DESK SHARING – flexibel und modern
Effizient bei richtiger Umsetzung
„Share your Desk“ – klingt nach Sozialismus im Büro. Es hat jedoch eher etwas mit bedürfnisorientiertem Büroleben zu tun. Jeder Mitarbeiter soll quasi von jedem Platz aus arbeiten können. Große Konzern organisieren in Deutschland derzeit sämtliche Flächen nach diesem Prinzip. Jedoch birgt das Desk Sharing neben allen Vorteilen auch Risiken. Das büroart-Team arbeitet deswegen nicht mit einem Schnittmuster und schert alle Kunden über einen Kamm, sondern analysiert jeden Kunden einzeln und individuell. So bekommen Sie eine maßgeschneiderte Lösung!
Unser Projektverständnis
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Konzepte gibt es viele – da stellt sich schnell die Frage: Welches davon passt am Besten zum Unternehmen? Das büroart-Team analysiert Ihre Abläufe und verknüpft die einzelnen Konzepte passend. Dafür ist es natürlich entscheidend, dass Sie Ihre Ansprüche und Anforderungen, genauso Ihre Wünsche bezüglich der künftigen Büroorganisation gut genug kennen und umreißen können.
Ein Konzept, das sich mit der Umsetzung von Shared Desks hervorragend umsetzen lässt, ist Activity Based Working. Das bedürfnis- und aufgabenorientierte Ausrichten der Büronutzung spiegelt den modernen Alltag im Office wider. Je nach Aufgabe oder Prozessschritt wird bei den Mitarbeitenden eine differente Anforderungslage vorliegen. Wird Kommunikations- und Präsentationsraum zur einen Zeit gebraucht, ist es ein Raum für konzentrierte Arbeit zwei Stunden später. Deshalb haben wir das Konzept zusammengefasst.
Was genau ist Desk Sharing?
Gemeinsam statt allein
Wörtlich übersetzt heißt es eigentlich gemeinsamer Schreibtisch. Dabei geht es jedoch nicht um einen Schreibtisch im engeren Sinne. Das Desk Sharing beschreibt das Verständnis, ein Büro möglichst flexibel zu organisieren. Daher auch die deckungsgleiche Bezeichnung „Flexible Office“. Jeder der eigenen Mitarbeitenden soll, kann und darf sich jeden Tag seinen Arbeitsplatz aussuchen.
Die Stärken liegen hierbei vor allem in der Flächeneffizienz. Bei den deutlich angestiegenen Anteilen von Home-Office und Remote-Arbeit, also Arbeitszeiten außerhalb der Büroflächen, können mit den frei nutzbaren Schreibtischen verschiedene Personen auf deutlich kleinerem Raum agieren.
Ungenutzt wird schick
Der Wandel im Büro hin zum Kommunikationspunkt
Es ergeben sich bei den nicht mehr zwangsläufig für Arbeitsplätze zu nutzenden Beriechen ganz neue und für die Mitarbeiter:innen positiv wirkende Nutzungsmöglichkeiten – Stichwort: Break Out Area, Kantinen oder Lounges für die informellen Gespräche abseits des Arbeitsalltages.
In Deutschland erst seit einigen Jahren präsent, gilt es im Silicon Valley schon beinahe schon drei Jahrzehnte Standard. Ehemalige Kleinstfirmen, wie Google, Facebook oder Apple, versuchten schon kurz vor dem Millennium, das Arbeitsumfeld der eigenen Mitarbeiter anders, freier zu gestalten, als es in den Bürohäusern weltweit normal war (und derzeit noch ist).
Probieren reicht nicht
Vorher genau planen und mit Konsequenz umsetzen
Desk Sharing gilt aktuell als Gradmesser für die Innovationsfreude und „Jugendlichkeit“ von Unternehmen. Wer hipp sein will, braucht ein offenes, flexibel nutzbares Büro, das ohne eine „Shared-Desk-Policy“ nicht wirklich funktioniert. Dennoch muss von Anfang an klar sein, dass das Desk Sharing keine Lösung für alle Segmente einer Firma sein kann.
In sehr sensiblen Bereichen, etwa der Lohnbuchhaltung oder der Finanzabteilung, sind gemeinsame Arbeitsplätze oft nicht sinnvoll. Das liegt zum einen an der Natur der Spezialisten in diesem Bereich, zum anderen an den hohen Sicherheitserfordernissen von deren Aufgabengebieten.
