Büroflächen optimieren bedarf optimaler Bestandsaufnahme

Praxistipps zu Aufmaß und Dokumentation

vonTorsten/10. März 2023

Um Büros zu modernisieren oder zu optimieren, braucht es eine Bestandsaufnahme. Vollständige, fachgerechte Vermessungen und deren Dokumentation bilden die Grundlage für eine mangelfreie und kosteneffiziente Planung und Umsetzung. Ohne Bestandsaufnahme wäre der Erfolg der Projektes für das Unternehmen fraglich, es könnten sogar existenzgefährdende Zusatzkosten im Projektverlauf auf den Auftraggeber zu kommen.

Um es mit den Worten eines befreundeten Architekten, welcher auf die Sanierung von Altbauten spezialisiert ist, zu sagen: „Gute Architektur kostet nicht mehr als schlechte Architektur“ – so möchte ich dies auf die Bestandsaufnahme übertragen. Alles, was wir an Zeit vor Ort durch eine unvollständige Erfassung sparen, werden wir im Nachgang um ein vielfaches aufwenden müssen.

Ich wende mich in meinem heutigen Blockbeitrag vor allem an die Profis im Außendienst und der Projektleitung. Sie sind die Augen und Ohren vor Ort, die die Grundlage dafür liefern, dass Fachleute wie ich im Nachgang das Gebäude verstehen und kosteneffizient beplanen können. Bei der Annäherung an ein zu beplanendes Objekt handelt es sich im Normalfall für den Planer eher um ein Einzelstück als um eine Serie. Er benötigt eine möglichst umfassende Beschreibung.

Hier gilt wie so oft: Viel hilft viel – mehr hilft mehr!

Die Bestandsaufnahme – eine Menge zu beachten!

Die Bestandsaufnahme in der Innenarchitektur sollte alle Faktoren des gesamten Gebäudes bzw. die der zu beplanenden Räume umfassen. Dies stellt im Normalfall immer ein komplexes Konstrukt dar.

Zu den Faktoren zählen neben Wänden, Decken und Böden (aufgeständert, mit Fußbodenheizung, etc.) auch Türen, Fassadenteile und Fenster und deren Verschattungsmöglichkeiten. Weiterhin ist die bestehende technische Gebäudeausrüstung (abgekürzt TGA) mit den Gewerken Elektro, Sanitär, Heizung und Lüftung, sowie Löscheinrichtungen und alle Ausstattungen der Kommunikation und EDV von maßgebender Bedeutung und sollte definitiv erfasst werden.

Die Bestandsaufnahme besteht immer aus dem Aufmaß, einer Fotodokumentation, der Sammlung der technischen Informationen zur TGA und anderer wichtiger Informationen in (digitaler) Textform.

Gedankenspiel – Schrank aufbauen ohne Bestandsaufnahme

Ein Gedankenspiel dazu: Stellen Sie sich vor, Sie gehen in ein Einrichtungshaus eines großen, sagen wir einmal schwedischen, Möbelanbieters und suchen sich dort ein recht einfach erscheinendes Möbelstück aus – vielleicht einen Küchenschrank mit hochwertigen Türen, innen mit Fächern und Schüben, sowie einer schicken LED-Beleuchtung.

Möbel ohne Anleitung zusammenbauen – ein Horror

Das Möbelstück wird bezahlt, nach einiger Zeit an Sie geliefert und Sie sind damit stolzer Besitzer eines tollen, jedoch superkomplexen Bausatzes. Anhand der Einzelteile (z.B. der Türen oder Fachböden, ja selbst der Scharniere) können Sie erahnen, wie schön und hochwertig der Schrank einmal Ihre Küche innenarchitektonisch bereichern könnte. Und genau in diesem „könnte“ liegt die Essenz.

Stellen Sie sich vor, Sie haben keine oder nur eine sehr schlechte, bzw. missverständliche Beschreibung zur Verfügung. Wenn Sie den Zusammenbau überhaupt in eine Funktion zu überführen schaffen, so erleiden das Möbel, Ihr Körper (Hände oder Schienbeine, Ihre Beziehung bei gemeinschaftlichem Zusammenbau) häufig Schaden – mit Sicherheit werden Sie aber VIEL Zeit benötigen.

Nachgelagerte Bestandsaufnahme ist ein Riesen-Zeitfresser

Im Zweifel fahren Sie entnervt wieder ins Möbelhaus und begutachten das „Schrank-Monster“ vor Ort nochmals eingehend. Sie betrachten jede Ecke, jeden Boden, machen sich Skizzen und vermutlich viele Fotos aus allen möglichen Perspektiven – eben eine Bestandsaufnahme.

