SMART your Office

Effizient digital Ressourcen nutzen

SMART your Office

Effizient digital Ressourcen nutzen

SMART steht für spezifisch (Specific), messbar (Measurable), erreichbar (Achievable), relevant (Relevant) und zeitgebunden (Time-bound). Klingt modern und das nicht ohne Grund. Die smarten, digitalen Möglichkeiten können optimal mit den offenen Konzepten der Büros kombiniert werden. Aber was hat diese SMART-Formel nun genau mit Ihrem Büro zu tun?

Wie in anderen Unternehmen auch, verbringen die Angestellten bei Ihnen einen Großteil des Tages im Büro. Der Alltag sollte, auch um für die Firma möglichst produktiv zu sein, für die Mitarbeitenden angenehm gestaltet werden. Moderne Bürokonzepte, etwa Activity Based Working oder Open Space, bieten hohe Attraktivität – auch für potenzielle neue Mitarbeiter:innen. Dazu gehören auch technische Lösungen, wie die Raumbuchungssoftware SMART-Office. Aber zuerst ein Blick auf die Notwendigkeit einer solchen Anwendung in den modernen Büroräumen.

SMART-Office – nicht nur, aber auch eine Raumfrage

Die Digitalisierung der Arbeitswelt schreitet immer schneller voran. Dabei hat die Corona-Pandemie diesen Fortschritt deutlich beschleunigt. Das Arbeiten von anderen Orten als dem Büro wurde für viele Mitarbeiter:innen zum „Normalzustand“ – zumeist natürlich als Homeoffice von zu Hause.

Das Büro hat deutlich an Bedeutung als Ort der Erbringung von Leistung verloren. „Quo vadis officio“ könnte gefragt werden – aber die neuen Raumkonzepte tendierten in den letzten Jahren eh dahin, dem Büro neue, zentrale Funktionen zuzuordnen. Das Zentrum der Interaktionen wird der digitale Bereich, sowohl remote (also von überall) aber vor allem auch im Büro.

Mitarbeiter:innen, die sich im Büroumfeld wohler fühlen, agieren weiter von hier, andere von daheim oder von unterwegs. Das Büro wird in der Zahl der Einzelarbeitsplätze deutlich kleiner, in den Flächen für Interaktion und Kommunikation aber sehr viel größer und flexibler.  Durch voreingestellte, von jedem nutzbare Büroarbeitsplätze oder softwaregesteuerte elektronische Schließfachsysteme für die Privatsachen der Mitarbeiter wird das Arbeiten auf der Fläche flexibler und verbessert interne Abläufe und Arbeitsstrukturen.

Moderne Lösungen für optimale Raumnutzung

Um gerade die Flexibilität zu fördern, braucht es passenden Lösungen, um etwaige Engpässe in den Räumen zu steuern. Im smarten Büro tut dies eine einfach zu bedienende und klar strukturierte Buchungssoftware. Eine der interessantesten Produkte auf dem Markt ist SMART Office-Software von Assmann.

Dabei wird umfassend gesteuert. Das System agiert nicht nur als reine Buchungsoberfläche für Räume. Parkplätze, Schränke oder sonstige allgemein zugängliche und nutzbare Möbel sind per RFID-Chips, NFC oder QR-Codes miteinander vernetzt. Es ist also nicht nur der eigentliche Raum da, sondern auch sämtliche Arbeitsmittel und Kommunikationsmöglichkeiten, die für die jeweilige Nutzung gebraucht werden.

Einen weiteren Anspruch an eine smarte Lösung erfüllt die SMART Office-Software ebenfalls elegant – die Erreichbarkeit. Die Buchung kann über PC, Laptop, Tablet oder Smartphone erfolgen.

Die Nutzung von SMART Office-Software in Bildern

Zur vorhandenen Hardware in Form von Büromöbeln und Ausstattungen stellt SMART die passende Software dar. So wird eine lückenlose Verbindung zwischen der realen Bürowelt und der digitalen Arbeitswelt hergestellt.

Es geht um die Beantwortung der Frage, ob der einzelne Mitarbeitende den Platz in der Form bekommt, wie und wann er ihn braucht.

Tägliche Buchung eines Schreibtisches, inklusive persönlicher Einstellungen. Auch ein eigener Bürodrehstuhl darf nicht fehlen und kann gebucht werden.

Wohin mit meiner Tasche und meinen persönlichen Gegenständen. Mit SMART lässt sich ein sicherer Ablageplatz mit Stauraumoptionen zubuchen.

Auch die interne Übergabe von Dokumenten an Kolleg:innen wird zum Kinderspiel. Hier wird einfach ein verschließbares Fach gebucht und der Empfänger:innen informiert das etwas für Sie hinterlegt wurde. Der benötigte Zugangscode wird dem Abholer digital übermittelt.

Auch Orte der Zusammenarbeit und Kommunikation zum Beispiel in Form von Besprechungsräumen sind zentral buchbar. Reservierungen zentraler Flächen verhindern Überbuchungen und Ärger mit Kolleg:innen.

SMART kann auch Firmenparkplätze moderieren – sogar die Buchung des Pool-PKW durch das System integriert ist möglich.

Chancen & Potentiale für Unternehmen und Nutzer:innen

Das klingt alles sehr einfach und zielführend. Doch die Hochglanzbroschüren des Herstellers sind nur die halbe Wahrheit – oder wie die Fußballer sagen: „Die Wahrheit liegt auf dem Platz!“ Deshalb haben wir unter unseren Kunden eine Befragung durchgeführt, welchen Einfluss solche Softwarelösungen auf ihren Alltag haben.

Die meisten gaben an, dass deren Mitarbeiter:innen geäußert haben, dass die anfängliche Angst, morgens keinen sinnvollen Platz im Büro zu ergattern, verflogen ist. Einen Tag im Voraus oder sogar in der S-Bahn ließen sich die Räume problemfrei freihalten.

Zweiter wichtiger Punkt: die Bedienfreundlichkeit. Dabei geht es den Mitarbeiter:innen nicht um die flexible Nutzung von Smartphone und Tablet, sondern um die Einfachheit. Durch die bildgesteuerte Darstellung gibt es über alle Altersgruppen hinweg kaum Verständnisprobleme.

Einer unserer Kunden merkte auch an, dass Young-Talents in der Firma wohlwollend auf die technischen Veränderungen reagiert hätten. Ein weiterer Pluspunkt für smarte Lösungen!

Die Firmenlenker haben einen weiteren Nutzen klargestellt. Die offenen Arbeitsplatzkonzepte fördern Eigeninitiative und Motivation der Mitarbeiter:innen. Dazu gehört eben auch die Entscheidung über den Ort der Arbeit im Büro. Zudem lassen sich die Nutzungen von Flächen durch das Buchungsverhalten deutlich besser tracken und dadurch Entscheidungen zur Anpassung von Flächen deutlich besser begründet treffen.