschreibungen innerhalb des Projektes mit unserem Expertenstamm zur Verfügung. Wir unterstützen die inhaltliche Ausarbeitung, die Kommunikation mit den Bewerbern und helfen bei der Einordnung der ankommenden Angebote.
