Die Wiederbelebung des Büro-Arbeitens – klar, aber wie?

Motivation, Flexibilität – und was Flächen für eine Rolle spielen können

vonMoritz Lesche/23. Oktober 2023

Die Frage, wie Unternehmen ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dazu bringen, wieder vermehrt und vor allem gern im Büro zu arbeiten, beschäftigt Personalabteilungen auf der ganzen Welt. Die meisten versuchen, ihre Teams zu einer bestimmten Anzahl von Präsenztagen im Büro zu verpflichten. Doch der Zwang zur Anwesenheit stößt oft auf Widerstand, da er die individuelle Freiheit beschneidet.

Dennoch ist es verständlich, dass sich viele Unternehmen eine erhöhte Präsenz am Arbeitsplatz vor Ort wünschen. Und der Nutzen ist auch für den Mitarbeitenden sehr groß, denn ein Büroarbeitsplatz bietet nicht nur Raum für die Erledigung von Aufgaben; er ermöglicht persönliche Kontakte und Networking. Vertrauen, Zusammenhalt und Inspiration entstehen häufig durch den persönlichen Austausch. Insbesondere introvertierte Mitarbeitende laufen in Remote-Arbeit nicht selten Gefahr, den Anschluss an ihr Team zu verlieren.

So bleiben drei denkbare Ansätze für ein Unternehmen:

Prinzip „Haben wir schon immer so gemacht“, also Laufen lassen und hoffen
Prinzip „Wir machen das jetzt alle so!“, indem fixe Regelungen für die Mitarbeitenden per Arbeitsanweisung definiert werden oder
Prinzip „Chancen durch Veränderung nutzen“

Falls Sie Prinzip 1 oder 2 anhängen, wird Ihnen der folgende Beitrag nur wenig Denkanstöße liefern. Wir arbeiten und leben den Ansatz der Veränderung bei büroart.

Welche Mehrwerte die vom Unternehmen bereitgestellte Arbeitsumgebung für das einzelne Teammitglied bringen, ist dabei eine Frage, die sich unter Umständen täglich neu. Dabei muss der Benefits des Büros für den Mitarbeitenden jedes Mal aufs Neue zunächst den faktischen Nachteil des (Lebens-)Zeitverlustes durch den Arbeitsweg kompensieren. Erst darüber hinaus wird es nachhaltig sinnhaft und für alle Seiten interessant.

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Präsenz fördert Ideen und Team-Zusammenhalt

Auch das „Onboarding“ neuer Teammitglieder bereitet Schwierigkeiten bei andauernder Remote Arbeit, wobei die größten Probleme zumeist in der Integration in die bestehenden Teams entstehen. Informellen Gespräche, die sich am Schreibtisch oder im Flur ergeben, bieten bestmögliche Gelegenheit, um Kollegen besser kennenzulernen. In der Kaffeeküche entstehen oft erste persönliche Anknüpfungspunkte.

Gerade beim klassischen Kaffeeplausch (gern auch mit Tee) entstehen zudem zukunftsweisende Ideen für wichtige Veränderungen oder sogar neue Produkte – im persönlichen Austausch steckt viel Potenzial. Wenn Kollegen erst angerufen werden müssen, um eine vage Idee zu besprechen, bleiben vielversprechende Chancen unentdeckt. In virtuellen Meetings werden in der Regel nur konkrete Arbeitsaufgaben diskutiert. Gespräche über Themen abseits der Arbeit sind selten, insbesondere wenn die Menschen sich nicht persönlich kennen.

Was motiviert nun zur Rückkehr ins Büro?

Während die meisten Aufgaben von überall aus erledigt werden können, bleibt das Büro unersetzbar für Integration, Kreativität und Kommunikation, gern auch in Form spontaner Brainstormings. Doch was kann Mitarbeiter:innen motivieren, vermehrt im Büro zu arbeiten?

Grundsätzlich hängt vieles von einer positiven Grundstimmung der Mitarbeitenden ab. Führungskräfte sollen und müssen hier vorn dabei sein. Je regelmäßiger sie im Büro präsent sind, desto mehr „Strahlkraft“ hat dies auf die Belegschaft. Weitere Anreize können sowohl das Wohlbefinden als auch das Umfeld der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen betreffen. Gemeinsame Mittagessen oder Zuschüsse zum ÖPNV steigern die Bereitwilligkeit zur Rückkehr ins Büro. Es klingt banal, aber Pizza und Co. ziehen fast immer.

