Wissenstransfer versus Wissensgenerierung – Fachkräfte und dadurch neues Wissen gewinnen, wird aktuell zu einer Kernaufgabe innovativer Unternehmen. Deutlich „stiefmütterlicher“ behandeln Firmen dagegen die Sammlung und Weitergabe von vorhandenen Erfahrungswerten innerhalb der Belegschaft. „Entwickle deine eigenen Fachkräfte“ wäre ein guter Slogan für diesen wichtigen Punkt.
Zumindest die Notwendigkeit eines Wissenstransfers haben viele Unternehmen mittlerweile erkannt und setzen auf diverse, softwaregestützte Systeme. Vom Firmen-Wiki bis hin zu mehr oder weniger strukturierten Wissensdatenbanken gibt es jede Menge Lösungen. Doch uns als Büroplanungs-Spezialisten geht es um einen geöffneten Blick – Sammeln und Bereitstellen reicht schlicht nicht aus, um erfolgreich im Team Wissen zu verbreiten. Es braucht Flächen und Projektionsunterstützung, prozessuale Aufbereitung und sinnhafte Durchführung. Und so gehört der Wissenstransfer zu den neuen Anforderungen an das moderne Büro.
360°-OFFICE-MATRIX (BA)
büroart analysiert Flächen – erarbeitet Konzepte – setzt Planungen um
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Warum braucht es einen Wissenstransfer?
Der angesprochene Mangel an Fachkräften ist nicht der einzige Grund, den internen Wissenstransfer ernst zu nehmen. Die Ausbildung innerhalb der Firma hat verschiedene zusätzliche, positive Wirkungen.
Die Mitarbeiter:innen agieren aktuell immer agiler und flexibler miteinander. Diese Prozesse benötigen einerseits eine deutlich tiefere Spezialisierung, andererseits aber auch ein oberflächliches Verständnis für die Abläufe und Probleme der anderen Beteiligten. Nur durch diese Kenntnisse lassen sich unerwünschte Reibungen innerhalb eines Teams und eines Projektablaufes minimieren.
Weiterhin gilt der Wissenstransfer auch als Verhinderung der „Neuerfindung des Rades“. Der Erfahrungsschatz der länger in Branche und Unternehmen Tätigen verschwindet nicht selten bei deren Ausscheiden oder Kündigung. Viele prozessuale Problemlösungen sind dadurch verloren bzw. müssen neu gefunden werden.
Wer Wissen vermittelt, verbessert Kommunikation
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Förderung von Interaktion im Unternehmen. Wie oben angemerkt, reicht die reine Sammlung und Zur-Verfügung-Stellung von Kenntnissen nicht aus. Mentorenprogramme oder In-House-Workshops steigern nicht nur die Verbreitung von Wissen, sondern verbessern auch die Stimmung im Team. Der Vermittelnde kann und darf seine Erkenntnisse multiplizieren, was zu einer besseren „Einordnung“ seines Wissensbereiches führt. Die Konsumenten hingegen bauen einerseits eine verbesserte Kommunikationsstruktur auf, andererseits entsteht durch die „Fangnetz“-Wirkung der Wissensvermittlung eine entspanntere Problemlösung.
Zu guter Letzt entsteht ein enormer Vorteil fürs Unternehmen. Die Qualität der Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen, die Geschwindigkeit von deren Integration ins Team und auch das „Anzapfen“ der durch die Person eingebrachten Erfahrungen steigen enorm. Zudem sinken die Zeiten der individuellen Einführung des neuen Mitarbeitenden, die prozessuale Genauigkeit der Einarbeitung verbessert sich zudem auch noch.
Wissenstransfer – ein weites Feld
Was genau ist Wissenstransfer? Im engen Sinnen handelt es sich schlicht um die Sammlung und Bereitstellung von Informationen, die für die optimale Durchführung von Projekten und Prozessen im Unternehmen essenziell oder zumindest hilfreich sind. Aus der Erfahrung vieler Büroflächenoptimierungen greift diese Begriffsklärung jedoch deutlich zu kurz.
Ein Wissenstransfer gelingt normalerweise erst dann, wenn die Bereitstellung in einer Vermittlung von Wissen umgewandelt wird. Das beginnt mit der Einbindung von übergreifenden Treffen oder Online-Sessions, in denen proaktiv und grundsätzlich feedbackfrei der Stand von Tätigkeiten, Projekten oder Aufgaben in das Team gespiegelt werden. Kenntnis der Probleme der anderen als erster Punkt des Transfers.
Die einzelnen Personen können und sollen jedoch, erstmal im kleinen fachspezifischen Rahmen, miteinander kommunizieren. Wie wer ein Problem löst, sollte bestenfalls dabei aufgezeichnet werden. In dieser Form wäre es wiederholbar abrufbar. Genau hier greifen dann die technischen Lösungen, Datenbanken und Knowledge-Manager in den Prozess ein.
Welche Bereiche hat der Wissenstransfer
Ein Wissenstransfer lässt sich in drei Bereiche untergliedern, die sich mit folgenden Prozessfragen recht gut abdecken lassen:
Die Sammlung von Wissen im Unternehmen ist der noch am Ehesten zu bewerkstelligende Prozess. Es braucht nur einen internen Prozess. Dieser kann beispielsweise in einem schlichten, digitalen Mitschnitt bestehen, wenn eine Schulung oder ein Workshop abgehalten wird. Mit einer sinnvollen Bearbeitung und dem Beifügen von Schlagwörtern ist eine Informationsdatenbank relativ schnell aufgebaut.
