Was ist bei der Planung von Open-Space-Büros zu beachten?

Bei der Planung eines Open-Space-Büros kommt es vor allem darauf an, die tatsächliche Arbeitsweise Ihrer Mitarbeitenden zu verstehen und darauf aufbauend Zonen, Akustik und Fläche zu gestalten. Ein offenes Bürokonzept funktioniert nicht automatisch besser als andere Büroformen. Es braucht eine klare Struktur, damit es die Zusammenarbeit unterstützt und nicht behindert. Die folgenden Fragen helfen Ihnen, die wichtigsten Planungsaspekte zu durchdenken.

Welche Zonen braucht ein funktionierendes Open-Space-Büro?

Ein funktionierendes Open-Space-Büro braucht verschiedene Zonen, die unterschiedliche Arbeitsmodi unterstützen: konzentriertes Einzelarbeiten, Teamarbeit, informellen Austausch und Rückzug. Wer nur offene Arbeitsflächen plant, ohne diese Differenzierung, riskiert, dass das Büro für viele Tätigkeiten ungeeignet ist.

Die Zonierung ist der entscheidende Schritt beim Planen von Flächen und Zonen. Typische Zonen in einem Open-Space-Büro umfassen:

Fokuszonen: Ruhige Bereiche für konzentriertes Arbeiten, möglichst akustisch abgeschirmt
Kollaborationsbereiche: Offene oder halboffene Flächen für Teamarbeit und spontanen Austausch
Kommunikationszonen: Bereiche für kurze Gespräche oder informelle Meetings
Rückzugsmöglichkeiten: Kleine Räume oder Nischen für Telefonate, Videokonferenzen oder vertrauliche Gespräche
Gemeinschaftsflächen: Küche, Lounge oder Pausenbereiche, die soziale Interaktion fördern

Wichtig ist: Eine Kollaborationszone schafft nur dann Mehrwert, wenn sie zur tatsächlichen Kommunikationskultur Ihres Unternehmens passt. Ein Bereich, der geplant wird, weil er modern wirkt, aber nicht zur Arbeitsweise der Teams passt, bleibt ungenutzt. Das Multispace-Bürokonzept verbindet genau diese verschiedenen Zonen zu einem durchdachten Ganzen.

Wie lässt sich Lärm im Open-Space-Büro effektiv reduzieren?

Lärm im Open-Space-Büro lässt sich durch eine Kombination aus baulichen Maßnahmen, Möblierung und klaren Nutzungsregeln reduzieren. Kein einzelnes Element löst das Problem allein. Erst das Zusammenspiel mehrerer Maßnahmen erzeugt eine Arbeitsumgebung, in der konzentriertes Arbeiten möglich ist.

Folgende Ansätze haben sich in der Praxis bewährt:

Akustikpaneele und Deckensegel: Sie absorbieren Schall und verhindern, dass Geräusche sich im Raum ausbreiten
Trennelemente und Möbel: Raumhohe Regale, Akustiktrennwände oder bepflanzte Elemente schaffen visuelle und akustische Abschirmung
Zonenplanung: Laute und leise Bereiche werden räumlich voneinander getrennt
Nutzungsregeln: Klare Vereinbarungen darüber, wo telefoniert wird, wo Meetings stattfinden und wo Stille gilt

Akustik ist einer der häufigsten Kritikpunkte an offenen Bürokonzepten. Wer diesen Aspekt in der Planung unterschätzt, riskiert, dass Mitarbeitende das Büro meiden oder dauerhaft unter Lärm leiden. Die Akustikplanung sollte deshalb von Anfang an Teil des Bürokonzepts sein, nicht eine nachträgliche Ergänzung.

Welche Beleuchtung eignet sich für Open-Space-Büros?

Für Open-Space-Büros eignet sich eine Beleuchtung, die verschiedene Arbeitssituationen unterstützt: gleichmäßiges Grundlicht für die gesamte Fläche, ergänzt durch zonenspezifische Beleuchtung für Konzentration, Zusammenarbeit oder Entspannung. Tageslicht sollte so weit wie möglich genutzt werden.

Bei der Lichtplanung für offene Büroflächen sind folgende Punkte relevant:

Blendfreiheit: Direkte Lichtquellen, die Bildschirmarbeit beeinträchtigen, sollten vermieden werden
Lichttemperatur: Kühleres, helleres Licht fördert Konzentration, wärmeres Licht eignet sich für Ruhezonen und Kommunikationsbereiche
Tageslichtnutzung: Arbeitsplätze sollten möglichst nah an Fenstern angeordnet werden; Tiefenbeleuchtung ergänzt dort, wo natürliches Licht nicht ausreicht
Steuerbarkeit: Dimmbare oder zonenweise steuerbare Systeme erlauben es, die Beleuchtung an die jeweilige Nutzung anzupassen

Licht beeinflusst nicht nur die Sehleistung, sondern auch das Wohlbefinden und die Konzentrationsfähigkeit. Wer Beleuchtung nur als technische Pflichtaufgabe betrachtet, verschenkt Potenzial.

Wie beeinflusst das Open-Space-Büro die Produktivität der Mitarbeitenden?

Ein Open-Space-Büro kann die Produktivität fördern oder beeinträchtigen, je nachdem, wie gut es auf die tatsächliche Arbeitsweise der Mitarbeitenden abgestimmt ist. Es gibt keine pauschale Antwort. Entscheidend sind Zonierung, Akustik, Nutzungsregeln und die Passung zum Arbeitsmodell.

