„Flexible is Magic“ – Skalierbarkeit im Büro

Mehr oder weniger MItarbeiter auf derselben Fläche

„Flexible is Magic“ – Skalierbarkeit im Büro

Mehr oder weniger MItarbeiter auf derselben Fläche

Etwas abgewandelt – der Werbeslogan mit David Copperfield. Aber ähnlich wie der bekannte Big-Mac™ geht es bei der freien Veränderbarkeit von Flächen um ein „Erlebnis“. Dieser Eventcharakter betrifft aber keinen DJ im Eingangsbereich oder eine gut sortierte Bar im Konferenzraum. Vielmehr benötigen Mitarbeitende in Bürokomplexen heute mehr als nur einen festen Arbeitsplatz, eine Toilette und eine Kaffeemaschine in Griffweite.

Von engen Räumen hin zu offenen Gebilden?

Büroräume sind trotzdem im Verständnis vieler Unternehmen fixe Gebilde. Arbeitsplätze, Meeting-Rooms und ein Empfangsbereich plus Teeküche – so lassen sich derzeit rund 80 Prozent aller Büros beschreiben. Zeit für Arbeit zu Hause (Remote Arbeit) hatte einen sehr geringen Anteil von unter 10 Prozent.

Unter den Wirkungen von Corona und den ständigen Lockdowns müssen die Firmen seit gut Anfang 2020 nicht nur umdenken, sondern mittlerweile auch Lösungen anbieten. Anders als in der produzierenden Wirtschaft sind Büroarbeiter zwar gebunden an die Daten und technischen Systeme jedoch nicht an die Örtlichkeit.

Der Homeofficeanteil liegt selbst ohne Lockdown mittlerweile bei über 25 Prozent dauerhafter „Zu-Hause-Arbeiter“. Homework und Bürarbeiter sind aber mittlerweile nicht mehr nur die einzigen Arten des Remote-Arbeitens. Die „Enthusiasten“ sind 4 von 5 Tagen im Büro, die „Work-Life-Balancer“ sitzen zwei- bis dreimal in der Woche an ihrem Arbeitsplatz.

„Worst Case: Alle sind da“ – Seltenheit im Büroalltag

Und alle Personengruppen wollen und müssen sich wiederfinden im Büro. Dabei geht es mittlerweile nicht mehr zentral um das eigentliche Erfüllen der gestellten Aufgaben oder die Durchführung von Projekten. Zwischenmenschliche Information und Interaktion sowie direkte Kommunikation stehen hier im Fokus.

Natürlich müssen Bereiche erhalten bleiben,  in denen konzentriertes und fokussiertes Arbeiten möglich ist. Gerade Mitarbeiter-Gruppen mit hohem Anteil an dauerhaft im Büro Arbeitenden, wie etwa die Finanzabteilung, brauchen diese Areale. Nichtsdestotrotz müssen auch hier flexible Zonen geschaffen werden.

Das Bedürfnis nach Flexibilität und Skalierbarkeit steigt jedoch in den Bereichen Marketing, Planung und Projektarbeit. Hier ist nicht nur der Anteil an Homeworkern, Enthusiasten und Work-Life-Balancern signifikant höher – es können auch abhängig von der Auftragslage schnell mehr oder weniger Mitarbeitende gebraucht werden. Aber wohin nur mit den ganzen Leuten?

Skalierbar = sinnvoll variabel agieren

Diese Problemstellung und das Bedürfnis nach geeigneten Flächen wollen die modernen Konzepte mit unterschiedlichen Ansätzen lösen.

Scalable Open Office

Einige agieren nach dem Prinzip des „Open Office“. Der gesamte Raum wird – ausgenommen die Bereiche für die Konzentrationsarbeit – aufgebrochen. Die zugrundeliegende Ordnung der Arbeitsbereiche bleibt zwar erhalten, die Möglichkeiten kleinere Areale für die Kommunikation zu schaffen, steigen stark an. Diese „Mini“-Kommunikationsflächen können, mit diversen Möbeln versehen, schnell zu Informationsecken oder eben zu mobilen Arbeitsbereichen werden. Das Büro wird skalierbar.

Wird zusätzlich noch das Teilen von Arbeitsplätzen (sog. Shared Desk) im Unternehmen verankert, können sogar ganze Räume und Flächen anders genutzt werden. Dort bieten sich dann variable Lösungen an, die zum einen Erholung und informelle Gespräche zulassen, andererseits aber auch für Meetings, Pitches, Präsentationen oder interaktive Projektarbeit genutzt werden können.

Club Office

Andere propagieren das „Club Office“. Der Büroraum wird mehr als Eventfläche verstanden, auf welcher die einzelnen Nutzungsvarianten keiner grundlegenden Ordnung unterliegen. Die informelle Kommunikation und der fachliche Austausch stehen im Zentrum der Planung.

Weitläufige Break Out Areas – Flächen, die vorrangig nicht der Konzentrations- oder Projektarbeit dienen – und nicht abgegrenzte Meeting-Points bestimmen das Bild des Büroplanes. Einzelne Arbeitsplätze sind zwar integriert, wirken jedoch eher als „Inseln“. Durch die Freiheiten lassen sich sehr variable Anzahlen an Mitarbeitern in diesem Konzept vereinen.

Diese Art der Lösung setzt aber grundsätzlich einen sehr hohen Anteil an Homeworkern und Life-Balancern in der Firma voraus.

Ist Skalierbarkeit nun das „neue Ding“?

Einfache Antwort auf die Frage, ob skalierbare Flächen das neue, heiße Ding sind? Jein! Natürlich hat sich die Anspruchslage in den letzten Monaten und Jahren stark verändert, was eine Skalierbarkeit sehr wichtig werden lässt. Andererseits sind variabel gestaltete Büroflächen seit jeher eher ein Plus. Wächst das Unternehmen, verändern sich die Ansprüche oder schrumpft die Mitarbeiterzahl – alles Parameter, die eine Bürofläche sinnvoll erfüllen sollte. Daher ist das skalierbare Büro eher ein „dauerhaft heißes Ding“.

Hinzu kommt, dass wandlungsfähige Räume in einem Büro auch der Eigenwerbung dienen. Fachkräfte fürs eigene Unternehmen gewinnen, ist mittlerweile eine sehr zeitraubende Angelegenheit. Außerdem steigt die Konkurrenz, bedingt durch die hohe Nachfrage. Der Mitarbeitende kann sich das Büro aussuchen, das für ihn oder sie am besten und angenehmsten scheint. Modernes Ambiente und variable Nutzung rangieren nach verschiedenen Umfragen sehr weit oben bei den Gründen für oder gegen eine Arbeitsstelle.