Punkt 2 – die Zugänglichmachung wird da schon schwieriger. Das Wissen muss so aufbereitet sein, dass jeder, der es konsumieren will, es auch kann. Verschiedene Softwarelösungen sind dafür auf dem Markt. Diese lassen einen multiplen Zugang zu und agieren mit Such- und Schlagwortfunktionen. So werden schnell sinnvolle Inhalte bereitgestellt. Die Büroflächen sollten dafür jedoch bestimmte Areale zur Verfügung stellen.
Meeting Areas beispielsweise müssen an das System angebunden sein, um bequem und für mehrere Mitarbeiter den Transfer von Wissen zu gewährleisten. Dabei kommt es nicht nur darauf an, technisch den Zugang zu ermöglichen. Vielmehr müssen variable, agile Materialien zugänglich sein, wie etwa verschiedene Arten von Boards, interaktive Flächen oder andere Hilfsmittel. Je flexibler die Möglichkeit, dass konsumierte Wissen sofort in Übung umzusetzen, desto tiefergehender der Erfolg.
Aktive Vermittlung muss gefördert werden
In dieselbe Richtung reicht die „Königsdisziplin“ – die aktive Vermittlung von Wissen. Dabei laufen die Workshops aktuell schon sehr oft nicht mehr nach dem Frontalprinzip, sondern fußen auf dem Dialog. Erklärung und Beschreibung bilden den einen Teil, Aufgabe und praktische Anwendung den anderen. Dabei greifen die unter der Überschrift
Was kann zu wem transferiert werden?
Wer welche Rolle beim Wissenstransfer einnimmt, ist sehr unterschiedlich. Neben dem schon genannten teaminternen Transfer innerhalb eines Projektablaufes steht oft das Einarbeiten von neuen Mitarbeitern oder Nachfolgern auf der jeweiligen Position im Vordergrund. Durch Weitergabe von jahrelang gesammelten Erkenntnisse und Erfahrungen kann der Wissenstransfer auch als Weiterbildungspfad genutzt werden.
Die Dokumentation der Grundlagen einer Position dient dem Verständnis der wesentlichen Inhalte und der Verbesserung des damit verbundenen Projektmanagements. Kompetenzen, Routinen, Kontakte, oder informelle „Fettnäpfchen“ innerhalb der Rolle sind dabei nur einige Aspekte. Durch das Beschreiben und Erklären des Vorgehens steigt die Agilität innerhalb der Unternehmens. Faustregel: Je früher und je tiefergehender die Weitergabe von Wissen im Team verankert wird, desto agiler arbeitet dieses dann auch.
Welche Funktionen des Büros unterstützen den Wissenstransfer?
Der Transfer wird durch bestimmte Areale, die oben schon angesprochenen Meeting Areas besonders unterstützt. Die Ansprüche an diese Bereich sind hoch:
Neben den Meeting Areas gibt es noch andere Bereiche, in denen Wissenstransfer stattfinden kann und soll. Von Team-Points, an denen sich das Team zum informellen Austausch trifft, bis hin zum Break Out Area, bei dem die Übermittlung von Erkenntnissen quasi nebenbei erfolgen kann.
Wie wird Wissenstransfer optimal umgesetzt?
Der Wissenstransfer innerhalb eines Teams oder eines ganzen Unternehmens muss zuallererst einer grundlegenden Agenda folgen. Früher hieß es: „Lerne von den Alten!“, heute trifft eher: „Lerne von den Erfahrenen!“ Dabei ist nicht das Alter entscheidend, sondern die Fülle an allgemeinem oder speziellem Wissen. Die Sammlung des Wissens erfordert ein Verständnis für dessen Wichtigkeit für die Abläufe in der Firma. Sobald das grundlegend festgelegt ist, kommt unser büroart-Team ins Spiel.
Wir klären in unserer Potenzialanalyse die Ansprüche, welche die Mitarbeitenden an die jeweiligen Räumlichkeiten haben, um auch einen Wissenstransfer untereinander zu beginnen, umzusetzen und nachlaufend zu pflegen. Die Einbindung des Belegschaft in die Planung neuer Büroflächen hat dabei mehrere positive Wirkungen. Grundvorteil ist das „Abholen“ beim Beginn einer Veränderung. Neuerungen stoßen normalerweise immer auf eine gewisse Ablehnung, werden neue Entwicklungen aber als (zumindest teilweise) selbst initiiert empfunden, verändert sich diese Haltung schnell.
Weiterer Pluspunkt ist die Verankerung der Möglichkeiten der neuen technischen und räumlichen Ausstattung. Wenn die Mitarbeiter:innen wissen, dass es bestimmte Sachen gibt, werden diese schlicht öfter verwendet. Und zu guter Letzt ein nicht unwesentlicher Punkt: Analysedaten fördern Auslastung. Durch unsere Potenzialanalyse kann unser büroart-Team sehr schnell die Bedürfnisse in die Raumplanung ummünzen, es ist dann Raum da, der für den Wissenstransfer geeignet ist. Eine hervorragende Ausgangssituation!
