Wie entscheidet man, welche Standorte konsolidiert werden sollen?

Bei der Standortkonsolidierung entscheidet man auf Basis von Auslastungsdaten, Mietkosten, Erreichbarkeit und der tatsächlichen Nutzung der Flächen. Kein Standort sollte allein wegen seines Alters oder seiner Größe geschlossen werden. Entscheidend ist, ob die verbleibenden Standorte die Anforderungen der Teams wirklich abdecken können. Die folgenden Fragen helfen Ihnen, diese Entscheidung strukturiert zu treffen.

Welche Kriterien bestimmen die Priorität bei der Standortkonsolidierung?

Die Priorität bei der Standortkonsolidierung ergibt sich aus dem Verhältnis von tatsächlicher Nutzung, laufenden Kosten und strategischer Bedeutung eines Standorts. Standorte mit geringer Auslastung, hohen Mietkosten und geringer Relevanz für Kernteams sind in der Regel die ersten Kandidaten für eine Zusammenlegung.

Konkret sollten Sie folgende Kriterien systematisch bewerten:

Auslastung: Wie viele Arbeitsplätze werden täglich tatsächlich genutzt?
Kosten: Welche Miet-, Betriebs- und Nebenkosten entstehen pro Mitarbeitenden?
Erreichbarkeit: Wie gut ist der Standort für die dort arbeitenden Teams erreichbar?
Teamstruktur: Arbeiten dort eigenständige Einheiten oder Teams, die eng mit anderen Standorten zusammenarbeiten?
Vertragslaufzeit: Wann läuft der Mietvertrag aus und welche Fristen gelten?
Zustand der Fläche: Entspricht die Fläche noch dem heutigen Arbeitsmodell?

Kein einzelnes Kriterium reicht für eine Entscheidung aus. Erst die Kombination zeigt, ob ein Standort konsolidiert werden sollte oder ob er trotz hoher Kosten strategisch unverzichtbar ist. Eine Effizienzanalyse der Büroflächen schafft hier eine belastbare Grundlage.

Wie misst man die tatsächliche Auslastung eines Bürostandorts?

Die tatsächliche Auslastung eines Bürostandorts misst man durch systematische Beobachtung der Flächennutzung über einen repräsentativen Zeitraum. Buchungsdaten, Zugangsprotokolle und direkte Begehungen liefern zusammen ein realistisches Bild davon, wie viele Arbeitsplätze und Räume wirklich genutzt werden.

Viele Unternehmen unterschätzen dabei, wie groß die Lücke zwischen verfügbaren und genutzten Plätzen tatsächlich ist. Ein Büro mit 100 Arbeitsplätzen kann im Durchschnitt nur zu 40 oder 50 Prozent belegt sein, wenn hybrides Arbeiten die Anwesenheitsmuster verändert hat. Diese Lücke sichtbar zu machen ist der erste Schritt jeder fundierten Standortentscheidung.

Bewährte Methoden zur Auslastungsmessung sind:

Flächenbegehungen: Regelmäßige Zählungen zu verschiedenen Tageszeiten und Wochentagen
Buchungsauswertungen: Analyse von Raum- und Schreibtischbuchungsdaten
Sensortechnik: Bewegungsmelder oder Sitzplatzsensoren für kontinuierliche Daten
Mitarbeiterbefragungen: Selbstauskunft zu Anwesenheitstagen und genutzten Bereichen

Wichtig: Messen Sie nicht nur an einem Stichtag. Jahreszeiten, Projektphasen und Urlaubszeiten beeinflussen die Nutzung erheblich. Aussagekräftig sind Daten aus mindestens vier bis acht Wochen, verteilt über verschiedene Phasen des Arbeitsjahres.

Was passiert mit Mitarbeitenden, wenn Standorte zusammengelegt werden?

Wenn Bürostandorte zusammengelegt werden, verändern sich für die betroffenen Mitarbeitenden vor allem der Arbeitsweg, die gewohnte Arbeitsumgebung und die direkte Teamstruktur. Wie gut diese Veränderung gelingt, hängt entscheidend davon ab, wie früh und wie transparent kommuniziert wird.

