Alle mitnehmen führt zur bestmöglichen Planung
Online-
Befragungen
Quelle
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1
Gespräch über allgemeinen Umfang des gesamten Projektes sowie die allgemeinen Möglichkeiten
(Teilnehmer: Entscheider)
2
Workshop zur Festlegung von Zielen, Analyseumfang, Methoden, Beteiligten und Zeitrahmen
(Teilnehmer: Entscheider, Projektverantwortliche)
3
Analyse – aufgeteilt in Funktion, Interaktion und Effizienzfaktoren
(Teilnehmer: Projektverantwortliche)
4
Befragung auf digitalem Weg, bei Bedarf direkte Interviews
(Teilnehmer: Projektverantwortliche, Mitarbeitende)
5
Zusammenführung der Analyseergebnisse sowie Handlungsempfehlung
(Teilnehmer: Entscheider, Projektverantwortliche)
Projektziel: Besser arbeiten – dafür muss die Führungsebene nicht nur den Überblick über die strategischen Interessen und markttechnischen Entwicklungen haben. Vielmehr benötigt es einen sehr guten Einblick in die normalen Arbeitsabläufe in der eigenen Firma und deren Substrukturen. Nur so sind Hindernisse auszumachen und werden Chancen sichtbar.
Potenziale erkennen klingt simpel, wird jedoch selten wirklich zu Ende gedacht. Die Einbindung von Mitarbeitern und Unternehmensprozessen in die Überlegungen zu neuen Büroflächen gehört aber eigentlich zum Kern jeder guten Projektarbeit.
Analyse-Start: Ziele festlegen
Als Grundlage für eine datengestützte Analyse bedarf es einer Fixierung der Projektziele durch das Management und einer klaren Definition von Begriffen und Wünschen. Die geschieht in einer Ziel-Analyse, die auf einem etwa 2 bis 3 stündigen Strategie-Gespräch und darauf aufbauend einem C-Level-Workshop beruht.
Die häufigsten Fehler einer Potenzialanalyse werden nicht in der eigentlichen Analyse der Möglichkeiten und Chancen von Büroflächen generiert, sondern in der grundlegenden Fragestellungen vorher. Daher haben wir genau diesen Bereich in unseren Fokus gerückt und eine eigenständige Beratung der Entscheidungsebene vorweggestellt.
Wissen, was verändert werden soll!
Ausgangspunkt Zieldefinition
Vor der Potenzialanalyse muss eine Zielsetzung, eine Festlegung der Motivationen und Gründe einer Büromodernisierung, stehen. Nur mit einer klaren Benennung der zu erreichenden Ziele ist eine weiterführende Sichtung der Chancen einer solchen Veränderung und deren nachlaufende Planung überhaupt sinnvoll. Ansonsten kostet jede neue Planungsrunde, jede neue Analyse, sehr viel Zeit, Nerven und vor allem Geld.
Außerdem klären wir zu Beginn der Potenzialanalyse auch die Einsparungspotenziale, die mit einer Verbesserung des Büroumfeldes bei jedem einzelnen Mitarbeitenden für das Unternehmen auftreten werden. Dafür nutzen wir verschiedene Tools und die Erfahrung aus weit über 1.000 Projekten.
Daten als Grundlage einer optimalen Planung
Ebenen unseres Analyse-Prozesses
büroart-Ebene 1 – Faktische Erfassung der vorhandenen Substanz an baulichen und technischen Gegebenheiten
büroart-Ebene 2 – Organisatorische Erfassung der vorhandenen Prozesse, internen und externen Kommunikationsabläufen sowie der hierarchischen Gliederung des Unternehmens
büroart-Ebene 3 – Mitarbeiter-Einbindung für die Erfassung von Barrieren, Wünschen und Potenzialen der Abläufe und Raumstruktur (zur frühestmöglichen Einbindung der Mitarbeitenden in den Change Prozess)
büroart-Ebene 4 – Effizienzerfassende Analyse der vorhandenen Arbeitsplätze und Bereiche für eine möglichst optimale Steuerung von Stress-, Organisations- und Motiviationsfaktoren
büroart-Ebene 5 – Sensorgestützte Verifizierung der in den Ebenen 1 bis 3 erlangten Analyse-Ergebnisse
Bleiben, umziehen oder neu bauen?
