Wie plant man die Zusammenlegung mehrerer Teams an einem Standort?

Die Zusammenlegung mehrerer Teams an einem Standort gelingt, wenn Sie vor der Planung verstehen, wie jedes Team tatsächlich arbeitet, wie viel Fläche wirklich benötigt wird und welche Zonenstruktur zur gemeinsamen Arbeitsweise passt. Ein Büroumzug oder eine Teamzusammenführung ist kein reines Logistikprojekt. Es geht darum, unterschiedliche Arbeitsweisen, Kommunikationsmuster und Flächenbedarfe in ein funktionierendes Gesamtkonzept zu übersetzen. Die folgenden Fragen helfen Ihnen, die wichtigsten Aspekte dieser Planung strukturiert anzugehen.

Welche Faktoren bestimmen den Flächenbedarf bei einer Teamzusammenführung?

Der Flächenbedarf bei einer Teamzusammenführung ergibt sich nicht allein aus der Anzahl der Mitarbeitenden. Entscheidend sind die tatsächliche Anwesenheit der Teams, das Arbeitsmodell, die Art der Zusammenarbeit und die benötigten Raumtypen. Ein pauschaler Quadratmeterwert pro Person reicht als Grundlage nicht aus.

Konkret sollten Sie folgende Faktoren klären, bevor Sie Flächen bewerten oder Grundrisse entwickeln:

Anwesenheitsquoten: Wie viele Personen aus welchem Team sind gleichzeitig vor Ort? Hybrides Arbeiten kann den tatsächlichen Flächenbedarf deutlich verändern.
Arbeitstypen: Brauchen alle Teams konzentrierte Einzelarbeit, oder gibt es Bereiche mit hohem Kommunikationsbedarf?
Besprechungsformate: Wie viele Meetings und welche Arten von Meetings finden statt? Kurze Abstimmungen erfordern andere Räume als mehrstündige Workshops.
Wachstumsperspektive: Soll die Fläche mittelfristig skalierbar sein?

Auch die Qualität der Fläche spielt eine wichtige Rolle. Grundriss, Gebäudetiefe, Fensterflächen, Akustik und technische Infrastruktur bestimmen, ob eine Fläche tatsächlich nutzbar ist. 800 Quadratmeter mit ungünstiger Raumstruktur können schlechter nutzbar sein als 600 Quadratmeter mit klarer Zonierbarkeit. Mehr zur Flächen- und Zonenplanung finden Sie in unserem Leistungsbereich.

Wie analysiert man die Arbeitsweisen der beteiligten Teams vor der Planung?

Vor der Planung einer Bürozusammenlegung sollten Sie die Arbeitsweisen der beteiligten Teams systematisch erfassen. Das bedeutet: beobachten, wie Teams ihren Alltag organisieren, wie sie kommunizieren, wann sie Ruhe brauchen und wann sie zusammenarbeiten. Diese Analyse bildet die Grundlage für jede sinnvolle Flächenplanung.

Bewährte Methoden zur Analyse sind:

Mitarbeiterbefragungen: Strukturierte Interviews oder Fragebögen helfen, Arbeitsmuster, Störfaktoren und tatsächliche Bedürfnisse zu erfassen, ohne eine reine Wunschliste zu erzeugen.
Beobachtung der Flächennutzung: Welche Bereiche werden wann genutzt? Welche stehen leer? Eine Effizienzanalyse zeigt, wo Flächen über- oder untergenutzt werden.
Analyse der Kommunikationswege: Welche Teams arbeiten eng zusammen? Wo entstehen durch räumliche Trennung Reibungsverluste?
Auswertung von Anwesenheitsdaten: Wenn vorhanden, geben Buchungssysteme oder Zutrittsdaten Aufschluss über reale Nutzungsmuster.

Wichtig: Die Ergebnisse dieser Analyse sollten nicht eins zu eins in Raumwünsche übersetzt werden. Sie sind eine Grundlage für strategische Entscheidungen, nicht für eine Abstimmung über Einrichtungsdetails. Eine strukturierte Mitarbeiterbeteiligung hilft dabei, echte Erkenntnisse zu gewinnen, ohne den Prozess in eine Wunschliste zu verwandeln.

