Was bedeutet Activity-Based Working für die Planung eines neuen Büros?

Activity-Based Working bedeutet für die Büroplanung: Statt fester Arbeitsplätze werden verschiedene Zonen für unterschiedliche Tätigkeiten eingerichtet. Mitarbeitende wählen je nach Aufgabe, wo sie arbeiten. Das Konzept verändert nicht nur die Möblierung, sondern die gesamte Flächenstrategie eines Unternehmens. Die folgenden Fragen helfen Ihnen zu verstehen, was das konkret für Ihre Büroplanung bedeutet.

Welche Arbeitsbereiche braucht ein Activity-Based-Working-Büro?

Ein Activity-Based-Working-Büro braucht mindestens vier Arten von Arbeitsbereichen: Zonen für konzentriertes Einzelarbeiten, Bereiche für Teamarbeit und Abstimmungen, Rückzugsmöglichkeiten für vertrauliche Gespräche sowie informelle Treffpunkte für kurze Austausche. Welche Zonen in welchem Verhältnis zueinander stehen, hängt davon ab, wie Ihr Team tatsächlich arbeitet.

Die konkrete Zusammensetzung ergibt sich aus der Analyse Ihrer Arbeitsabläufe. Ein Unternehmen mit vielen Einzelaufgaben braucht mehr ruhige Arbeitsplätze. Ein Team, das stark projektbezogen arbeitet, braucht mehr Besprechungs- und Projekträume. Wer viele vertrauliche Gespräche führt, benötigt ausreichend abgeschlossene Zonen.

Typische Arbeitsbereiche in einem ABW-Büro sind:

Fokuszonen für konzentriertes, störungsarmes Arbeiten
Kollaborationsbereiche für Teamarbeit und gemeinsame Aufgaben
Besprechungsräume in verschiedenen Größen
Ruhige Einzelkabinen oder Phone-Booths für Telefonate und Videokonferenzen
Informelle Begegnungszonen für spontanen Austausch

Wichtig: Ein Projektraum schafft nur dann Wert, wenn tatsächlich projektbezogen gearbeitet wird. Eine Kollaborationsfläche funktioniert nur, wenn sie zur Kommunikationskultur Ihres Unternehmens passt. Die Zonen müssen zu Ihrer Arbeitsweise passen, nicht umgekehrt.

Wie verändert Activity-Based Working die Flächenberechnung?

Activity-Based Working verändert die Flächenberechnung grundlegend. Statt der Faustregel „ein Arbeitsplatz pro Person“ werden die tatsächliche Anwesenheit und Tätigkeitsverteilung zur Grundlage. Das bedeutet: Weniger feste Schreibtische, dafür mehr verschiedene Zonen. Die Gesamtfläche kann dabei kleiner, aber auch komplexer in der Planung sein.

Bei hybridem Arbeiten sind selten alle Mitarbeitenden gleichzeitig im Büro. Das verändert den Bedarf. Wenn durchschnittlich 60 Prozent der Belegschaft anwesend sind, brauchen Sie keine 100 Prozent der früheren Schreibtischanzahl. Aber Sie brauchen ausreichend verschiedene Arbeitsbereiche, die diese 60 Prozent sinnvoll aufnehmen können.

Ein Quadratmeterwert allein reicht nicht aus. 800 Quadratmeter sind nicht automatisch passend. Die Qualität einer Bürofläche hängt von Grundriss, Gebäudetiefe, Zonierungsmöglichkeiten, Akustik und Technik ab. Diese Faktoren bestimmen, ob Activity-Based Working auf einer Fläche überhaupt umsetzbar ist.

Was passiert mit festen Schreibtischen beim Wechsel zu ABW?

Beim Wechsel zu Activity-Based Working entfallen feste Schreibtische in der Regel vollständig oder werden deutlich reduziert. An ihre Stelle tritt Desk Sharing: Schreibtische werden tätigkeits- und bedarfsorientiert genutzt, nicht personenbezogen zugeteilt. Das funktioniert aber nur, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Desk Sharing funktioniert, wenn folgende Faktoren zusammenpassen:

Die Arbeitsweise erlaubt es, täglich den Arbeitsplatz zu wechseln
Die Anwesenheitsquote ist niedrig genug, um Engpässe zu vermeiden
Technik und Ausstattung sind an jedem Platz gleichwertig
Klare Regeln regeln die Nutzung und das Verhalten
Mitarbeitende wurden frühzeitig einbezogen und verstehen das Konzept

Wenn diese Voraussetzungen nicht stimmen, entsteht Widerstand. Teams, die täglich eng zusammenarbeiten oder auf spezifisches Equipment angewiesen sind, kommen mit reinem Desk Sharing oft schlecht zurecht. Hier kann eine Mischform sinnvoll sein: ein Teil der Fläche mit festen Plätzen, der Rest als flexible Zone.

Wie viel Aufwand erfordert die Planung eines ABW-Büros?