Andere Bereiche, gerade diejenigen mit einer hohen Teamarbeit, sind prädestiniert für das Konzept. Bedingt durch die agilen Prozessmethoden in der heutigen Zeit, stellen sich verschiedene Ansprüche an den Arbeitsplatz. Das Spektrum reicht von Konzentrationsarbeit bis hin zu Diskussionsrunden und Brain Storming Sessions. Ein einziger Arbeitsplatz kann und soll dies gar nicht leisten können. Deshalb bieten Sie ihren Mitarbeiter:innen einfach die Möglichkeiten, frei zu wählen und zu wechseln.
Und hier kommt auch das Credo der Überschrift zum Tragen: Wer hier „nur probiert“, kann keinen Erfolg haben. Die Mitarbeiter:innen müssen überall die gleiche Zugangsmöglichkeiten, sowohl in technischem als auch in räumlichem Hinblick haben. Muss nach einer Besprechung eine Präsentation oder ein Flussprozess abgebildet werden, ist jeder Weg zum eigenen, entfernten Arbeitsplatz schon Zeitverlust.
Vorteile von Desk Sharing
Potenziale, die es zu nutzen gilt
55 %
der Mitarbeiter:innen bevorzugen suchen flexibles Arbeitsumfeld
(lt. Statista)
Ihre Mitarbeiter:innen arbeiten flexibler und kreativer. Hier lautet das Stichwort: agile Arbeitsweise! Egal ob Scrum oder Kanban, je weniger vorhersehbar ein Prozessablauf in der Umsetzung ist, desto flexibler müssen die daran Beteiligten agieren und reagieren können. Kommunikation ist das Zauberwort, Bewegung in den Köpfen und auch den Positionen innerhalb der Büroflächen dafür unverzichtbar. Wer überall interagiert und sich informieren kann, besitzt zur eigenen Arbeitshochzeit die bestmöglichen Voraussetzungen für Top-Kreativleistungen.
Sie sparen als Unternehmen Platz und Geld. Es werden schlicht alle Arbeitsplätze nach Bedarf genutzt. Die vorhandenen Schreibtische sind besetzt, bei Überbelegung kann in Ausweichzonen oder multifunktionale Räume ausgewichen werden. Dadurch zeigen sich schnell potenzielle Flächen für Umnutzungen – denn das Leerstehende sollte natürlich im Sinne der Mitarbeiter:innen und auch des Unternehmens einem Zweck folgen. Das Risiko von deutlich zu großen Büroflächen ist dadurch fast komplett minimiert.
Ihre Teams kennen und verstehen einander besser. In größeren Büros ist es auch heutzutage keine Seltenheit, dass die Mitarbeiter:innen sich überhaupt nicht kennen, oder schlimmstenfalls nur vom Hören-Sagen. Löst sich die feste Platzbindung auf, erfährt das Unternehmen eine nicht selten abteilungsübergreifende Durchmischung. Mit dem Wissen über die Arbeitsprozesse und Denkmuster in anderen Abteilungen fällt eine Zusammenarbeit deutlich leichter – und ist dann auch sehr viel effizienter.
Das Unternehmen gewinnt zufriedene Mitarbeiter und positives Image. Zufriedenheit ist schwer zu messen – und bezüglich der flexiblen Büroorganisation kursieren hier sehr differente Studien. Die Anpassung der Büroflächen an die Bedürfnissen und Erfordernissen im Arbeitsalltag fördert jedoch das Arbeitsergebnis und auch den Weg dorthin. Die Verringerung von Frustration wiederum steigert die Zufriedenheit. Und eines steigert das Desksharing – das Image! Die neuen Arbeitnehmer suchen nach interessanten Aufgaben und einem modernen Umfeld. Bieten Sie als Unternehmen beides, sind Sie beim Rennen um die hart umkämpften Fachkräfte deutlich besser positioniert. Zudem fördert eine innovative Bürogestaltung auch das Außenbild gegenüber Ihren Kunden. Ein selten betrachteter aber nicht von der Hand zu weisender Punkt!