Endpunkt: Entscheidungsgrundlage
In unserer Potenzialanalyse ermitteln wir neben den Chancen, die durch eine Veränderung genutzt werden können, vor allem die Bedürfnisse der aktuellen Mitarbeitenden. Dabei stehen verschiedene Aspekte im Blickpunkt der Betrachtung. Zuvorderst die Notwendigkeit von fixen Arbeitsplätzen für jeden in Segmenten. Arbeiten in einer „Legebatterie“ ist schon länger nicht mehr zeitgemäß.
Die so häufig pauschal empfohlenen offenen Konzepte gehören aber auch nicht zur letzten Weisheit. Denn Konzentrationsarbeit kann und muss in einzelnen Bereichen des Büroalltages problemfrei möglich sein. Durch die immer verzahnter arbeitenden Mitarbeitenden, sowohl innerhalb von Abteilungen, aber auch in den Projektteams und Gruppen, entstehen jedoch Bedürfnisse für flexiblere Kommunikationsbereiche. Interaktion ist das „neue Schwarz“! Und die Erfassung vom eigentlich Gebrauchten bildet den Kern unserer Analyse.
Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragungen verifizieren wir mit den ermittelten Informationen aus der Arbeitsplatz-Effizienz und der sensordatengestützten Analyse von allgemein oder hybrid genutzten Arealen. Mit der Darstellung der gesamten gewonnenen Informationen erzeugen wir über unser BA Space-Tool eine Visualisierung, um das Erkenntnisgewinn auf Entscheider-Ebene zu erleichtern. Am Ende steht eine fundierte Handlungsempfehlung für Sie.
Ohne Druck oder Angst an der Entwicklung des Unternehmens mitwirken
Fragen an die eigene Belegschaft
Mitarbeiter:innen sind einerseits das „Gold“ des Unternehmens, andererseits ist es oft zu aufwändig, die unterschiedlichen Bedürfnisse jederzeit zu berücksichtigen. Genau deshalb haben wir ein sehr gestrafftes und zielorientiertes System der Mitarbeiterbefragung entwickelt. Innerhalb der eigenen Prozesse sehen die Beteiligten am Besten Hindernisse und Grenzen, durch deren Beseitigung erhebliche Fortschritte in Qualität und Zeitersparnis erreicht werden können.
Folgende Punkte können wir dabei erfassen – je nach individuellem Bedürfnis sind aber auch andere Punkte kein Problem für unser Team:
- Aufnehmen der Arbeitsprozesse von globalen Unternehmensabläufen bis zur Teamarbeit
- Pointieren der Hindernisse und Barrieren aus Sicht der Mitarbeitenden
- Sammeln von Interessen, Erwartungen und Zielen der Mitarbeiter bei der Arbeit
- Erfassen der Umsetzung von „gewollten“ Workflows und agilen Projektarbeitstechniken
- Messen der internen Verankerung von Unternehmensvisionen, Corporate Identity
Entscheidend für den Erfolg einer Mitarbeiterbeteiligung sind drei Punkte. Sie muss zwanglos, ohne Rückverfolgbarkeit und ohne Geheimniskrämerei erfolgen. Vielmehr bildet dieser Analyseteil die frühestmögliche Einbindung der Belegschaft in den zukünftigen Veränderungsprozess (Change Process).
Online-
Workflow-
Erfassung
Quelle
Team-
Befragung
Quelle
Mitarbeiter-
Workshops
Quelle
Bedürfnis-
Matrix
Ergebnis
Internes Wohlbefinden & Unternehmensertrag steigern
Effizenz des Arbeitsplatzes
Wie entsteht der Produktivitätsverlust im Büro?
