Multispace-Office klingt nach Großraumbüro mit offenen Flächen, dabei geht es nicht nur darum, sondern insbesondere die Vielseitigkeit des Büros. Egal, ob kleinzellige Bürobuchten gebraucht werden oder Räume für Konferenzen gebraucht werden – mit ein paar Stellwänden kann (so das Versprechen) jede Raumnutzung her- und dargestellt werden. Die modernen Büros sollen genau diese Prämisse erfüllen, sie sollen flexibel auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen und der unternehmensinternen Prozesse abgestimmt nutzbar sein.
Leider ist dies das falsche Verständnis von Multifunktion. Es geht eben nicht um die Mehrzwecknutzung eines Raumes, dessen Flexibilität nach der Einrichtung endet. Vielmehr sollen die multifunktionalen Flächen derart gestaltet sein, dass sie unter Zuhilfenahme von Einrichtungsgegenständen, Büromöbeln, Kommunikationstechnik und Visualisierungshilfen immer wieder neu an die Bedürfnisse angepasst werden – on the fly sozusagen.
Die Grundlage für multifunktionales Denken und Handeln im Büro liegt im Ansatz von Hybrid Work und den agilen Projektprozessen, die beide mehr und mehr Einfluss auf den Büroalltag gewinnen. Daher haben wir uns auch mit diesen Begrifflichkeiten beschäftigt und diese für Sie und Ihre kommenden Büroflächen-Optimierungen aufbereitet.
Mitarbeiterbezogene Angebote für Büroflächen ist DIE Anforderung für die nahe Zukunft. Wie kann das Büro Anziehungsbereich und zentraler Kommunikationsknoten bleiben (bzw.) werden, wenn durch Home Office und Remote Technik vieles von überall möglich wird? Antwort: durch aktivitätsbezogene Angebote in den Büroflächen – Activity Based Working (kurz ABW).
Unser Projektverständnis
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Die Herausforderungen an moderne Bürokonzepte
Die Digitalisierung und sich verändernde Arbeitsmethoden prägen zunehmend die Struktur von Unternehmensumgebungen. In diesem Kontext gewinnen Multispace-Offices , auch bekannt als Multifunktionsbüros oder -flächen, an Bedeutung. Dieser Blogbeitrag wirft einen Blick auf die Vorteile dieser innovativen Bürolandschaften für Unternehmen im Transformationsprozess.
Traditionelle Bürostrukturen erweisen sich angesichts der steigenden Flexibilität und Mobilität in der Arbeitswelt als kostspielig und ineffizient. Studien zeigen, dass niedrige Nutzungsgrade zu überhöhten Geschäftsräumkosten führen können. Insbesondere in Zeiten vermehrter Homeoffice-Nutzung sind herkömmliche Büroflächen oft unterausgelastet, was zu finanziellen Belastungen führt.
Die Idee von Multispace-Offices besteht darin, unterschiedliche Arbeitszonen in einem Raum zu schaffen und so die Flächennutzung zu optimieren. Im Gegensatz zu herkömmlichen Büros ermöglichen Multispace-Bürolandschaften eine Reduzierung der benötigten Quadratmeter um etwa die Hälfte. Dies trägt dazu bei, die Raumkosten zu senken, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen.
Multifunktionsflächen als entscheidender Faktor
Multifunktionsflächen sind das Herzstück von Multispace-Offices und spielen eine entscheidende Rolle in der Schaffung einer flexiblen und produktiven Arbeitsumgebung. Diese innovativen Bürolandschaften bieten Mitarbeitenden die einzigartige Möglichkeit, den Raum entsprechend der jeweiligen Aufgabe zu wählen, wodurch sich die traditionellen Einschränkungen herkömmlicher Büros auflösen.
Flexibilität in der Raumgestaltung
Multifunktionsflächen ermöglichen es Mitarbeitenden, je nach Bedarf zwischen verschiedenen Zonen zu wechseln. Von ruhigen Bereichen für konzentrierte Einzelarbeit bis hin zu offenen, kollaborativen Bereichen für Teamaktivitäten bieten Multispace-Offices eine breite Palette von Räumen, die den unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden.
Effektive Nutzung durch neue Arbeitsweisen
Die Einführung von Multifunktionsflächen erfordert auch neue Denkweisen und Spielregeln für die Nutzung der Räume. Mitarbeitende müssen sich bewusst sein, welche Zone für welche Aktivität geeignet ist, und die Arbeitspraktiken entsprechend anpassen. Dies schafft nicht nur eine effizientere Nutzung der Flächen, sondern fördert auch eine dynamische Arbeitskultur.
Konzentrierte Einzelarbeit
In den Zonen für ungestörtes Arbeiten können Mitarbeitende in einer ruhigen Umgebung konzentrierte Einzelarbeit leisten. Hier können Handys aus- oder stummgeschaltet bleiben, und die Kommunikation mit anderen wird auf das Notwendigste beschränkt.
