Wie plant man ein Büro für Desk Sharing nach einem Standortwechsel?

Ein Büro für Desk Sharing nach einem Standortwechsel plant man, indem man zuerst die tatsächliche Anwesenheit der Mitarbeitenden analysiert, daraus den realen Flächenbedarf ableitet und erst dann Zonen, Möbel und Technik festlegt. Der Schlüssel liegt nicht im Grundriss, sondern im Verständnis davon, wie Ihr Unternehmen wirklich arbeitet. Die folgenden Fragen helfen Ihnen, die wichtigsten Planungsschritte strukturiert durchzudenken.

Wie viele Arbeitsplätze braucht man beim Desk Sharing wirklich?

Beim Desk Sharing brauchen Sie in der Regel weniger Arbeitsplätze als Mitarbeitende. Wie viele genau, hängt von der tatsächlichen Anwesenheitsquote in Ihrem Unternehmen ab. Eine pauschale Formel gibt es nicht. Entscheidend ist, wie oft und wann Ihre Mitarbeitenden tatsächlich ins Büro kommen.

Viele Unternehmen schätzen ihren Flächenbedarf falsch ein, weil sie sich auf Annahmen statt auf Daten stützen. Die Geschäftsführung geht oft davon aus, dass ein bestimmter Prozentsatz der Belegschaft täglich anwesend ist. In der Praxis sieht das häufig anders aus.

Sinnvoller ist eine strukturierte Analyse der Nutzungsmuster: An welchen Tagen kommen wie viele Personen? Welche Teams haben feste Präsenztage? Gibt es Spitzenzeiten, die das Maximum bestimmen? Auf Basis dieser Daten lässt sich ein realistisches Verhältnis von Personen zu Arbeitsplätzen ermitteln, das weder zu eng noch verschwenderisch ist. Ein gut geplantes Desk-Sharing-Konzept basiert immer auf dieser Grundlage.

Wichtig: Hybrides Arbeiten bedeutet nicht automatisch, dass Sie weniger Fläche benötigen. Es bedeutet, dass Sie andere Flächen benötigen. Wer das verwechselt, riskiert ein Büro, das an Spitzentagen überfüllt und an ruhigen Tagen leer ist.

Was muss bei der Zonenplanung eines Desk-Sharing-Büros beachtet werden?

Bei der Zonenplanung eines Desk-Sharing-Büros müssen Sie verschiedene Arbeitsmodi berücksichtigen: konzentriertes Einzelarbeiten, Zusammenarbeit in kleinen Gruppen, informellen Austausch und vertrauliche Gespräche. Jede Zone muss zur tatsächlichen Arbeitsweise Ihrer Teams passen, nicht zur Vorstellung davon.

Ein häufiger Fehler ist, Flächen nach Wunsch zu planen statt nach Nutzung. Ein Projektraum bringt nur dann Mehrwert, wenn Ihr Unternehmen tatsächlich regelmäßig in Projektteams zusammenarbeitet. Eine offene Kollaborationsfläche funktioniert nur, wenn Ihre Kommunikationskultur das zulässt und fördert.

Bei der Flächen- und Zonenplanung spielen auch bauliche Gegebenheiten eine entscheidende Rolle. Grundriss, Gebäudetiefe, Fensterflächen und Erschließungskerne bestimmen, welche Zonen wo sinnvoll sind. Ein Ruhebereich neben einem stark frequentierten Durchgang funktioniert akustisch nicht. Eine offene Arbeitsfläche ohne ausreichend Tageslicht wird nicht angenommen.

Prüfen Sie bei der Zonenplanung folgende Punkte:

Welche Tätigkeiten überwiegen bei Ihren Mitarbeitenden?
Wie viele Personen brauchen gleichzeitig Rückzugsmöglichkeiten?
Wie häufig finden Besprechungen statt und in welcher Größe?
Wie ist die Akustik der Fläche und wie lässt sie sich beeinflussen?
Welche Technikinfrastruktur ist bereits vorhanden oder muss neu geplant werden?

Welche Möbel und Technik eignen sich für Desk-Sharing-Büros?