Mitarbeitende, die bisher an einem kleineren Standort gearbeitet haben, wechseln nach einer Konsolidierung in der Regel an einen zentralen Standort. Das bedeutet häufig längere Wege, neue Kolleginnen und Kollegen in unmittelbarer Nähe und veränderte Arbeitsplatzsituationen, zum Beispiel durch Desk-Sharing-Konzepte.

Damit dieser Übergang funktioniert, sollten Sie folgende Punkte frühzeitig klären:

Welche Teams kommen zusammen und wie soll die neue Fläche aufgeteilt werden?
Gibt es genügend ruhige Arbeitsbereiche, Rückzugsmöglichkeiten und Besprechungsräume?
Wie werden Mitarbeitende in die Planung einbezogen, ohne eine reine Wunschliste zu erzeugen?
Welche Regelungen gelten für Anwesenheit, Homeoffice und Schreibtischnutzung?

Eine strukturierte Mitarbeiterbeteiligung hilft dabei, Bedenken frühzeitig zu erkennen und die Akzeptanz für die neue Situation zu erhöhen. Sie ersetzt jedoch keine klaren Entscheidungen der Führungsebene darüber, wie das neue Büro genutzt werden soll.

Wann ist eine Standortkonsolidierung wirtschaftlich sinnvoll?

Eine Standortkonsolidierung ist wirtschaftlich sinnvoll, wenn die eingesparten Miet- und Betriebskosten die Kosten für Umzug, Umbau und den möglichen Produktivitätsverlust in der Übergangsphase übersteigen. Entscheidend ist dabei nicht nur der direkte Kostenvergleich, sondern auch die langfristige Flächenstrategie des Unternehmens.

Bürostandorte zusammenzulegen lohnt sich besonders dann, wenn:

Mehrere Standorte dauerhaft unter 60 Prozent Auslastung liegen
Die Mietverträge ohnehin in den nächsten ein bis zwei Jahren auslaufen
Ein zentraler Standort die Zusammenarbeit der Teams verbessern würde
Die Infrastruktur an einem Standort veraltet ist und hohe Investitionen erfordern würde
Hybrides Arbeiten den Flächenbedarf dauerhaft reduziert hat

Weniger sinnvoll ist eine Konsolidierung, wenn Teams an verschiedenen Standorten bewusst lokal verankert sind, zum Beispiel wegen regionaler Kundennähe oder lokaler Fachkräfte. In solchen Fällen können die strategischen Nachteile die wirtschaftlichen Vorteile überwiegen. Die Frage ist also nicht nur: Was kostet der Standort? Sondern auch: Was kostet es, ihn aufzugeben?

Welche Fehler sollte man bei der Standortkonsolidierung vermeiden?

Die häufigsten Fehler bei der Standortkonsolidierung sind überstürzte Entscheidungen auf Basis unvollständiger Daten, fehlende Kommunikation mit den betroffenen Teams und eine neue Fläche, die nicht zum tatsächlichen Arbeitsmodell passt. Diese Fehler lassen sich mit einer strukturierten Vorbereitung vermeiden.

Entscheidungen ohne Datenbasis treffen

Viele Unternehmen konsolidieren auf Basis von Annahmen statt auf Basis echter Nutzungsdaten. Wer nicht weiß, wie seine Flächen tatsächlich genutzt werden, riskiert, den falschen Standort zu schließen oder an einem Zielstandort zu wenig Platz zu schaffen. Messen Sie zuerst, entscheiden Sie danach.

Die neue Fläche nicht am Arbeitsmodell ausrichten

Ein häufiger Fehler: Der Zielstandort wird vergrößert oder umgebaut, ohne zu klären, wie die zusammengeführten Teams tatsächlich arbeiten. Brauchen sie viele Einzelbüros oder offene Arbeitsbereiche? Wie viele Besprechungsräume werden täglich benötigt? Wie funktioniert hybrides Arbeiten in der Praxis? Wer diese Fragen nicht beantwortet, plant an den Bedürfnissen der Teams vorbei.