Neben diesen „leiblichen“ und finanziellen Anreizen sollten Unternehmen aber auch an der Stellschraube Arbeitsplatz und Flächennutzung im Büro drehen. Je vielfältiger die Mehrwerte für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind, desto eher wird das „Office“ als Raum der Kollaboration, Ideenreifung und Kommunikation wahr. Dabei geht es nicht um die eigentliche Qualität des einzelnen Arbeitsplatzes, sondern eher um ein durchgängiges Konzept, dass das hybride Arbeiten dergestalt unterstützt, dass die Vorteile von Präsenz und Homeoffice miteinander verschmelzen.

Smart Office: Der Motor für produktive Zusammenarbeit

Smarte Büros sind durch ihre vielfältigen Bereiche für Arbeit und Kollaboration der Schlüssel zur Zukunft der Arbeitswelt. Von inspirierenden Meeting-Räumen über loungeähnliche Flächen bis hin zu Co-Working Spaces und Einzelbüros – hier finden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen den idealen Ort für jede Aufgabe. Alle Arbeitsplätze sind darauf ausgelegt, störungsfreies Arbeiten zu ermöglichen, ohne Kabelsalat oder mühsames WLAN-Passwort-Gezerre.

94 % der Unternehmen sehen Notwendigkeit von modernen Arbeitswelt-Konzepten

Laut dem „Global Customer Experience Report 2023“ von NTT sind 94 Prozent der befragten Unternehmen überzeugt, dass eine bessere Mitarbeiter-Zufriedenheit (Employee Experience) ihren Gewinn steigern kann. Eine entsprechende Strategie zur Förderung der Experience haben rund 83 Prozent als dringend erforderlich angesehen.

Deshalb investieren viele Firmen in smarte Technologien und statten ihre Besprechungsräume mit Videokonferenz-Systemen aus. Das soll die Mitarbeitenden für die Arbeit im Büro zu begeistern. Das entspricht jedoch nur einem kleinen Teil der sinnstiftenden Möglichkeiten. Wir schauen im Folgenden auf die Aspekte Flexibilität der Räume, Integration digitaler Technik in den Büroalltag, die Optimierung von Umweltfaktoren sowie das Thema Energieeffizienz und Nachhaltigkeit.

Die Merkmale eines intelligenten Büros

In einer Zeit, in der die meisten Mitarbeiter:innen keinen festen Arbeitsplatz mehr benötigen, sondern eine flexible Umgebung, die sich an ihre Bedürfnisse anpassen lässt, werden intelligente Büros zu einem wichtigen Bestandteil der modernen Arbeitswelt. Ein Smart Office steigert die Produktivität, ermöglicht Innovationen und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit, während es Unternehmen die Möglichkeit gibt, Kosten zu senken und nachhaltiger zu agieren. Hier sind fünf wesentliche Merkmale, die ein solches intelligentes Büro ausmachen.

Flexible Arbeitsbereiche: Ruhe, Kollaboration und Komfort in einem

Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen benötigen für unterschiedliche Tätigkeiten verschiedene Arbeitsumgebungen. Diese sollten sowohl klassische Bürobereiche und ruhige Einzelplätze für konzentriertes Arbeiten als auch Co-Working Spaces, Lounges und Meeting-Räume für den Austausch mit anderen bieten.

Höhenverstellbare Schreibtische und ergonomische Stühle sind obligatorisch. Es geht schlicht um die Öffnung von Arealen und das Konzept einer einladenden Atmosphäre. Da die Möglichkeiten durch die vorhandenen Räumlichkeiten normalerweise begrenzt sind, heißt das Stichwort Flächen-Flexibilität. Nur die Flexibilität in der Raumgestaltung ermöglicht es, die Umgebung für Besprechungen, Webinare und Vor-Ort-Veranstaltungen so anzupassen, dass sie je nach benötigter Nutzungsart von der Belegschaft umgestaltet werden.

Je einfacher dies gelingt, desto höher werden die produktiven Ergebnisse qualitativ und quantitativ ausfallen. Hinzu kommt, dass die Möglichkeit der individuellen Veränderung des eigenen Arbeitsumfeldes auf die eigenen Bedürfnisse ein sehr wichtiger Faktor für die positive Bindung der Mitarbeiter:innen an das Unternehmen ist.