Die Planung eines Activity-Based-Working-Büros erfordert deutlich mehr Vorlaufzeit und Analyse als die klassische Büroeinrichtung. Bevor Grundrisse entstehen, müssen Arbeitsweisen, Anwesenheitsmuster und Kommunikationsstrukturen verstanden werden. Das ist kein Mehraufwand ohne Grund, sondern die Grundlage dafür, dass das Konzept später funktioniert.

Die Planung umfasst mehrere Phasen:

Analyse: Wie arbeiten die Teams? Welche Tätigkeiten dominieren? Wie oft sind Mitarbeitende anwesend?
Konzeptentwicklung: Welche Zonen werden in welchem Verhältnis gebraucht?
Flächenbewertung: Passt die verfügbare oder geplante Fläche zum Konzept?
Mitarbeiterbeteiligung: Wie werden Teams eingebunden, ohne eine reine Wunschliste zu erzeugen?
Umsetzungsplanung: Koordination von Möbeln, Technik und Ausbau

Wer diese Phasen überspringt und direkt mit Möbeln und Grundrissen beginnt, riskiert teure Fehlentscheidungen. Die frühe Analyse und Planung ist keine optionale Vorstufe, sondern der entscheidende Teil des Projekts.

Welche Fehler entstehen bei schlecht geplantem Activity-Based Working?

Die häufigsten Fehler bei schlecht geplantem Activity-Based Working sind: zu wenige Rückzugsmöglichkeiten, Zonen, die nicht zur tatsächlichen Arbeitsweise passen, fehlende Regeln für die Flächennutzung und mangelnde Einbindung der Mitarbeitenden. Das Ergebnis sind ungenutzte Bereiche, Frustration und Forderungen nach festen Plätzen.

Konkrete Fehler, die in der Praxis häufig vorkommen:

Zu viele Kollaborationsflächen, obwohl das Team hauptsächlich in Einzelarbeit tätig ist
Zu wenige Fokuszonen in einem Open-Space-dominierten Grundriss
Schlechte Akustik, die konzentriertes Arbeiten unmöglich macht
Unzureichende Technik, sodass nicht jeder Platz gleichwertig nutzbar ist
Keine klaren Nutzungsregeln, was zu Konflikten und Unsicherheit führt
Mitarbeitende wurden nicht einbezogen und lehnen das Konzept ab

Viele dieser Fehler entstehen, wenn das Konzept von außen aufgesetzt wird, ohne die konkrete Arbeitsrealität zu kennen. Mitarbeiterinterviews und eine strukturierte Bedarfsanalyse helfen, diese Fehler früh zu erkennen, bevor sie in Planung und Umsetzung einfließen.

Wann ist Activity-Based Working das richtige Bürokonzept?

Activity-Based Working ist dann das richtige Bürokonzept, wenn Mitarbeitende verschiedene Tätigkeiten ausüben, die unterschiedliche Umgebungen erfordern, und wenn die Anwesenheit variabel ist. Es passt besonders gut zu Unternehmen mit hybridem Arbeitsmodell, projektbasierter Zusammenarbeit und einer Kultur, die Eigenverantwortung unterstützt.

ABW ist weniger geeignet, wenn:

Mitarbeitende täglich auf spezifisches, stationäres Equipment angewiesen sind
Die Unternehmenskultur stark auf feste Strukturen und Routinen ausgerichtet ist
Die Anwesenheitsquote so hoch ist, dass flexible Plätze zu Engpässen führen
Keine ausreichende Fläche oder kein passender Grundriss vorhanden ist

Ob Activity-Based Working zu Ihrem Unternehmen passt, lässt sich nicht allein aus der Größe Ihrer Belegschaft oder der verfügbaren Fläche ableiten. Es braucht eine ehrliche Einschätzung der Arbeitsweisen, der Unternehmenskultur und der räumlichen Möglichkeiten. Verschiedene Bürokonzepte können dabei kombiniert oder angepasst werden, wenn das Ergebnis der Analyse ein differenziertes Bild zeigt.

Wie wir bei büroart Activity-Based-Working-Projekte begleiten

Wir bei büroart beginnen kein ABW-Projekt mit Möbeln oder Grundrissen. Wir beginnen mit der Frage, wie Ihr Unternehmen tatsächlich arbeitet. Dafür analysieren wir Arbeitsweisen, Anwesenheitsmuster und Kommunikationsstrukturen, bevor ein einziges Konzept entsteht.

Was wir für Sie übernehmen:

Analyse Ihrer Flächen, Tätigkeiten und Nutzungsmuster
Bewertung, ob Activity-Based Working zu Ihrer Arbeitsweise passt
Entwicklung eines Zonenkonzepts, das auf Ihren tatsächlichen Bedarf abgestimmt ist
Einbindung Ihrer Mitarbeitenden auf strukturierte Weise, ohne eine reine Wunschliste zu erzeugen
Begleitung von der ersten Analyse bis zur fertigen Umsetzung

Wenn Sie ein neues Büro planen oder Ihre bestehende Fläche überdenken, sprechen Sie uns an. Wir helfen Ihnen, die richtigen Fragen zu stellen, bevor Sie Entscheidungen treffen. Nehmen Sie Kontakt auf und wir schauen gemeinsam, welches Konzept zu Ihrem Unternehmen passt.