Welche Zonenkonzepte eignen sich für gemischte Teams an einem Standort?

Für gemischte Teams, die unterschiedliche Arbeitsweisen mitbringen, eignen sich Zonenkonzepte, die verschiedene Arbeitsmodi gleichzeitig ermöglichen. Das bedeutet: ruhige Bereiche für konzentriertes Arbeiten, kommunikative Zonen für Abstimmungen und flexible Bereiche für wechselnde Anforderungen.

Zwei Ansätze haben sich in der Praxis besonders bewährt:

Activity Based Working

Beim Activity Based Working wählen Mitarbeitende je nach Tätigkeit den passenden Arbeitsbereich. Es gibt keine festen Arbeitsplätze, sondern unterschiedliche Zonen für Fokusarbeit, Kommunikation, Kreativarbeit und Rückzug. Dieses Konzept funktioniert gut, wenn die Anwesenheitsquoten niedrig sind und die Teams unterschiedliche Tätigkeitsprofile haben.

Multispace-Ansatz

Der Multispace-Ansatz kombiniert verschiedene Raumtypen innerhalb einer Fläche. Teams haben weiterhin einen eigenen Bereich, können aber auf gemeinsame Zonen zugreifen. Das schafft Identifikation und gleichzeitig Flexibilität.

Entscheidend ist, dass das gewählte Zonenkonzept zur tatsächlichen Kommunikationskultur der Teams passt. Eine Kollaborationszone erzeugt nicht automatisch Zusammenarbeit. Sie funktioniert nur, wenn die Teams auch tatsächlich so arbeiten, dass sie diese Zone nutzen würden.

Wie kommuniziert man eine Bürozusammenlegung intern ohne Widerstände?

Widerstände bei einer Bürozusammenlegung entstehen meistens nicht wegen des neuen Büros, sondern wegen fehlender Informationen, mangelnder Einbindung oder des Gefühls, dass Entscheidungen über die Köpfe der Betroffenen hinweg getroffen werden. Frühe, ehrliche Kommunikation reduziert dieses Risiko erheblich.

Folgende Grundsätze helfen dabei:

Früh informieren: Teilen Sie den Rahmen der Veränderung mit, bevor Gerüchte entstehen. Auch wenn noch nicht alles feststeht, schafft Transparenz Vertrauen.
Begründungen liefern: Warum wird zusammengelegt? Was soll sich verbessern? Mitarbeitende, die den Sinn einer Entscheidung verstehen, tragen sie leichter mit.
Beteiligung strukturieren: Befragen Sie Mitarbeitende zu Arbeitsweisen und Anforderungen, bevor das Konzept feststeht. Das ist kein Mitbestimmungsrecht über jeden Stuhl, aber ein echtes Signal, dass ihre Arbeitssituation ernst genommen wird.
Realistische Erwartungen setzen: Kommunizieren Sie klar, was sich ändern wird und was nicht. Übertriebene Versprechen erzeugen später Enttäuschung.

Besonders bei der Einführung von Desk Sharing oder neuen Arbeitsmodellen ist interne Kommunikation kein nachgelagerter Schritt, sondern Teil der Planung selbst. Teams, die Desk Sharing ablehnen, tun das häufig aus konkreten, nachvollziehbaren Gründen. Diese Gründe zu kennen, bevor das Konzept steht, ist wertvoller als jede spätere Überzeugungsarbeit.

Was kostet die Zusammenlegung mehrerer Teams in ein gemeinsames Büro?

Die Kosten einer Teamzusammenführung an einem Standort hängen von sehr vielen Faktoren ab und lassen sich pauschal nicht benennen. Relevant sind unter anderem die Größe der Fläche, der Zustand des Bestandsbüros, der Umfang der Umbaumaßnahmen, die Möblierung und der Koordinationsaufwand.