Offene Büros fördern spontanen Austausch, kurze Abstimmungswege und ein Gemeinschaftsgefühl. Diese Vorteile kommen aber nur dann zum Tragen, wenn gleichzeitig ausreichend Rückzugsmöglichkeiten vorhanden sind. Fehlen diese, leiden Konzentration und Qualität der Arbeit.

Besonders bei hybridem Arbeiten verändert sich die Nutzung offener Flächen. Wenn ein Teil der Belegschaft regelmäßig im Homeoffice arbeitet, kommen die Mitarbeitenden oft gezielt ins Büro, um sich zu treffen und zusammenzuarbeiten. In diesem Fall kann ein gut geplantes Open-Space-Büro genau das leisten, was gebraucht wird. Wenn aber auch konzentrierte Einzelarbeit im Büro stattfinden soll, muss das Konzept beides ermöglichen.

Mitarbeitende sollten in die Planung einbezogen werden, damit das Büro ihre tatsächlichen Bedürfnisse widerspiegelt. Dabei geht es nicht darum, eine Wunschliste zu erfüllen, sondern die realen Arbeitsmuster zu verstehen. Mitarbeiterbeteiligung ist ein strukturierter Schritt, kein offenes Wünsch-dir-was.

Wie viel Fläche pro Person ist im Open-Space-Büro sinnvoll?

Wie viel Fläche pro Person im Open-Space-Büro sinnvoll ist, lässt sich nicht mit einem einzigen Quadratmeterwert beantworten. Die benötigte Fläche hängt von der Anwesenheitsquote, dem Arbeitsmodell, der Anzahl der Zonen und dem Grundriss des Gebäudes ab.

Ein häufiger Fehler: Unternehmen multiplizieren die Anzahl der Mitarbeitenden mit einem Richtwert pro Person und leiten daraus den Flächenbedarf ab. Das greift zu kurz. Relevante Faktoren sind unter anderem:

Wie viele Mitarbeitende sind gleichzeitig im Büro? Bei hybridem Arbeiten kann das deutlich unter der Gesamtbelegschaft liegen.
Wie viele Zonen werden benötigt und wie viel Fläche beanspruchen diese?
Wie ist der Grundriss geschnitten? Gebäudetiefe, Erschließungskerne und Fensterflächen bestimmen, wie viel Fläche wirklich nutzbar ist.
Wird Desk Sharing eingeführt? Dann braucht es klare Regeln, passende Technik und Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Desk Sharing funktioniert nur, wenn alle Voraussetzungen stimmen.

1.000 Quadratmeter sind nicht automatisch ausreichend oder zu viel. Erst eine genaue Analyse der Nutzungsmuster und Anforderungen zeigt, welche Fläche tatsächlich gebraucht wird.

Wann ist ein Open-Space-Büro nicht die richtige Wahl?

Ein Open-Space-Büro ist nicht die richtige Wahl, wenn die Mehrheit der Tätigkeiten konzentrierte Einzelarbeit erfordert, wenn Vertraulichkeit eine große Rolle spielt oder wenn die Unternehmenskultur und die Arbeitsweise nicht zu einem offenen Konzept passen.

Offene Büros eignen sich gut für Teams, die häufig kommunizieren, spontan zusammenarbeiten und flexible Arbeitsorte nutzen. Sie passen weniger gut, wenn:

Mitarbeitende überwiegend in tiefer Konzentration arbeiten und kaum Austausch benötigen
Vertrauliche Gespräche, sensible Daten oder datenschutzrelevante Tätigkeiten zum Alltag gehören
Die Unternehmenskultur stark auf Einzelverantwortung und ungestörtes Arbeiten ausgerichtet ist
Die vorhandene Fläche keine sinnvolle Zonierung erlaubt

Es gibt keine Büroform, die für jedes Unternehmen passt. Activity-based Working ist ein Ansatz, der verschiedene Arbeitsmodi in einem Konzept verbindet und so mehr Flexibilität ermöglicht als ein rein offenes Büro. Welche Büroform die richtige ist, zeigt sich erst nach einer genauen Analyse der Arbeitsweise, der Teams und der verfügbaren Fläche.

Wie büroart bei der Planung Ihres Open-Space-Büros unterstützt

Die Planung eines Open-Space-Büros beginnt nicht mit der Möbelauswahl oder dem Grundriss. Sie beginnt mit der Frage, wie Ihr Unternehmen tatsächlich arbeitet und welche Bürostruktur dazu passt. Genau hier setzen wir an.

Als strategischer Partner für Bürokonzepte begleiten wir Sie von der ersten Analyse bis zur fertigen Umsetzung:

Analyse der Arbeitsweise und Nutzungsmuster: Wir untersuchen, wie Ihre Teams tatsächlich arbeiten, kommunizieren und zusammenarbeiten.
Zonierung und Flächenplanung: Wir entwickeln ein Zonenkonzept, das zu Ihrem Arbeitsmodell passt, nicht nur zur verfügbaren Fläche.
Akustik- und Lichtplanung: Wir berücksichtigen diese Faktoren von Anfang an, nicht als nachträgliche Ergänzung.
Mitarbeiterbeteiligung: Wir helfen Ihnen, Ihre Belegschaft strukturiert einzubeziehen, damit das Ergebnis akzeptiert wird.
Koordination der Umsetzung: Wir übernehmen die Abstimmung mit Möbel- und Techniklieferanten und begleiten das Projekt bis zum Einzug.

Wenn Sie wissen möchten, ob ein Open-Space-Büro zu Ihrem Unternehmen passt und wie eine sinnvolle Planung aussehen kann, sprechen Sie uns an. Nehmen Sie Kontakt auf und wir schauen gemeinsam, welche nächsten Schritte für Ihr Büroprojekt sinnvoll sind.