Das papierlose Büro steht für die Überführung der kompletten internen und externen Kommunikation in die digitale Welt. Dokumente, wie Verträge, Notizen, Buchungsbelege, Visitenkarten, Lieferscheine, Eingangsrechnungen, werden nicht mehr gedruckt und als Fax oder Brief versandt, sondern in digitaler Form genutzt und übermittelt.

Im Zentrum der Anstrengungen müssen aber die interne Kommunikation und Interaktion liegen. Das setzt die Einhaltung bestimmter Regeln voraus. Wir haben diese im Folgenden kompakt zusammengefasst:

• Alle Dokumente müssen so hinterlegt werden, dass jeder einen übersichtlichen Zugriff auf die Dokumente hat und mit Leichtigkeit, das gewünschte Dokument findet.
• Die Mitarbeitenden, die im Homeoffice arbeiten, müssen den gleichen uneingeschränkten Zugriff auf alle Dokumente und Informationen haben.
• Die Bearbeitung der Dokumente muss transparent sein, damit jeder nachvollziehen kann, welches Dokument aktuell ist, von wem dieses bearbeitet wurde und was noch gemacht werden muss.

Wenn Sie im eigenen Unternehmen diese drei zentralen Punkte nicht beachten, ist das Fehlerpotenzial riesig. Sie müssen also Struktur in die Prozesse des Büroalltags bringen.

Es ist wichtig, das richtige Bewusstsein für die neuen Strukturen zu schaffen. Verdeutlichen Sie Ihren Mitarbeiter:innen, warum und wie die Umstellung zu einem papierlosen Büro erfolgt. Geben Sie Hilfestellungen, richten Sie fixe Speicherpfade ein – selbst kleine Unterstützungsmaßnahmen bringen oft großen Fortschritt.