Ein objektiver Blick auf Ihre Flächen und Räume
Stellen Sie sich vor, Ihre Kunden wollen Ihr hochwertiges Produkt oder eine innovative Dienstleistung und kommen in Ihr Office. Spiegelt das Büro die Innovationskraft Ihres Unternehmens wider? Nein – aber wie sollten Sie herausfinden, was genau verändert werden muss?
Anderes Szenario: Sie haben das Gefühl, dass das Lebendige in Ihrem Büro fehlt und Sie würden gern wissen, wo die motivationssteigernden Ecken Ihres Office sind und an welchen Orten eigentlich keiner arbeiten will!
Würden Sie eine Veränderung dann nur auf das Bauchgefühl und Vermutungen stützen wollen?
Wie wichtig wäre an diesem Punkt eine Analyse, stichhaltig, datenbasiert und strukturiert.
Mit einer Nutzungserhebung durch Sensormessung könnten Sie vieles über die Abläufe und Zustände im Büro in Erfahrung bringen – die Analyse würde unterschiedlichste Aspekte klären:
+ Sie erfahren mehr über die Bedürfnisse von einzelnen Teams und Abteilungen, da praktisch jede Arbeitsgemeinschaft unterschiedliche Ansprüche an die Flächen und deren Ausstattung hat.
+ Sie entdecken Potenziale bei der Nutzung der Meetingräume, denn nicht jeder gebuchte Raum ist auch wirklich besetzt.
+ Sie finden Ausweich- oder Skalierungsflächen innerhalb der vorhandenen Räumlichkeiten, die für Expansion oder Veränderung innerhalb der Firma wichtig und entscheidend sein können.
+ Sie erschließen die Möglichkeiten, die eine flexible Zuordnung der Arbeitsplätze (Stichwort Desk-Sharing) bieten würde.
Unsere Know-How für Ihre Transformation
Startpunkt: Ziele festlegen
Am Anfang der Analyse steht der Anforderungs-Dreiklang:
1. Das Wissen, welche Ziele sie durch die Analyse unterstützen wollen,
2. Das Verständnis, welche Ergebnisse Sie wie später nutzen können, und
3. Die Technik, um die entsprechenden Messungen durchzuführen.
Und genau diese drei Punkte klären wir im Workshop „Strategie der Nutzungserhebung“. Sie müssen sich mit dem Thema Nutzungserhebung vorher überhaupt nicht auskennen. Unsere Experten kommen zu Ihnen und sorgen für das notwendige Know-How auf Ihrer Seite.
Start-Workshop „Strategie der Nutzungserhebung“
- Ein Workshop
- 3 Stunden Aufmerksamkeit
- Großer Mehrwert in puncto Wissen und Verständnis
- Klare Handlungsempfehlungen
- Transparente Übersicht über Kosten und Aufwand
- Alles aus einer Hand
Wieso bringt die Nutzungserhebung sehr viele Infos?
Die Analyse als Summe von Messung und unserem Know-How
Warum das wirklich so einfach ist, wie es klingt? Weil wir das Know-How und hervorragende technische Partner im Boot haben. Zudem verstehen wir die Nutzungserhebung als Teil unseres kompletten Analyseprozesses. Der setzt sich aus der Erfassung der baulichen Gegebenheiten, der Organisationsstruktur und den Informationen aus einer Mitarbeiterbefragung zusammen. Die Sensormessung braucht jedoch Zeit, weshalb wir diese normalerweise „vorschalten“ – mit folgendem Ablauf:
START-WORKSHOP
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SENSORENMONTAGE
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INTROPHASE
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REPORTING
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INTEGRATION IN DEN GESAMT-ANALYSE-PROZESS
Mit den Informationen aus der Erhebung ermitteln wir dann im Gesamtprozess tiefgehende Einblicke in den „Maschinenraum“ Ihres Office. Diese Einblicke visualisieren wir – entsprechend Ihrer vorher festgelegten Zielsetzung – so, dass Sie mit den gewonnenen Erkenntnissen sicher und fundiert Entscheidungen treffen können.
Lassen Sie uns reden!
Wenn auch Sie wissen wollen, wo im Office noch Potenziale versteckt sind oder andere Fragen klären wollen, die Ihr Büro betreffen – reden Sie einfach mit uns drüber.
FAQ
Ihre Fragen, unsere Antworten
Wie funktioniert die Sensorerhebung technisch?
