Verhaltenskodex im Büro – echt? Nötig!

Unternehmen funktionieren intern ähnlich wie Familien. Da gibt es die Helfenden, die Fordernden und die Faulen – wie bei jedem gesellschaftlichen Zusammensein bedarf es hier Regeln und Pflichten. Wer in einer Wohngemeinschaft (WG) in der Ausbildung oder Studienzeit gewohnt hat, weiß wovon wir hier schreiben. In Unternehmen wächst diese „unsichtbare“ Kodex meist organisch. Es lohnt sich jedoch durchaus, ihn in die Firmenkultur aufzunehmen, niederzuschreiben und den neuen, natürlich auch den gestandenen Mitarbeiter:innen an die Hand zu geben.

Telefonie, Ordnung, Spülmaschine – Der Sprengstoff im Büro

Jede:r hat im Büro(zusammen)leben ganz eigene Prioritäten. Vielleicht achtet Gisela aus der IT nicht auf ihre Tasse und hinterlässt auf jeder Oberfläche Kaffeeränder. Guido aus der Personalabteilung brüllt bei seinen Telefonaten in enormer Lautstärke – so dass jeder im Büro den Krankheitsstand seiner Tante kennt. Und bestenfalls stört den einen die Eigenart es anderen.

Weitere Klassiker sind:

  • Das Geschirr in die Spülmaschine packen und nicht in den Abwasch
  • Das Geschirr aus der Spülmaschine in den Schrank stellen
  • Den Wasserfilter für den Kaffee nicht wieder auffüllen
  • Das letzte Toiletten-Papier verbrauchen ohne Rückmeldung zu geben

Das Büro ist voll von diesen Reibungspunkten. Die Regeln zu kennen, ohne dafür einen Fixpunkt zu haben, führt meist zu Streitereien und sogar tiefliegenden Feindschaften innerhalb einer Belegschaft.

Schafft ein geschriebener Verhaltenskodex nun Ruhe?

Also gibt es von vielen Unternehmensberatern für diesen Punkt den Ratschlag: Schreibt alles auf, dann kann sich daran auch jeder halten! Die Ordnung wird besser, die Zusammenarbeit effizienter.

In der Umsetzung entsteht dann aber ein ganz alltägliches Problem, wenn jemand Regeln aufstellt, die er oder sie im normalen Arbeitsablauf nur selten „zu Gesicht“ bekommt. Es läuft auf eine Aufzählung von Pflichten und Regeln hinaus – ohne direkten Einfluss auf die Prozesse der Mitarbeiter:innen.

Der Verhaltenskodex spiegelt zwar die Unternehmenskultur im Großen wider, muss aber im Kleinen auch wirksam werden. Und um auf einen gemeinsamen Nenner zu kommen, benötiget das Unternehmen ein gezieltes Miteinander

Mitarbeiterpartizipation als Weg UND Ziel

Hier kommen wir oft ins Spiel. Wir kennen das große Konzept auf der einen, haben aber auch einen Einblick in die normalen Abläufe im Büro. Wir versuchen in einem ersten Schritt zu verhindern, dass die Regeln vom Verhaltenskodex nicht zu sehr in Richtung Unternehmensphilosophie „abdriften“. Zu viel Kultur führt zu sehr diffusen Regeln – keine gute Basis für spätere Anwendbarkeit!

Unsere Aufgabe bei der Erstellung eines Kodex ist, die Regeln nicht nur niederzuschreiben, sondern sie auch in den Köpfen der Mitarbeitenden zu verankern.

In einem Büroart Mitarbeiter-Workshop [Link] schaffen wir die idealen Voraussetzungen hierfür. Wir setzen uns an einem neutralen Ort mit ausgewählten Mitarbeitern (Key-User) zusammen und erarbeiten ein übersichtliches, aber verbindliches Regelwerk, den Verhaltenskodex.

Durch das Einbinden der Key User stellen wir sicher, dass alle unterschiedlichen Interessen berücksichtigt werden und die Regeln auch durchsetzbar sind. Es gibt nichts schlimmeres, als mit einem aufgezwungenen Regelwerk (unbeabsichtigt) einen Keil zwischen Management und Belegschaft zu treiben.

Der zweite positive Effekt: die gemeinsam erarbeiteten Regeln werden nur selten nochmals hinterfragt! Alle haben zugestimmt. Folgerichtig werden sie nun auch deutlich besser durchgesetzt, denn wer sich selbst eigene Regeln gibt, nimmt diese dann auch eher und besser wahr.

Ein Kodex muss kurz & knackig sein!

Der optimaler Verhaltenskodex passt gut lesbar auf eine DIN A4 Seite. Er hat dabei nicht mehr als zehn Punkte. Zu viele und detaillierte Regeln sorgen für Mikromanagement und Trotzreaktionen. Dadurch verringert sich die Akzeptanz.

Wenige, präzise ausgearbeitete Punkte dagegen sorgen für eine hohe Identifikation und Annahme. Durch die vorherige Diskussion bei der Erstellung lassen sich die zehn größten Reibungspunkte gut eingrenzen. Je mehr die Mitarbeiter sich hier wiederfinden in der Entwicklung des Kodex, desto besser wird später das aktive Engagement sein.

Besonders charmant ist der Mitarbeiter-Workshop natürlich zu einer Zeit, in der ohnehin große Veränderungen anstehen. Beispielsweise im Rahmen eines Umzugsprojekts. Mit dem räumlichen Wechsel geht automatisch auch eine Verschiebung der Unternehmenskultur einher. Bei dieser Gelegenheit können einige ‚Altlasten‘ mit einem durchdachten Konzept zurückgelassen werden.

In neuen Räumen ist auch eine gesteigerte Akzeptanz von neuen Regeln zu erwarten. Daher empfehlen wir immer in Veränderungsprozessen alle Facetten des Unternehmens auf den Prüfstand zu stellen. Meist tauchen dabei einige Themen auf, die berücksichtigt werden müssen. Unter anderem eben der Verhaltenskodex.