Büroart fragt: DEIN RAUM antwortet

Gedanken zur digitalen Raumbuchung

vonMoritz Lesche/28. April 2023

New Work, Open Office und all die anderen modernen Begriffe für Bürokonzepte haben eine zentrale Gemeinsamkeit – das Eine-Person-ein-Schreibtisch-Prinzip wird aufgelöst, denn dieser „eherne“ Grundsatz spielt in einer Welt von digitaler, flexibler und agiler Projektarbeit eine untergeordnete Rolle. Räume und Flächen werden variabel konzipiert, jeder darf „alles“ benutzen.

Was in der Theorie so einfach klingt, stößt oft auf Probleme in der Umsetzung. Nicht selten wollen zu einem bestimmten Zeitpunkt mehr Mitarbeiter:innen eine bestimmte Nutzung im Büro (etwa einen Meeting-Room oder einen Platz zum konzentrierten Arbeiten) als effektiv zur Verfügung steht.

Zeitliche Staffelung und personelle Ordnung sind dann das Gebot der Stunde. Genau dies tut eine Flächen- oder Raumbuchungssoftware. In unserem Netzwerk haben wir verschiedene Partner dafür – heute tauschen wir uns mit Herrn Kamil Ok von DEIN RAUM aus:

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Wie funktioniert eine Desksharing Software?

Eine Desk Sharing Software funktioniert im Grunde so, dass sich Mitarbeiter:innen eines Unternehmens ihre Arbeitsplätze vor Arbeitsbeginn in dieser Software buchen wie einen Friseurtermin. Die Mitarbeiter:innen eines Unternehmens, die eine Shared Desk Software nutzen, können sich in ihre individuell gestaltete Instanz einloggen. Dort klicken sie auf einen freien Arbeitsplatz im digitalisierten Grundriss, legen den Zeitraum der Nutzung fest und schon ist der Platz gebucht.

Bei unserem Desk Sharing Tool haben die Nutzer:innen auch die Möglichkeit, sich einen Platz im Homeoffice zu buchen oder anzugeben, dass sie auf einem auswärtigen Termin sind. Zusätzlich ist es möglich, eine einfache Übersicht aller Plätze zu öffnen. Dadurch können die Nutzer der Software sehen, welche Kollegen im Homeoffice arbeiten, welche auswärts agieren und wer im Büro aktiv ist.

Wo liegen die Vorteile Eurer Lösung?

Eine hohe Benutzerfreundlichkeit und eine unkomplizierte Orientierung sind zentrale Merkmale unserer Desk Sharing Software DEIN RAUM. Wir haben uns zum Ziel gesetzt, dass Arbeitsplätze, Konferenzräume, Büroflächen und das Parkhaus unmittelbar identifizierbar sind. Nutzer:innen sollten keine wertvolle Zeit mit der Suche nach einem freien Arbeitsplatz oder dem Umgang mit der Software verschwenden.

Die digitale Abbildung der Büroflächen, die im Rahmen unseres Digitalisierungsprozesses erstellt werden, zeichnen sich durch eine hohe Qualität aus. Das Ergebnis ist eine effiziente und benutzerfreundliche Desk Sharing-Lösung, die den Arbeitsalltag erleichtert.

Welche Funktionen heben Eure Lösung von anderen ab?

DEIN RAUM bietet zahlreiche nützliche Funktionen, darunter eine übersichtliche Buchungsübersicht, die eine einfache Verwaltung und Überwachung der Arbeitsplatzbelegung ermöglicht. Die Software ist kompatibel mit allen gängigen Office-Anwendungen, wie MS Outlook. Zusätzlich bietet sie eine Auslastungs-Auswertung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Ressourcen effektiver zu nutzen.

Eine weitere nützliche Funktion ist die standortübergreifende Planung. Mit der Integration von mehreren Standorten in einer Instanz wird die komplette Verwaltung aller Arbeitsplätze deutlich effizienter gestaltet. Außerdem ist unsere Anwendung von überall und von allen Geräten erreichbar und nutzbar.