Stressfrei Räume reservieren, optimiert Raumauslastung und steigert Zufriedenheit

Variable Konzepte haben immer eine direkte Folge: Es gibt nicht mehr für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin zu jeder Zeit einen fixen Arbeitsplatz. Desk Sharing und Remote Work müssen dann Firmen-DNA werden. Um etwaige Nutzungsengpässe – gerade bei hybriden Konzepten mit Homeoffice- und Büroarbeitsanteil – vorzubeugen, braucht es digitaler Buchungssysteme für Arbeitsplätze und Räume.

In einer Umgebung, in der Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz haben, besteht oft Unsicherheit darüber, ob und wo sie einen freien Schreibtisch finden können. Ein Buchungssystem ermöglicht, Arbeitsplätze im gewünschten Bereich, den notwendigen technischen Voraussetzungen oder Meeting-Räume für Talks und Interaktionsarbeit im Voraus zu reservieren. Das verhindert frustrierende Erfahrungen.

Dabei verstehen sich moderne Systeme als Multi-Channel-Lösungen. Es gibt dort sowohl die Möglichkeit, vom eigentlichen Arbeitsplatz im Büro einen anderen Raum zu buchen, als auch die Chance, dies online von daheim zu planen.

Anwesenheitssensoren für Tische und smarte Videokonferenzsysteme liefern wertvolle Informationen darüber, ob gebuchte Tische und Räume tatsächlich genutzt werden. Diese Daten helfen Unternehmen, die Auslastung weiter zu optimieren und zu verstehen, ob die Räumlichkeiten den Bedürfnissen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen entsprechen.

Drahtlose Büros fördern reibungsarme Zusammenarbeit

Moderne technische Ausstattung am Arbeitsplatz: Ein intelligentes Büro ist ein drahtloses Büro, in dem Mitarbeiter ohne Kabelverbindungen oder Adapter sofort loslegen können. Dies ermöglicht einen reibungslosen Übergang zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen. Moderne Wi-Fi-6- oder 6E-Netzwerke garantieren schnelle und zuverlässige Verbindungen bis in den letzten Winkel.

Große Monitore an den Arbeitsplätzen tragen dazu bei, dass die Arbeit angenehm von der Hand geht, während Smartboards und Videosysteme in den Projekt- und Meeting-Räumen bei Besprechungen unterstützen. Dank dieser Videosysteme werden auch Mitarbeiter, die remote arbeiten, zu gleichwertigen Teilnehmern und nicht zu einer kleinen Fußnote auf einem winzigen Notebook-Bildschirm.

Es kann sogar sinnvoll sein, Küchen, Pausenräume und offene Bereiche mit Videosystemen auszustatten, um verteilte Teams in ihren Pausen zu unterstützen und näher zusammenzubringen.

Wärme, Geräusche und Licht entscheiden über Wohlbefinden und so über Produktivität

Produktives Arbeiten ist nur in einer Umgebung möglich, in der sich die Mitarbeiter wohlfühlen. Eine zu hohe Temperatur, unzureichendes Licht oder übermäßiger Lärm führen zu Stress und verringern die Leistungsfähigkeit, auch wenn die Auswirkungen oft unbewusst sind.

In einem Smart Office überwachen Sensoren die Temperatur, die Helligkeit, die Lautstärke und die Luftqualität (CO2-Gehalt, Luftfeuchtigkeit, Schadstoffgehalt). Obwohl Unternehmen nicht immer die volle Kontrolle über die Gebäudetechnik haben, können sie den Mitarbeitern dennoch nützliche Hinweise auf dem Desktop anzeigen, wie beispielsweise das Öffnen eines Fensters. Eine CO2-Ampel kann bereits an das regelmäßige Lüften erinnern.

Gerade die Belastung mit Geräuschen wird in flexiblen Bereichen eines offenen Büros nicht selten als höchste Angst von denjenigen benannt, die verstärkt konzentriert arbeiten und eher wenige kommunikationsbasierte Projektumsetzung auf der Agenda haben. Hier sind die Möglichkeiten vielfältig, von der audiovisuellen Abgrenzung bestimmter Sektoren bis hin zu akustischen Raum-Rausch-Systemen, die durch gering hörbares Rauschen die Belastung von lauten Gesprächen an nahegelegenen Desks um ein Vielfaches verringern.