Da dieses Problem bei Möbelherstellern länger bekannt ist, werden die Beschreibungen und Anleitungen, bis hin zu einer Hotline (für die ganz Verzweifelten) immer besser – es handelt sich eben um ein Serienprodukt. Bei einer Raumplanung ist dies aber eben immer ein „Einzelprodukt“, weshalb eine Bestandsaufnahme absolut notwendig für die später optimale Planung ist.

Grundregeln der Bestandsaufnahme

Niemand kann bei einer ersten Begehung genau wissen, welche Information, welches Maß oder welches Detail später einmal von Bedeutung sein werden. Daher gilt immer: Nehmen Sie lieber ein Maß mehr, fotografieren Sie eher ein Detail zu viel! Der Speicherplatz auf der SD-Card Ihres Fotoapparates kostet in der heutigen Zeit deutlich weniger als möglicherweise zusätzlich aufzuwendende Arbeitszeit durch einen erneuten Ortstermin.

Es sind Systeme am Markt erhältlich, die mittels erstellter Fotos oder Scans ein nachträgliches Ermitteln von Maßen oder Details erlauben. Auch das Thema Building Information Modelling (kurz BIM) erhält immer stärker Einzug in die Planung und wird zukünftig die Effizienz steigern und die Fehlerrate senken.

Momentan sind diese BIM-Systeme sehr teuer und schulungsintensiv und damit für kleinere, breit aufgestellte Dienstleister kaufmännisch nicht sinnvoll. Ein paar Grundgedanken möchte ich meinen Lesern gerne an die Hand geben, um rein durch Strukturierung eine hohe Effizienz zu erhalten – der Kostenmehraufwand ist dabei zu vernachlässigen.

Was ist BIM?

Building Information Modeling (BIM) gilt als ganzheitlicher Ansatz für die Vernetzung von Planung, Umsetzung, Nutzung und Verwaltung von Gebäuden. Die vernetzte Abstimmung der Beteiligten untereinander und die digitale Unterstützung mittels 3D-Modellierung, Bauprozess- und Verwaltungsmanagement stehen dabei im besonderen Fokus.

Aufmaß ist aller Planung Anfang

Nehmen Sie ausreichend große Drucke der Grundrisse mit, falls Sie einen Grundriss vom Kunden bekommen können und auf Papier arbeiten. Vermaßen Sie alles, was Sie auf dem meist 1:100er Plan erkennen können. Dies können Türen, Fenster, Stützen, Bodentanks, Vor- oder Rücksprünge, Heizungen, Lichtschalter, etc. sein.

Bilden Sie Kettenmaße und schätzen Sie diese vor Ort rechnerisch

Als Beispiel: Maß von Wand bis Stütze 3.21m, Stütze 30 cm, Maß bis Versprung 4.12m, Versprung bis Wand 20cm. Nun zur Kontrolle das Kettenmaß gemessen – auf einmal ist das Ganze 6,12m! Da kann etwas nicht passen? Rechnerisch richtig wäre 7,83m – der Klassiker: Irgendwo steckt ein Zahlendreher. Rätsel: Können Sie den Fehler aufgrund dieser Informationen dingfest machen? (die Auflösung gibt es von mir am Ende des Blogs).

Sie haben vor Ort die Möglichkeit einen Zahlendreher zu heilen, wenn Sie ihn erkennen und dann nochmals nachmessen können. Dies gelingt, indem Sie Kettemaße ziehen und diese gleich überschlagen. Ich empfehle, mit digitalen Lösungen, etwa EXCEL, zu arbeiten, anstatt dem Taschenrechner. Tabellenkalkulationsprogramme zeigen ihrerseits schnell Formel- oder Rechenfehler auf.

Bezugsmaße aufnehmen sichert im Nachhinein

Haben Sie keine Zeit, die Kettenmaße vor Ort rechnerisch zu überschlagen, so haben Sie zumindest eine Chance, im Büro den Zahlendreher zu ermitteln. Mittels Fotos und anderer Bezugsobjekte aus der Fotodokumentation erkennen Sie anhand der Logik grobe Fehler. Haben Sie genügend andere Maße im Umfeld, so ist ein stark fehlerhaftes Maß unrelevant und kann im Weiteren ignoriert werden.

Bezugsobjekte können beispielsweise Rastermaße von Fließen oder Parkett, Decken- oder Wandpaneele oder auch der klassische Ziegelstein sein. Bei Türen sind es die Höhen, Breiten und Rahmenstärken oder bei Fassaden die Glasmaße, deren Brüstungen und Pfosten/Riegel-Profile. Die Raumhöhe oder Maße von Unterzügen zu kennen ist immens wichtig und wird gerne vergessen bei der Erfassung. Sparen Sie also bitte nicht mit Papier, sondern nehmen eine eigene Seite für die Skizzen aller möglichen Details z.B. der Standardtüre mit Lichtschalter. Verweisen Sie mittels Markierung in der Hauptzeichnung dann auf diese Detailskizzen.