Grundsätzlich hat der Verlust an Produktivität vielfältige Gründe. Wir haben diese in fünf verschiedene Kategorien eingeteilt, um es leichter zu machen, die daraus entstehenden Einflüsse darzustellen:
Insgesamt 17 (!) einzelne Faktoren werden durch Befragung miteinander in Gewichtung gesetzt. Die entstehende Matrix zeigen, dass es neben den harten Stressfaktoren der Umwelt bei unterschiedlichen Projekten differente Wertigkeiten von anderen Kategorien gibt. Diese sollten sich dann später in der Planung widerspiegeln. In einer ABC-Analyse verdeutlichen wir die individuellen Hindernisse im Unternehmen und auch in bestimmten Abteilungen. Die BA Efficiency Matrix ist ein hervorragender Einstieg in die exakte Betrachtung der eigentlichen Raumnutzung. Selbst komplexere Projektabläufe und Workflows können so bildhaft und nachvollziehbar dargestellt und so später optimiert werden.
Was sind die reelen Folgen dieser Effizienzanalyse?
Die Effizienzanalyse führt zu zweierlei positiven Ergebnissen. Zum einen werden durch die Analyse der Effizienz-Werte der aktuellen Büroeinrichtung ermittelt. Der errechnete Indexwert – auch Nutzwert genannt – sollte bestenfalls über 70% liegen. Aus den Erfahrungen unserer Projekte können wir sagen, dass es selten über 60% in der Ausgangslage geht. Solche Produktivitätsdämpfer kosten jedoch Kraft und Geld.
Der andere Aspekt ist die Integration der ermittelten Ansprüche an Büromöbel, Technik und Ambiente in die Planung. Nicht selten lässt sich bei Modellplanungen einzelner Arbeitsplätze ein Nutzwert von über 75% erreichen. Die Folgen sind vielfältig, beispielsweise weniger Krankheitstage, mehr Motivation und geringerer Stress für die Mitarbeitenden. Im Ergebnis verbessert sich auch dadurch das Kosten-Nutzen-Verhältnis fürs Unternehmen!
Visualisieren erleichtert Erklären & Planen
Aus Bedürfnis-Matrix wird Bedarfsanalyse
Die Ergebnisse der Befragungen integrieren wir in unser BA Space-Tool. Dadurch erfassen wir sowohl den Status Quo der bisherigen Belegung der vorhandenen Arbeitsbereiche als auch den wirklichen Bedarf für andere Nutzungsformen.
Wir unterscheiden dabei zwischen folgenden Faktoren:
Der letztgenannte „multifunktionale Puffer“ ist die Umschreibung für Bereiche, deren Nutzung für mehrere oder sogar für alle anderen Nutzungsarten ausgerichtet ist. In modernen Büroflächen gewinnt die Multifunktion einen enormen Einfluss, da sie einerseits das Arbeiten variabler und flexibler werden lässt, auf der anderen Seite die Anforderungen an die benötigte Anmietungsfläche verringert.
Belegung
ermitteln
Quelle
Stoßzeiten
darstellen
Quelle
Wünsche
einbeziehen
Quelle
Freiräume
ausloten
Quelle
Empfehlung
formulieren
Ergebnis
Ohne Entscheidung kein Weiterkommen – büroart hilft
Bedarf ist da – wo geht es weiter
Umzug oder Optimierung, Neubau oder weitere Anmietung im gleichen Objekt – die grundlegende Frage nach der Analyse ist das Was nun?
Unser Analyse-Team stellt eine oder mehrere Alternativen gegenüber und empfiehlt eine davon. Dabei integrieren wir mit Hilfe der Analysedaten die vorhandenen Flächen in eine Modell-Vorplanung und zeigen die Vorteile sowie die nachteiligen Folgen der jeweiligen Varianten.
Wir scheuen keine Aussage! Je nach priorisierter Wahl durch Sie, unseren Kunden, schätzen wir die Umsetzbarkeit und bieten so eine hervorragende Grundlage für eine weitere Planung!