Folgende Kostenbereiche sollten Sie von Anfang an einplanen:

Planung und Konzeption: Analyse, Zonenplanung, Grundrissplanung und Konzeptentwicklung sind eigene Leistungen, die Zeit und Expertise erfordern.
Bauliche Maßnahmen: Trennwände, Akustiklösungen, Beleuchtung, Technik und gegebenenfalls Bodenbeläge können erhebliche Posten darstellen.
Möblierung: Neue Möbel für veränderte Raumstrukturen, insbesondere bei Zonenkonzepten mit verschiedenen Arbeitsbereichen.
Umzugslogistik: Transport, IT-Infrastruktur, Einrichtung und Inbetriebnahme.
Projektmanagement: Koordination aller Beteiligten, Lieferanten und Gewerke.

Wichtig ist, das Budget nicht nur an der Fläche zu bemessen, sondern an der Kosten-Nutzen-Relation. Ein Büro, das die Zusammenarbeit verbessert, Wege verkürzt und Flächen effizienter nutzt, kann sich langfristig positiv auf die Arbeitsabläufe auswirken. Frühzeitige Planung hilft, teure Nachbesserungen und späte Kompromisse zu vermeiden.

Wann sollte man einen externen Büroplanungsexperten hinzuziehen?

Einen externen Büroplanungsexperten sollten Sie dann hinzuziehen, wenn die Entscheidungen, die Sie treffen müssen, über die eigene Erfahrung und Kapazität hinausgehen. Das ist bei den meisten Teamzusammenführungen der Fall, weil diese Projekte gleichzeitig strategische, räumliche und organisatorische Fragen aufwerfen.

Typische Situationen, in denen externe Unterstützung sinnvoll ist:

Sie haben keine belastbare Grundlage für den tatsächlichen Flächenbedarf.
Intern fehlt die Zeit oder Erfahrung, um das Projekt strukturiert zu führen.
Es gibt unterschiedliche Vorstellungen zwischen Geschäftsführung und Teams, die moderiert werden müssen.
Sie stehen vor einer Flächenentscheidung, wissen aber nicht, ob die Fläche wirklich zum Arbeitsmodell passt.
Der Mietvertrag läuft aus und es müssen schnell Entscheidungen getroffen werden.

Der richtige Zeitpunkt für externe Unterstützung ist früh, nicht erst nach der Unterschrift unter den Mietvertrag. Wer erst dann einen Planungsexperten einbindet, wenn die Fläche bereits feststeht, verliert die Möglichkeit, grundlegende Fragen zu klären. Eine Potenzialanalyse zu Beginn des Prozesses schafft die Grundlage für alle weiteren Entscheidungen.

Wie büroart bei der Zusammenlegung mehrerer Teams unterstützt

Wir begleiten Unternehmen bei der Planung und Umsetzung von Teamzusammenführungen, von der ersten Analyse bis zur fertigen Bürofläche. Dabei beginnen wir nicht mit Möbeln oder Grundrissen, sondern mit der Frage, wie Ihre Teams tatsächlich arbeiten und welche Fläche wirklich zu Ihren Zielen passt.

Konkret unterstützen wir Sie dabei:

Analyse der Arbeitsweisen und Nutzungsmuster der beteiligten Teams als Grundlage für alle weiteren Entscheidungen
Ermittlung des tatsächlichen Flächenbedarfs auf Basis von Anwesenheitsquoten, Arbeitsmodell und Raumtypen
Entwicklung eines Bürokonzepts, das verschiedene Teams, Arbeitsmodi und Kommunikationsmuster in eine funktionsfähige Struktur übersetzt
Begleitung der internen Kommunikation durch strukturierte Mitarbeiterbeteiligung, die echte Erkenntnisse liefert
Koordination aller Beteiligten, von Möbel- und Techniklieferanten bis zu baulichen Gewerken
Vollständige Umsetzung aus einer Hand, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können

Wenn Sie vor einer Bürozusammenlegung stehen und wissen möchten, wo Sie sinnvoll anfangen, sprechen Sie uns an. Wir helfen Ihnen, die richtigen Fragen zu stellen, bevor Sie Entscheidungen treffen, die sich später schwer korrigieren lassen. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und schildern Sie uns Ihre Ausgangssituation.