Mit unter den Arbeits- und Meetingtischen geklebten Mini-Sensoren wird die Belegung des jeweiligen Platzes gemessen. Dies geschieht im simplen „An/Aus“ Modus. Diese Zustände werden alle 5 Minuten an einen Connector übertragen. Dieser sammelt die einzelnen winzigen Datenpakete und pingt diese verschlüsselt an einen sicheren Datenbank-Server. Die gewonnenen Nutzungsinformationen werden dann in Reports zusammengefasst (je nach Vorgabe des Kunden) und zur Verfügung gestellt.
Wie misst der Sensor?
Die kaum briefmarkengroßen Sensoren kleben unter den Tischen, zugeordnet zum jeweiligen Sitzbereich, und messen die Temperatur und die Bewegung unter der Tischplatte. Da die Messung nur aller 5 Minuten passiert, werden auch wirklich nur die Nutzungen gemessen, die eine gewisse Dauer und damit Sinnhaftigkeit haben.
Wie schnell geht das technische Setup?
Grundsätzlich hängt das von der Anzahl der zu montierenden Sensoren ab. Die einzelne Montage dauert kaum eine Minute. Inklusive der Integration der Transmitter-Struktur geben wir immer ein bis drei Tage für das technische Setup vor Ort an.
Danach integrieren wir die Analyseanforderungen in die Oberfläche der Sensor-Datenbank und stimmen die einzelnen Betrachtungsebenen mit unseren Kunden ab. Diese Initialisierungsphase dauert im Schnitt etwa 14 Tage.
Belastet die Sensortechnik die interne Haus- und Netzwerktechnik?
Nein, denn die Übertragung wird über die Mobilfunkfrequenzen geleitet und besteht aus einzelnen kleinen Pings, die über die Transmitter abgegeben werden. Eben diese Transmitter haben im Übrigen die Eigenschaft, eine leichte Verstärkung der Funksignale im ganzen Büro zu erzeugen. Der Handy-Empfang verbessert sich sogar ein wenig.
Wie sicher ist die Übertragung der Nutzungen?
Sehr sicher, dass vom technischen Anbieter IoT Fabrikken aus Dänemark verwendete Sicherheitsprotokoll entspricht den höchsten europäischen Anforderungen.
Steht der verarbeitende Server in Deutschland?
Ja, der die Daten empfangende und verarbeitende Server steht in Frankfurt am Main und arbeitet entsprechend der strengen, deutschen Datenschutz-Normen.
Wie lange sollte eine Nutzungserhebung dauern?
Für eine aussagekräftige Erhebung veranschlagen wir eine Mindestlaufzeit von 6 Monaten. Gerade für Optimierungsprojekte lassen sich dann schon punktgenaue Aussagen zu Raum- und Arbeitsplatznutzung treffen. Dabei empfehlen wir, dass die Sensorik auch nach der Modernisierung der Flächen wieder integriert wird, um die Ergebnisse – die sowieso in einer Mitarbeiterbefragung immer im Nachhinein eingeordnet werden sollten – zu verifizieren.
Lohnt sich eine Nutzungserhebung auch bei nur noch kurzer Mietdauer?
Ja, sogar noch mehr als für die Optimierung von noch länger angemieteten Flächen. Das Wissen um den eigentlichen Platzbedarf lässt eine Suche nach einem neuen Office deutlich einfacher werden. Die Anforderungen an Raum, Medien und Struktur sind vollumfänglich bekannt – ein riesiger Vorteil für das suchende Unternehmen.
Wie hoch ist der durchschnittliche Leerstand in einem Office?
In deutschen Büros gibt es immer (auch ohne Homeoffice und Kundentermine) einen gewissen Leerstand, bedingt durch Urlaub und Krankheitstage. Dabei schwanken die Zahlen nach verschiedenen Erhebungen zwischen 19 und 32 Prozent. Durch die neuen Arbeitsabläufe und die hybriden Arbeitszeiten sind Leerstände von bis zu 60 Prozent an bestimmten Wochentagen keine Seltenheit.
Kann die Sensorik auch mit meinem Buchungssystem kombiniert werden?
Ja, das System bietet eine offene Schnittstelle – etwaige individuelle Anforderungen klären wir gern gemeinsam mit unserem technischen Partner und Ihnen persönlich.
Die Nutzungserhebung als Teil unseres Analyseprozesses
Ebene 5
Nutzungserhebung mit Sensortechnik