Thema Sicherheit zum guten Preis

Unsere Desk Sharing-Lösung ist natürlich DSGVO-konform und wird in Deutschland gehostet. Ein weiterer Vorteil von DEIN RAUM ist der günstige Preis von nur einem Euro pro Nutzer pro Monat, was es auch kleinen Unternehmen ermöglicht, von den Vorteilen unserer Software zu profitieren.

Grafische Buchungsoberfläche

Unser Desk Sharing System bietet die Möglichkeit, Arbeitsplatzausstattungen im Grundriss zu markieren und somit nach diesen Kriterien bei der Arbeitsplatzsuche zu filtern. Diese Funktion trägt zur Schaffung eines inklusiven Arbeitsumfelds bei. Es ermöglicht jedem Mitarbeiter, den passenden Arbeitsplatz zu finden, der seinen individuellen Bedürfnissen entspricht.

Zum Beispiel kann eine Lesehilfe als Ausstattungsmerkmal markiert werden, um gezielt nach Arbeitsplätzen zu suchen, die eine Lesehilfe als Funktion aufweisen.

Wie führt Ihr Euer System bei einem Kunden ein?

Wir bieten keine allgemeine Demoversion von DEIN RAUM an, sondern vereinbaren einen Termin mit den Interessenten und demonstrieren unsere Anwendung in einem virtuellen Meeting. Im Anschluss an das Gespräch stellen wir dem Interessenten eine kostenlose und unverbindliche Version zur Verfügung, in welcher wir die entsprechenden Grundrisse nachbilden.

Sobald diese Instanz eingerichtet ist, dürfen unsere potenziellen Kunden 30 Tage testen. In der Testphase stellen wir einen persönlichen Ansprechpartner zur Verfügung, der für die Beantwortung jeglicher Rückfragen bei dem Interessenten ist. Zum Ende der Testphase gibt es ein gemeinsames Gespräch, indem evaluiert wird, ob Änderungswünsche an der Software bestehen und holen uns ein Feedback über bestehende und ggf. fehlende Funktionen, um diese dem Kunden zur Verfügung stellen zu können.

Nach Abschluss der Testphase ist DEIN RAUM dauerhaft nutzbar. Für eine sinnvolle Flexibilität auf Kundenseite kann das System monatlich gekündigt werden.

Welche technischen Gegebenheiten (Hardware, interne Anbindung etc.) sind nötig?

DEIN RAUM kommt ohne zusätzliche Hardware. Das bedeutet, dass keine physische Installation oder spezielle Ausrüstung erforderlich ist, um sie zu nutzen. Stattdessen fügt sich unsere Desk Sharing Software durch eine Vielzahl von Integrationen zu anderen Tools nahtlos in alle gängigen Office-Programme ein.

Die gewohnte Kalender, wie beispielsweise im MS Outlook, wird angebunden, Meetings und Konferenzen so übersichtlich planbar und buchbar. Unsere Kunden haben außerdem die Möglichkeit der Anmeldung über Single-Sign-On. Zu dessen Nutzung ist lediglich eine Internetverbindung und ein internetfähiges Gerät notwendig.

Eine Frage, die uns in letzter Zeit öfter mal gestellt wird beim Thema Raumbuchungslösung:

Kann auch eine Veranstaltung ohne Raum gebucht werden, die dann je nach Potenzial „zugeordnet“ wird?

Nach Abschluss der Testphase ist DEIN RAUM dauerhaft nutzbar. Für eine sinnvolle Flexibilität auf Kundenseite kann das System monatlich gekündigt werden.

Letzte Frage: Wie läuft die Optimierung nach Inbetriebnahme bei Eurer Software?

Wir legen großen Wert auf Feedback von unseren Kunden, um unsere Anwendung kontinuierlich zu optimieren. Unser Customer Support Team kann über die Software, die Website, per Mail oder telefonisch jederzeit erreicht werden. Zusätzlich führen wir regelmäßig Feedbackgespräche mit unseren Kunden, um festzustellen, ob es Anregungen oder Wünsche gibt, die wir umsetzen können. Darüber hinaus investieren wir viel in die Weiterentwicklung der Anwendung und führen regelmäßig Updates sowie generelle Wartungen aus.

Vielen Dank fürs Gespräch Herr Ok, mehr Interviews gibt es in Kürze. Das Gespräch führte Moritz Lesche.

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