Kollaborative Teamaktivitäten
Für Teamarbeit stehen speziell gestaltete Bereiche zur Verfügung. Durch die Signalisierung der Nutzung solcher Zonen geben Mitarbeitende automatisch bekannt, dass sie für gemeinsame Gespräche zur Verfügung stehen. Dies erleichtert spontane Diskussionen und fördert die Zusammenarbeit.
Telefonzellen für ungestörte Kommunikation
Schallisolierte Telefonzellen bieten einen separaten Raum für vertrauliche Telefonate und Videokonferenzen. Dies sorgt für eine störungsfreie Kommunikation und ermöglicht dennoch die Nutzung von Telefonen in offeneren Arbeitsbereichen.
Gruppenarbeitszonen für direkten Zugang zu Vorgesetzten
Leitende Angestellte, die in Gruppenarbeitszonen tätig sind, signalisieren ihre Ansprechbarkeit. Diese Struktur erleichtert den direkten Zugang zu Vorgesetzten und fördert eine offene Kommunikation im Unternehmen.
Die Bedeutung von Multifunktionsflächen in Multispace-Offices liegt nicht nur in der Flächeneffizienz, sondern auch in der Schaffung einer vielseitigen und anpassungsfähigen Arbeitsumgebung, die den verschiedenen Bedürfnissen und Aufgaben der Mitarbeitenden gerecht wird.
Individualisierung für optimale Ergebnisse
Multispace-Offices sind weit mehr als nur eine Standardlösung für Bürostrukturen. Es ist essenziell, branchenspezifische Unterschiede zu berücksichtigen und die Gestaltung der Arbeitsumgebung sorgfältig an die individuellen Bedürfnisse jedes Unternehmens anzupassen. Eine pauschale Herangehensweise ist nicht angebracht, da die Art der Aufgaben, die im Büro erledigt werden müssen, und die Anzahl der Mitarbeitenden stark variieren können.
Multispace-Offices sind somit keine Einheitslösung, sondern erfordern eine maßgeschneiderte Herangehensweise. Die sorgfältige Planung, die Berücksichtigung branchenspezifischer Unterschiede und die aktive Einbindung der Mitarbeitenden sind entscheidend für den Erfolg dieses innovativen Bürokonzepts.
Fazit: Multispace-Office ist mehr als nur Fläche sparen
Multispace-Offices sind nicht nur eine Antwort auf die Herausforderungen herkömmlicher Bürokonzepte. Sie bieten Mitarbeitenden stets einen an ihre Bedürfnisse angepassten Arbeitsplatz, fördern Flexibilität und tragen dazu bei, die Unternehmenskultur zu stärken. Unternehmen im Transformationsprozess sollten die Vorteile von Multispace-Bürolandschaften sorgfältig prüfen, um die Effizienz und Produktivität ihrer Arbeitsumgebung zu optimieren.
Wie gehen wir bei büroart bei einer Planung vor?
Für unsere Projekte verlassen wir uns nicht allein auf unsere langjährige Erfahrung. Wir analysieren die Gegebenheiten vor Ort und bringen die Ansprüche und Anforderung damit in Ausgleich. Nicht jede Fläche kann oder besser sollte multifunktional sein. Es braucht schlicht einige Flächen, die bestimmte Nutzungen ermöglichen, und nur die!
Multifunktionsflächen verfolgen bei vielen Projektplanungen aber unterschiedliche Prämissen. Zum einen geht es schlicht um kommunikationsfördernde Bereiche, insbesondere für den informellen Austausch und die Verständigung im Team während eines Projektablaufes. Die Interaktion wird zunehmend zum zentralen Faktor bei agilen und dezentral organisierten Prozessen. Gleichzeitig sind die Multifunktionsräume aber eben nicht an diese Nutzung gebunden und fungieren auch als eine Art von Überlaufschutz.
Viele Unternehmen reagieren aktuell auf die Folgen von Corona und Digitalisierung und rationalisieren einen Großteil der fixen Arbeitsplätze zugunsten von multifunktionalen Bereichen weg. Muss der Mitarbeitende also nach der Teamsitzung direkt konzentriert arbeiten, kann es sein, dass gerade kein „Platz frei“ ist. Er kann daher auch im Raum bleiben, und seine Konzentrationsarbeit direkt hier durchführen.
Notwendigerweise muss für die richtige Konzeption eine Ermittlung der Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen in den jeweiligen Unternehmen erfolgen. Ohne das Verständnis der Wünsche und Probleme im eigenen Personal können die Multifunktionsräume einfach nicht optimal funktionieren. Daher haben wir eine Bedarfsanalyse konzipiert, die einerseits die reelle Nutzung aktuell, andererseits die Ansprüche in der Zukunft miteinander in Abstimmung bringt.