Change Support – Hilfe bei neuen Büroräumen endet nicht bei den Möbeln

Change Support – Veränderung braucht Unterstützung. Gründe für Veränderung gibt es viele. Arbeitsabläufe und Prozesse sind im Wandel.  Zusätzlich hat die Entwicklung neuer Technologien gerade Hochkonjunktur. Und Unternehmen müssen / wollen da mithalten.

Bereits bestehende Dinge zu verändern ist zumeist aufwändiger, als neue zu erschaffen. So ist das auch mit den Arbeitsabläufen in den Büros der Unternehmen. Neben den eigentlichen Abläufen kommt der Faktor Mensch. Gerade für den „Homo in Officio“, den Büromenschen, können Prozesse und äußere Gegebenheiten nicht „abgerissen und neu aufgebaut“ werden.

Im Fokus jeder Optimierung muss daher neben der eigentlichen Wandlung auch die Überführung der Prozesse in die vorhandenen Strukturen geplant und umgesetzt werden.  Im Rahmen unseres Change Supports wollen wir Ihnen einen Leitfaden bieten, um beim „Change“ Ihrer Firma die Interessen aller bestmöglich in Einklang zu bringen.

Critical Change – Veränderung ist nötig, aber auch möglich?

Jeder kennt das Unbehagen, wenn neue Situationen, ein ungewohnte Umgebung oder unbekannte Menschen in das eigene Leben treten. Veränderungen erleben wir jeden Tag. Zumeist sind die täglichen Abweichungen vom „Normalzustand“ jedoch so gering, dass der Mensch gelernt damit problemfrei umzugehen.

Wenn die Veränderungen größer sind, als nicht auf dem Stammparkplatz zu parken? Was ist, wenn von heute auf morgen die langjährig trainierten Arbeitsabläufe über den Haufen geworfen werden müssen oder der aufwändig dekorierte, festen Arbeitsplatz geräumt werden soll?

Im Unternehmen wurde zwar angekündigt, dass es Veränderungen geben wird, jedoch wurde diese Veränderung mit tollen Begriffen umschrieben. Open Office, Clean Desk oder Hybrid Work wurde angepriesen, als ob sie einem die Arbeit weitestgehend abnehmen. Am Anfang fehlt jedoch die Orientierung. Da wird das Finden des Stiftes schon zur Aufgabe. Und dazu kommt noch die neue Technik. mit Displays, Dimmern und Schalter an jeder Ecke… oder auch dort, wo sie nicht zu erwarten sind!

Schnell gewinnen die Mitarbeitenden das Gefühl, die Veränderungen würden eher verunsichern. Skepsis macht sich breit. Nun sind die Planer und auch die Entscheidungsträger:innen im Unternehmen gefordert – ansonsten werden die Erwartungen, begründet auf den hohen getätigten Investitionen, rasch enttäuscht. Der Zustand, dass die Arbeitnehmer:innen mit der neuen Situation überfordert sind und sich vor vollendete Tatsachen gestellt fühlen, muss verändert werden.

Die Ziele der Veränderungen waren neben dem Steigern des Wohlbefindens der Angestellten auch die Steigerung von Effizienz und die Produktivität. Doch nur mit einer gezielten Kommunikation wird sich dies erreichen lassen, denn gut gemeint ist nicht gleich gut gemacht.

Hierfür ist es essentiell, die richtigen Fragen zu stellen und die Ablehnung der Mitarbeitenden nicht als Angriff, sondern als normal zu verstehen! Denn die Skepsis vor Wandel ist ganz menschlich!

Büro farblich optimieren, beginnt bei der Bodenplanung

Und damit sind wir an dem Punkt angelangt, an dem ein kleiner Exkurs in die Psychologie notwendig wird. Die Urangst vor Veränderungen steckt in jedem von uns. Der Prozess der Veränderung lässt sich nach aktuellen psychologischen Erkenntnissen auf vier Phasen herunterbrechen:

  1. Skepsis
  2. Widerstand
  3. Experimentieren
  4. Zustimmung

Frei nach dem Sprichwort: „Was der Bauer nicht kennt, isst er nicht!“ lehnt ein Großteil der Belegschaft eine Veränderung der Büroaufteilung grundsätzlich ab. Hauptgrund ist dabei häufig das Argument, dass die Führungsetage kaum wissen kann, was wirklich gebraucht wird.

Werden die Beweggründe für bestimmte Mitarbeiter:innen nicht klar erkennbar, regt sich schnell Widerstand gegen die Neuerungen. Dadurch können gut gemeinte Maßnahmen in negative Wirkungen münden. Daher ist es notwendig und sinnvoll, möglichst frühzeitig die Kommunikation im Team zu starten. Gerade im Vor-Planungsbereich gilt es, die Mitarbeitenden durch Beteiligung für das Projekt zu gewinnen.

Ob nun durch Nutzungsanalysen, Befragungen, oder sie Integration von Mitarbeitervertretern in die Umsetzung – faktisch alle Büroflächenoptimierungen müssend diesen Weg einschlagen, um von Ablehnung zu Zustimmung zu kommen.

Situation wiedererkannt?

Sie hatten schon eine Ähnliche Situation in Ihrem Unternehmen oder planen neue Arbeitskonzepte einzuführen? – Wir haben unsere Erfahrungen rund um das Thema Change Management in einem Whitepaper für Sie zusammengefasst und stehen Ihnen damit (sozusagen) als Change Support zur Seite! Der Download des Whitepapers ist für Sie natürlich kostenlos! Sollte Sie Fragen haben können Sie sich jederzeit auch telefonisch oder per Mail an uns wenden.