Die eigenen Skizzen sind umso entscheidender, wenn Sie vom Kunden keinen Grundriss bekommen können. Dann geht alles über nichtmaßstäbliche Handskizzen, die meist vor Ort erstellt werden. Hier sind Zahlendreher fatal, da der Planer später keine Chance hat, allein aufgrund der Zahlen den Fehler zu ermitteln. Neben den Skizzen kommt einer umfassenden und genauen Fotodokumentation mit den Bezugsobjekten eine wichtige Rolle zu.

Mein favorisierter Weg ist die Erfassung der gemessenen Maße vor Ort am Laptop im Zeichenprogramm. Damit ist der Grundriss (zumindest annähernd) im Maßstab und das gemessene Maß an der richtigen Stelle. Das dauert minimal länger vor Ort, aber ein Zahlendreher wie in unserem Beispiel von >1,70 m fällt sofort auf. Weiterhin bleiben die Maßzahlen leserlich. Als Gesamtpacket ist dies wohl der effizienteste Weg. Falls Ihnen dafür keine dwg-/dxf-Datei zur Verfügung steht, können Sie auch ein pdf-Dokument oder jpg-Bild als Grundlage in das CAD im Vorfeld integrieren und dann darüber zeichnen.

Fotodokumentation der Büroflächen

Wo wie am Besten anfangen?

Die Wichtigkeit der Fotodokumentation wurde bereits oben erschöpfend beschrieben. Hier eine kleine Anleitung zur Erstellung einer guten Dokumentation am Beispiel einer Ebene eines Gebäudes mit 3 Stockwerken.

Punkt 1: Fassade und Außenansichten festhalten

Starten Sie bei der Fassade von außen mit mehreren Fotos. Dies könnte bei Fragen zur Fassade, den Fenstern, oder Gebäudeachsen dann im Innenraum wichtig werden. Das Umfeld (Einbahnstraße, Straßenbahn, Fußgängerzone, Parkplätze, etc.) und die Lage des Gebäudes sind für spätere Anlieferung en hochinteressant. Fotografieren Sie vom Eingang weg mind. 3 Bilder (gerade, nach links und nach rechts).

Punkt 2: Wege zur Etage und zwischen Etagen aufnehmen

Laufen Sie den Weg vom Eingang des Gebäudes bis zum Zugang zur Etage ab und machen Sie Fotos. Vermessen Sie den Aufzug und die Durchgänge, sowie die Breite des Treppenhauses. Dies hilft später bei der Montageplanung. Falls Sie mehrere Etagen aufmessen, halten Sie die Etagenzahl mit Ihren Fingern beim ersten Bild in die Kamera. Alle chronologisch nachfolgenden Bilder bis zum nächsten „Fingerzeig“ entsprechen also der Etage und sind somit zugeordnet.

Punkt 3: Systematisch gleiche Aufnahmen der Räume

Starten Sie beim ersten Raum und fotografieren zuerst die Raumnummer oder den Raum auf der Zeichnung. Fluchtwegepläne im Flur eignen sich dafür auch vorzüglich. Die nachfolgenden Bilder sind dann den entsprechenden Räumen zugeordnet. Machen Sie mindestens 4 Fotos jeweils über die Raumdiagonalen – damit haben Sie im Normalfall alle wichtigen Details auf den Bildern. Gerne weitere 4 Bilder über die Raumachsen. Ich gehe dabei immer gegen den Uhrzeigersinn vor.

Erstellen Sie Fotos von Details (Decken-, Bodenanschlüsse, Kabelkanäle, Bodentanks – gerne geöffnet, Elektrounterverteilung, Sprinkler, etc.). Hierzu ist es sinnvoll einen Holzgliedermaßstab mit auf das Bild zu bringen. So haben Sie die Größe von z.B. Deckenpanelen erfasst, aufgrund derer Sie später an den Diagonalfotos Längen oder Höhen recht gut abschätzen können.

Punkt 4: Sichern Sie alle Fotos umgehend auf einem zusätzlichen Medium

Fertig! Sie haben die perfekte Grundlage für den Planer erarbeitet. Ergänzen Sie diese noch mit Ihren persönlichen Informationen in Textform und technischen Infos (z.B. Typenschildern an Brandschutztüren, Fluchtwegeplan, etc.) sowie Ihren Skizzen.

Mit diesem Packet kann ein Planer optimal effektiv arbeiten, ohne jemals vor Ort gewesen zu sein. Die mögliche Verzweiflung, die Sie beim Lösungsversuch des Zahlendreher-Rätsels oben gerade möglicherweise verspürt haben, bleibt aus.

[Lösung: der Zahlendreher war 2,41m zu 4,12m ????]

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