Obwohl viele Mitarbeiter wieder vom Homeoffice ins Büro kommen, entsprechen die Flächen nicht mehr den Anforderungen. Eine Büro-Optimierung soll die Probleme lösen. Diese sind vielfältig: alten Büroflächen sind zu groß, nicht mehr up to date oder liegen unattraktiv im „ausgestorbenen“ Gewerbegebiet. Hinzu kommt, dass seit Corona die Arbeitsweise viel agiler geworden ist.
Wenn die Entscheidung im Unternehmen gefallen ist, ob in neue Büroräume umgezogen wird, geht es an die Umsetzung. Für unsere Kunden analysieren wir den Bedarf und befragen deren Mitarbeiter:innen nach deren Wünschen und möglichen Barrieren im bisherigen Umfeld.
Und dann heißt es: „Auf die Fläche, fertig los?“ Büro-Optimierung ist jedoch kein Wettlauf gegen andere, sondern ein detaillierter und individuell angepasster Ablauf. Wir zeigen unseren Ablauf, die einzelnen Schritte und die daraus resultierenden Ergebnisse.
Start der Büro-Optimierung: Grundrissplanung
In der Regel bekommen unsere Kunden den Grundriss der neu gemieteten Fläche und eine Mieterausbaubeschreibung mit einer groben Beschreibung des Ausbaus. Hier unterstützen wir beratend und achten dabei auf folgende Punkte:
Platzierung von Raumstrukturen
Ist alles geklärt, beginnen wir mit der Festlegung der Raumstruktur – ein paar Wände werden noch benötigt, ein paar müssen raus. Immer im Fokus dabei, welche Funktionen sollen welche Flächen nach der Büro-Optimierung erfüllen. Wo sind Meetingräume, Rückzugsräume, kleine Bubbles und offene Kommunikationszonen am besten zu platzieren? Wo benötigen die Arbeitsplätze etwas mehr Ruhe?
Studien haben gezeigt, die MitarbeiterInnen unserer Kunden werden vor allem ins Büro gehen, um sich dort mit Ihren TeamkollegInnen zu treffen. Die „richtigen“ Arbeitsplätze werden geteilt.
Mischung aus Nutz- und Arbeitsflächen
Die Lage der Sanitäreinheiten und Versorgungsschächte sind normalerweise vorgegeben. Das Setzen von Küchenzeilen und angegliederte Aufenthaltsflächen kann sich jedoch geschickt mit offenen Kommunikationsflächen kombiniert lassen. Wenn sich aus unseren Analysen ergibt, dass sich verschiedene Teams räumliche Nähe zueinander wünschen, fließt das natürlich in die Grundrissplanung ein.
Schon in dieser Phase achten wir natürlich laufend darauf, dass die Arbeitsstättenrichtlinien eingehalten werden.
Bodentankplanung – optimaler Anschluss an Medien
Die Frage nach der Lage der Bodentanks muss frühestmöglich geklärt werden. Sind die Areale definiert, geht es um möglichst sinnvolle Positionen für die Bodentanks, die in fast allen Gebäuden für die Strom- und Datenversorgung verantwortlich sind.
In Zusammenarbeit mit den IT-Verantwortlichen unser Kunden platzieren wir in vielen Fällen nicht nur die Bodentanks, sondern geben die notwendige Ausstattung der Bodentanks vor – Stichwort Netzwerk oder Telefonverbindungen.
Nicht immer haben wir hier alle Freiheiten, da die Erschließung des jeweiligen Gebäudes jedes Mal andere Herausforderungen mit sich bringt. Manche Bürofläche verfügt über aufgeständerte Doppelböden, in denen frei die Lage bestimmt und leicht umpositioniert werden kann. In anderen Flächen wird der Bodentank in den Estrich gebohrt, was aufwändiger und unflexibler ist.
Büro farblich optimieren, beginnt bei der Bodenplanung
Bei einer Büro-Optimierung kommt es auch auf den richtigen Boden an. Und jetzt wird’s kreativ. Normalerweise schlägt die Mieterausbaufirma einen Teppichbelag vor, der sich schon bewährt hat, alle Richtlinien erfüllt – und grau ist.
Hier übernehmen wir gerne das Kommando und suchen nach Möglichkeiten und Alternativen, um Leben und Farbe in die Fläche zu bekommen. Mit der optimalen Bodengestaltung können Unternehmen in ihren Büros verschiedene Funktionen abbilden:
Beleuchtungsplanung – mehr als „ein Licht aufgehen“ lassen
Kaum sind die Steckdosen definiert, „schreien“ die Installateure vor Ort schon nach genauen Angaben zur Beleuchtung. Zumeist ist, ähnlich wie beim Boden, schon eine Lösung vordefiniert. Einziges Ziel normalerweise: „Erhelle den Raum!“
Je agiler die Nutzung, bei unseren Kunden faktisch ein direktes Projektziel, desto mehr Individualität, und Design braucht auch die Beleuchtung. Langweilige Langfeldleuchte in kaltem Weiß widersprechen den Anforderungen an die neue, coolen Collaboration-Area. Daher greifen wir auch hier gern ein und planen die Beleuchtung. In Bereichen, die besonders hervorgehoben werden sollen, initiieren wir sogar Lichtberechnungen bei verschiedenen Leuchtenherstellern.
Natürlich muss alles zu den räumlichen Gegebenheiten passen und den Anforderungen der Ergonomie entsprechen, d.h., das Licht darf weder blenden oder müde machen und sollte die optimale Farbtemperatur haben.
Möblierungsplanung
Hand in Hand mit der Beleuchtung müssen wir uns auch Gedanken zur passenden Möblierung machen. Jeder Raum und jeder Bereich muss einzeln und im Gesamtzusammenhang betrachtet.
Die genauen Bedürfnisse der Mitarbeitenden bzw. die konzeptionellen Anforderungen der Arbeit (Arbeitsaufgabe), die darin stattfinden soll, werden untersucht. Hierfür machen wir oft noch einmal einen kleinen Workshop mit den Usern, deren Ergebnisse direkt in die Möblierungsplanung einfließen. So lernen wir im Detail die Arbeitsabläufe und Mitarbeiterbedürfnisse kennen. Arbeitskonzept und Einrichtungskonzept sollen unbedingt zusammenpassen.
Meistens ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um in die 3D Darstellung einzusteigen – so können wir unsere Ideen sehr realistisch präsentieren.
Wandfarbenwahl als Abschluss der Büro-Optimierung
Ist das 3D-Modell erstellt, lässt sich die letzte hier aufgezählte Aufgabe leicht darstellen: die Festlegung der Wandfarben. Je nach Raumnutzung und der damit zusammenhängenden erwünschten psychologischen Wirkung legen wir Wandfarben fest. Materialkollagen aus den gewählten Möbelfarben und den vorgeschlagenen Wandfarben sind hier eine gute Entscheidungshilfe.
Nun ist das Projekt an dem Punkt angekommen, an dem die Umsetzung in die finale Phase eintritt. Die vorgegeben Planungen werden in die Realität überführt. Die Büro-Optimierung zeitigt ihre Wirkungen und wird für ein zukünftig agileres und auch flexibleres Arbeiten gerüstet sein.