Für Desk-Sharing-Büros eignen sich Möbel und Technik, die flexibel, schnell anpassbar und einfach zu nutzen sind. Jeder Arbeitsplatz muss ohne Aufwand von verschiedenen Personen genutzt werden können. Persönliche Ablage am Schreibtisch entfällt, mobile Aufbewahrungslösungen ersetzen sie.

Konkret bedeutet das für die Möblierung: Höhenverstellbare Schreibtische ermöglichen individuelle Anpassung ohne feste Zuweisung. Rollcontainer oder persönliche Schließfächer geben Mitarbeitenden einen festen Platz für persönliche Gegenstände, auch ohne festen Schreibtisch. Trennelemente oder Akustikpaneele schaffen Struktur und reduzieren Lärm in offenen Bereichen.

Auf der Technikseite ist eine einheitliche Ausstattung aller Arbeitsplätze entscheidend. Dockingstationen, Monitore und Peripherie müssen kompatibel mit den Laptops Ihrer Mitarbeitenden sein. Buchungssysteme für Schreibtische und Besprechungsräume helfen, Engpässe zu vermeiden und die Flächennutzung transparent zu machen. Schlechte WLAN-Abdeckung oder fehlende Anschlüsse machen ein Desk-Sharing-Konzept schnell unattraktiv.

Denken Sie auch an die Bereiche abseits der Schreibtische: Besprechungsräume brauchen zuverlässige Videokonferenztechnik, Rückzugsnischen brauchen gute Akustik, und informelle Sitzbereiche brauchen Stromversorgung, wenn sie tatsächlich genutzt werden sollen.

Wie bindet man Mitarbeitende in die Desk-Sharing-Planung ein?

Mitarbeitende sollten früh in die Planung eingebunden werden, aber strukturiert. Das Ziel ist, echte Nutzungsmuster und Arbeitsbedürfnisse zu verstehen, nicht eine Wunschliste zu erstellen. Gut gemachte Mitarbeiterinterviews und Befragungen liefern die Grundlage für fundierte Planungsentscheidungen.

Desk Sharing scheitert in der Praxis oft nicht an der Planung, sondern an der Akzeptanz. Mitarbeitende, die das Konzept nicht verstehen oder nicht mitgestalten konnten, lehnen es ab. Das zeigt sich in niedrigen Buchungsquoten, Konflikten um bestimmte Plätze oder informellen Reservierungsstrategien, die das System unterlaufen.

Sinnvolle Beteiligung sieht so aus:

Frühzeitig kommunizieren, warum der Wechsel stattfindet und was sich ändert
Arbeitsmuster erfassen: Wann arbeiten Teams vor Ort, wann remote, wann in Gruppen?
Feedback zu Anforderungen einholen, ohne konkrete Möbel- oder Raumwünsche zu versprechen
Ergebnisse transparent machen und erklären, welche Anforderungen wie berücksichtigt wurden
Pilotphasen oder Testbereiche nutzen, um das Konzept vor dem Einzug zu erproben

Mitarbeiterbeteiligung ist kein optionaler Schritt. Sie ist ein Teil der Analyse, auf der das Konzept aufbaut. Mehr dazu, wie das strukturiert funktioniert, finden Sie unter Mitarbeiterbeteiligung in der Büroplanung.

Wann sollte man mit der Büroplanung vor einem Standortwechsel beginnen?

Mit der Büroplanung für einen Standortwechsel sollten Sie mindestens zwölf bis achtzehn Monate vor dem geplanten Einzug beginnen. Wer erst nach der Mietvertragsunterschrift mit der Planung startet, verliert den wichtigsten Entscheidungsspielraum. Viele kostspielige Kompromisse entstehen genau dann.

Der Grund: Vermieter und Generalunternehmer erwarten nach Vertragsabschluss schnelle Entscheidungen zu Ausbau, Technik und Grundriss. Wer zu diesem Zeitpunkt noch nicht weiß, wie das eigene Arbeitsmodell aussieht, wie viele Arbeitsplätze wirklich gebraucht werden und welche Zonen sinnvoll sind, trifft diese Entscheidungen unter Druck und oft falsch.