Mitarbeitende zu spät einbinden

Wenn Mitarbeitende erst kurz vor dem Umzug erfahren, was sich ändert, entstehen Unsicherheit und Widerstand. Frühe, transparente Kommunikation und eine strukturierte Einbindung erhöhen die Akzeptanz und liefern gleichzeitig wertvolle Informationen für die Flächenplanung.

Wer sollte in den Entscheidungsprozess zur Konsolidierung einbezogen werden?

In den Entscheidungsprozess zur Standortkonsolidierung sollten die Geschäftsführung, das Facility- oder Immobilienmanagement, HR, die Teamleitungen der betroffenen Bereiche und, in einem klar definierten Rahmen, auch die Mitarbeitenden einbezogen werden. Jede dieser Gruppen bringt eine andere Perspektive ein, die für eine gute Entscheidung notwendig ist.

Die Rollen im Überblick:

Geschäftsführung: Setzt die strategische Richtung und trifft die finale Entscheidung
Facility- und Immobilienmanagement: Liefert Kostendaten, Vertragsinformationen und technische Rahmenbedingungen
HR: Bewertet Auswirkungen auf Mitarbeitende, Arbeitsverträge und Erreichbarkeit
Teamleitungen: Kennen die tatsächlichen Arbeitsweisen und Anforderungen ihrer Teams
Mitarbeitende: Liefern Einblicke in Nutzungsverhalten und Alltagsbedürfnisse, sollten aber nicht die strategische Entscheidung übernehmen

Ein häufiger Fehler ist es, entweder zu wenige Personen einzubeziehen, was zu Entscheidungen führt, die an der Realität vorbeigehen, oder zu viele, was den Prozess verlangsamt und zu Kompromissen ohne klare Linie führt. Klare Verantwortlichkeiten von Beginn an helfen, diesen Prozess effizient zu gestalten. Eine externe Potenzialanalyse kann dabei helfen, eine neutrale Grundlage für alle Beteiligten zu schaffen.

Wie büroart Sie bei der Standortkonsolidierung unterstützt

Die Entscheidung, Bürostandorte zusammenzulegen, ist komplex. Sie berührt Verträge, Teams, Arbeitsweisen und Flächen gleichzeitig. Wir bei büroart begleiten Unternehmen in München und darüber hinaus als strategischer Partner durch diesen Prozess, von der ersten Analyse bis zur fertigen Fläche.

Konkret unterstützen wir Sie dabei:

Auslastung und Flächennutzung analysieren: Wir erheben, wie Ihre aktuellen Standorte tatsächlich genutzt werden, und schaffen damit eine belastbare Entscheidungsgrundlage.
Flächenbedarf ermitteln: Auf Basis Ihrer Teamstrukturen, Arbeitsmodelle und Anwesenheitsmuster berechnen wir, wie viel Fläche am Zielstandort wirklich benötigt wird.
Zielstandort konzipieren: Wir entwickeln ein Bürokonzept, das die zusammengeführten Teams, ihre Arbeitsweisen und Ihre Unternehmensziele verbindet, nicht nur einen schönen Grundriss.
Mitarbeitende strukturiert einbinden: Wir führen Mitarbeiterinterviews durch und sorgen dafür, dass Rückmeldungen in die Planung einfließen, ohne den Prozess zu überfrachten.
Umsetzung koordinieren: Von der Flächen- und Zonenplanung über die Möbelauswahl bis zur Lieferung begleiten wir das gesamte Projekt.

Wenn Sie gerade vor der Entscheidung stehen, Standorte zu konsolidieren, und eine strukturierte Analyse als Ausgangspunkt brauchen, sprechen Sie mit uns. Nehmen Sie Kontakt auf und schildern Sie uns Ihre Situation. Wir helfen Ihnen, die richtigen Fragen zu stellen, bevor Sie Entscheidungen treffen.