Interview mit der Projektverantwortlichen

Anke Gerlach im Gespräch

vonTorsten/2. Juli 2024

In einem erfolgreichen Projekt arbeitete Büroart mit Frau Anke Gerlach zusammen. Es ging um die Neukonzeption des Headquarters eines großen Software-Entwickler in München. Im Fokus standen dabei neben der Modernisierung und Aufwertung vor allem die Verkleinerung der Fläche um mehr als 50 Prozent.

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Torsten: Schönen guten Tag Frau Gerlach, super dass Sie einige Fragen zur Umsetzung eines modernen Büroumfeldes aus Sicht der Projektleitung beantworten.

Frau Gerlach: Ja, tue ich gern.

Vielleicht kurz zu mir – ich bin Anke Gerlach und seit 35 Jahren in dem Thema Immobilien unterwegs. Ich habe für viele große IT-Unternehmen gearbeitet, nicht nur für Deutschland zuständig, sondern für ganz Europa. Angefangen habe ich, nachdem mir die Textilbranche zu langweilig geworden war, bei einer IT-Firma, wo ich den Büromöbel-Einkauf gemacht habe. Über diesen Bereich rutschte ich dann in die Immobilienbranche mit unterschiedlichen Modernisierungsprojekten hinein.

Torsten: Stichwort Modernisierungsprojekt – genau über diesen Bereich sind Sie mit Büroart in Berührung gekommen. Dabei ging es konkret um die Modernisierung des Münchner Standortes eines großen Softwareunternehmens, richtig?

Frau Gerlach: Genau so war es. Es gab im Unternehmen das Ausgangsproblem, dass die bestehenden Flächen am Münchner Standort sehr gesplittet und auf vielen unterschiedlichen Etagen verteilt waren. Hinzu kam, dass wir viel zu viel Platz hatten, noch mehr nach Corona.

Und so mussten wir uns Gedanken machen, da der Mietvertrag für die Flächen vor der Verlängerung stand. Spannend übrigens war, dass unser Vermieter uns ein richtig großes Budget gegeben hätte für einen Umbau, wenn wir im Mietobjekt geblieben wären. Da hätten wir viel modernisieren können, das Problem der Splittung würde aber weiter bestehen.

Halbierung der Fläche im neuen Gebäude

Vor diesem Hintergrund sind wir auf die Suche gegangen und vor den Toren von München fündig geworden. Die 2.800 Quadratmeter der neuen Fläche stellten aber eine Halbierung der vorherigen Mietfläche dar. Dickes Plus der neuen Flächen war aber, dass diese optimal für eine moderne Bürowelt geschnitten sind.

Torsten: Eine Halbierung der Fläche, das ist ein Riesen-Schnitt – wie konnte euch Büroart dort unter die Arme greifen?

Frau Gerlach: Nun vielleicht erstmal ein wenig weiter ausgeholt: IT-Firmen sind schon einen Schritt weiter als Firmen in anderen Branchen. Es gibt keine Einzelbüros und Desk Sharing (Anm.d.Red.: die Auflösung von fix den Mitarbeitenden zugeordneten Arbeitsplätzen) gehört zur Arbeits-Normalität.

Die ITler kommen rein, um Meetings zu machen, sich mit Kollegen auszutauschen, fahren dann zum Kunden und sind wieder weg und brauchen eigentlich überhaupt keinen festen Tisch mehr. Konzentriertes Arbeiten macht man zu Hause und weniger im Büro. Mit meinen Erfahrungen aus den Standorten vorher in London und Paris kannte ich diese Ausgangslage sehr gut.

Büroart hat zusätzlich noch positiv mitgesteuert, da in der alten Fläche schon Bereiche im Stile von modernen Prinzipien nach unseren Planungen vor Corona umgebaut wurden. Das Feedback der Mitarbeitenden war durchweg supergut.

Torsten: Ihr hattet zu diesem Zeitpunkt etwa 190 bis 200 Mitarbeiter am Standort. Auf wie viele Arbeitsplätze habt ihr das dann verringert im neuen Objekt?

Frau Gerlach: Am neuen Standort wurden nur noch 64 normale Arbeitsplätze geplant. Die restliche Fläche sollte dagegen viel mehr Möglichkeiten bieten, Meetings abzuhalten, miteinander zu reden oder an Projekten gemeinsam und kreativ zu arbeiten. Diese Ideen hatten die Mitarbeiter bei der schon erwähnten „Test“-Fläche enorm begeistert

Mit unseren Vorstellungen sind wir dann auf Büroart zugegangen und das hat dann echt hervorragend gepasst. Das gemeinsame Layout war schon fertig, bevor wir den Mietvertrag unterschrieben haben, und da hast du es dann richtig leicht, wenn du nach Unterzeichnung direkt in die Ausbauphase starten kannst

Torsten: Wie haben Sie die Zusammenarbeit empfunden?

Frau Gerlach: Sowohl in der Vorbereitung als dann auch in der Planung war es eine super Zusammenarbeit mit der Innenarchitektin Caro und der Projektleiterin Anita von Büroart. Beide haben einen enormen Erfahrungsschatz, aber eben auch Kenntnisse von unseren Abläufen.

Die ganze Planung wurde uns abgenommen. Was auch echt klasse war, dass Büroart sich als Teil unseres Teams verstanden hat. Das war wichtig, besonders bei Projektterminen mit dem Vermieter, da wir dort auf die Expertise von Büroart zurückgreifen konnten.

Nach der Planung kam dann der Umzug, bis ins Kleinste vorbereitet. Das war echt komplex, da wir altes Mobiliar mitgenommen und Neues angeschafft haben. Toller Job. Auch die Betreuung nach dem eigentlichen Umzug war offen und ehrlich. Das schätze ich sehr! Besonders Anita hat bei den Anlieferungen dann mit ihrem Organisationstalent vor Ort einige Probleme in der Entstehung gelöst.

Torsten: Im Nachgang betrachtet, welche positiven Entwicklungen, die durch die Modernisierung entstanden sind, konnten Sie feststellen?

Frau Gerlach: Also ich glaube, es ist ein komplett neues Look-&-Feel entstanden. Vorher Einheitsbrei, jetzt modernes und hybrides Arbeiten – das wäre wohl die Kurzformel. Nicht nur neue Strukturen, sondern auch neue Farbgebung und Design-Elemente waren dafür erfolgsentscheidend. Das Unternehmen hat jetzt einen tollen Empfangsbereich mit Rezeption, verschiedene Kundenbereiche, zwei Büro-Segmente für konzentriertes Arbeiten und eine große Kollaborationszone, die auch für größere Events geeignet ist und je nach Bedarf umgestaltet werden kann.

Ich bin wie erwähnt seit 35 Jahre im Metier unterwegs und ich glaube, das war ein Meisterstück. Zeigt sich auch an der Akzeptanz der Mitarbeiter, es gab faktisch keinerlei Kritiker nach dem Umzug.

Torsten: Vielen Dank für das Interview und die Einblicke in ein Modernisierungsprojekt, Frau Gerlach.