Die Analyse und Planung sollte deshalb vor der Flächensuche beginnen. Erst wenn Sie verstehen, wie Ihr Unternehmen arbeitet und was eine neue Fläche leisten muss, können Sie beurteilen, ob eine konkrete Immobilie überhaupt geeignet ist. Ein Grundriss, der Ihr Arbeitsmodell nicht unterstützt, wird durch Möbel und Technik nicht besser.

Typische Phasen im Zeitplan:

18 Monate vorher: Bedarfsanalyse, Arbeitsmodell klären, Flächenanforderungen definieren
12 bis 15 Monate vorher: Flächensuche auf Basis der definierten Anforderungen
Nach Mietvertragsunterschrift: Zonenplanung, Ausbauplanung, Möbel- und Technikauswahl
3 bis 6 Monate vorher: Umsetzung, Lieferung, Einrichtung

Was kostet die Planung eines Desk-Sharing-Büros beim Standortwechsel?

Die Kosten für die Planung eines Desk-Sharing-Büros beim Standortwechsel hängen von der Fläche, dem Umfang der Analyse, dem Ausbaustandard und der Möblierung ab. Eine allgemeine Kostenzahl ist ohne Kenntnis Ihrer spezifischen Situation nicht seriös. Entscheidender als der Preis der Planung ist das Verhältnis von Kosten zu Nutzen.

Ein häufiger Denkfehler: Unternehmen bewerten Planungskosten isoliert statt im Verhältnis zu den Gesamtinvestitionskosten und den möglichen Folgekosten schlechter Entscheidungen. Eine unzureichend geplante Fläche, die nach dem Einzug umgebaut werden muss, ist in aller Regel teurer als eine sorgfältige Planung im Vorfeld.

Relevante Kostenfaktoren sind unter anderem:

Größe der Fläche und Komplexität des Grundrisses
Umfang der vorgelagerten Analyse (Nutzungsmuster, Mitarbeiterbefragungen, Flächenstrategie)
Ausbaustandard und bauliche Maßnahmen
Möblierungsqualität und -umfang
Technikausstattung und Buchungssysteme
Koordinationsaufwand bei mehreren Gewerken und Lieferanten

Eine Effizienzanalyse im Vorfeld hilft dabei, den tatsächlichen Bedarf zu ermitteln und das Budget gezielt einzusetzen. Wer weiß, welche Flächen wirklich genutzt werden, vermeidet unnötige Quadratmeter und unnötige Ausgaben.

Wie büroart Sie beim Desk-Sharing-Büro für den Standortwechsel begleitet

Wir bei büroart beginnen nicht mit Möbeln oder Grundrissen. Wir beginnen mit der Frage, wie Ihr Unternehmen arbeitet und was eine neue Bürofläche für Sie leisten muss. Das ist der Ausgangspunkt für jedes Desk-Sharing-Konzept, das wir entwickeln.

Konkret unterstützen wir Sie dabei:

Bedarfsanalyse und Flächenstrategie: Wir analysieren Anwesenheitsmuster, Arbeitsmodi und Teamstrukturen, bevor irgendeine Fläche festgelegt wird.
Mitarbeiterbeteiligung: Wir führen strukturierte Interviews und Befragungen durch, um echte Nutzungsanforderungen zu erfassen, keine Wunschlisten.
Zonenplanung und Konzeptentwicklung: Wir entwickeln ein Bürokonzept, das Ihre Arbeitsweise, Ihre Fläche und Ihre Unternehmensziele verbindet.
Umsetzungsbegleitung: Wir koordinieren Möbel, Technik und Ausbau, damit Sie sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren können.
Frühe Orientierung: Wir helfen Ihnen, die richtigen Fragen zu stellen, bevor Sie einen Mietvertrag unterschreiben.

Wenn Sie gerade vor einem Standortwechsel stehen oder Ihren Mietvertrag neu verhandeln, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für ein erstes Gespräch. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und wir schauen gemeinsam, wie Ihr nächstes Büro wirklich zu Ihrer Arbeitsweise passt.