Informationszentrale Empfang: schnell registrieren und leicht orientieren für Gäste und Kollegen

Intelligenter Empfang für Besucher: Ein Informations-Terminal im Eingangsbereich ist eine nützliche Hilfe für Besucher und externe Kollegen. Dort können sie sich beispielsweise als Besucher registrieren, so dass die erwartenden Mitarbeiter über ihre Ankunft informiert werden.

Oder sie rufen den Plan des Büros auf, um sich über Meeting-Räume und andere interessante Orte sowie deren Standorte zu informieren. Via QR-Code oder NFC lässt sich die Route unkompliziert auf das eigene Smartphone übertragen. Insbesondere in großen Bürogebäuden, die sich über mehrere Etagen erstrecken, sorgt eine Indoor-Navigation auf Basis von Bluetooth oder WLAN dafür, dass sich niemand verläuft.

Dabei sollte der Empfang nicht als digitale Anwendung verstanden werden. Ein persönlicher Concierge mit wenig wechselnden Personen und erweiterten Präsenszeiten sowie höheren organisatorischen, sozialen und kommunikativen Kompetenzen ist wahrscheinlich der bestmögliche Pluspunkt für ein Unternehmen.

Durch Teilen, Messen, Reduzieren und Optimieren Kosten senken.

Daten bilden die Grundlage für jede sinnvolle Optimierung. Das ist bei den Büroflächen nicht anders. Eine messbare Raumnutzung liefert erste harte Fakten vor, während und nach Modernisierungsprojekten. Erst durch die Vergleichs- und Entwicklungsdarstellung wird eine Maßnahme auswertbar und justierbar.

Ein intelligentes Büro hilft dann, nachhaltig Kosten zu senken und die Umwelt zu schonen. Dies beginnt bereits mit der Verringerung der eigentlichen Arbeitsplatzanzahl, durch die Unternehmen weniger Bürofläche benötigen. Das bedeutet neben geringeren Mietkosten auch weniger zu heizende oder zu beleuchtende Fläche. Wenn Unternehmen die Belegung der Arbeitsplätze und Räume erfassen, können sie ungenutzte Bereiche und Tische gezielt stromlos schalten, um Standby-Geräte und unnötiges Licht zu vermeiden.

Die Heizungssteuerung kann an die Belegung gekoppelt werden. Es ist wichtig, den Stromverbrauch einzelner Geräte und Bürobereiche granular zu messen. Nur so lassen sich große Energieverbraucher identifizieren und Optimierungsmöglichkeiten erkennen. Viele Netzwerkgeräte können ihren Stromverbrauch selbst ermitteln. Moderne Access Points können sogar die Sendeleistung reduzieren, wenn nur wenig Datenverkehr anfällt.

Problem bei der Messung ist aktuell jedoch, dass entweder kostspielige Sensortechnik eingebaut werden muss oder eine dauerhaft funktionierende Datenauslesung horrenden Kosten verursacht.

Wer Mehrwerte schafft, schafft auch die Leute wieder ins Büro!

Smart Office ist die Zukunft der Büroarbeit. Hier können sich die Potenziale der Mitarbeiter entfalten und die Bedürfnisse der modernen Arbeitswelt spiegeln. Es ist eine Umgebung, die Flexibilität, Effizienz und Innovation fördert, während sie gleichzeitig die Umweltbelastung reduziert.

Dass Unternehmen Bauchschmerzen bei dieser neuen und komplexen Thematik haben, ist nur zu verständlich. Ein Belassen im aktuellen Zustand erscheint da sehr oft als besser, frei nach dem Motto „Never change a working area“. Aber es gibt eben neue Herausforderungen, wie Corona und den starken Einfluss von Homeoffice auf die Büroarbeit zeigten. Pauschal gesagt: „Einfach ist es nicht, hochgradig sinnvoll bei einer datenunterstützten und professionell begleiteten Modernisierung aber meist schon!“

Ohne einen Startschuss geht es aber nie. Deshalb treffen sich unsere Analysten im Vorhinein zuerst mit den Entscheidern in den Unternehmen, um deren Wissen und Verständnis für die Potenziale soweit „aufzubauen“, dass danach eine fundierte Entscheidung getroffen werden kann.

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