Welche Risiken bedürfen Beachtung bei der Umsetzung
Der menschliche Faktor muss beachtet werden
Nach jedem Meeting und nach jeder Pause aufs Neue einen freien Platz suchen zu müssen, um den Laptop platzieren zu können, kann zeitintensiv sein. Verringern Sie jedoch durch einheitliche technische Standards, kabelfreie Datenzugänge und einfach zu handhabende Büromöbel den Aufwand, fällt dieser Produktivitätskiller kaum noch ins Gewicht
Deutlich schwieriger gestaltet sich das bei Mitarbeitern, die eher nach Sicherheit und wiederkehrendem Umfeld suchen. Personen, die eher bei sich bleiben, introvertiert oder schüchtern sind, stünden bei einer unmoderierten Umsetzung komplett im Regen. Gerade in der Analysephase und der Planung von Shared Desks müssen diese Mitarbeiter:innen frühestmöglich ins Boot geholt werden. Das Verankern der Neuerung im täglichen Büroablauf, das sog. Change Management, muss hier auch nach der Umsetzung einen sehr wichtige Rolle einnehmen.
Das Hauptaugenmerk bei der Umsetzung von gemeinsamen Arbeitsplätzen liegt auf der Integration der Neuerung. Nur wenn möglichst viele Mitarbeiter:innen die Veränderung nicht nur akzeptieren, sondern aktiv weitertragen, folgen die oben ausgeführten positiven Wirkungen. Notwendigerweise sollten dafür folgende Regeln berücksichtigt bzw. umgesetzt werden.
Regeln für eine erfolgreiche Umsetzung vom Desk Sharing
Alle Plätze gleich ausstatten – Bildschirm, Dockingstation, Tastatur gehören zur Basisausstattung. Zugang via Netzwerk oder Cloud-Dienst genauso. Weitere sinnvolle Voraussetzung sind Medienanschlüsse, insbesondere Steckdosen oder Wifi.
Privatraum auch im Sharing bereitstellen! Variable Stauräume für eigene Sachen, egal ob nun Rollcontainer oder Spintlösungen, braucht es vor Ort. Dadurch können die Mitarbeiter:innen die Räume deutlich leichter wechseln, da die Privatsachen sicher aufbewahrt sind.
Variable Büromöbel nutzen! – Wenn es flexible Nutzung von Schreibtischen geben soll, müssen diese auch an die körperlichen Gegebenheiten der einzelnen Person angepasst werden können. Ausziehbare oder höhenverstellbare Tische und variabel einstellbare Stühle sind ein absolutes Muss.
Sauberkeitspflicht am Arbeitsplatz einführen! Das Chaos auf dem Schreibtisch ist nur dann zu tolerieren, wenn es das eigene ist, soll Steve Jobs einmal gesagt haben. Beim Desk Sharing gibt es keinen „eigenen“ Arbeitsplatz mehr, daher muss vor Arbeitsende Ordnung geschaffen werden, quasi als letzte Pflichtaufgabe vor dem Feierabend. Eine unternehmensweite „Clean Desk Policy“ ist unvermeidlich, damit es ein internes Regelwerk gibt.
Persönliches Equipment beschaffen! Nicht erst seit Corona spielt das Thema Sauberkeit und Hygiene eine wichtige Rolle. Die gemeinschaftliche genutzte Telefonanlage kann da schnell zum Streitpunkt im Team werden, wenn ein Kollege den Hörer mit seinem Schnitzelbrötchenresten beschmiert hat. Mit digitalen Lösungen sind Headset-Lösungen für jeden denkbar – zusätzlich könnten dadurch die Belastungen der Mitarbeitenden gesenkt werden, da sich schnell ein Kommunikationsbereich erreichen lässt, wenn die stationäre Verbindung nicht mehr zwingend sein muss.
Nächster Schritt: Analyse
Was wollen Sie im Unternehmen, was brauchen Sie?
Es ist also kein Selbstläufer – die Umsetzung von Desk Sharing im eigenen Unternehmen. Deshalb muss die Planung eine fundierte Grundlage aufweisen. Analyse heißt hier das entscheidende Wort. Analysieren Sie zuerst die eigentlichen Ziele. Die Frage, wohin sich Ihr Unternehmen entwickeln soll in den nächsten 5 oder 10 Jahren, muss zumindest ansatzweise beantwortet werden. Hinzu kommen die Motivationen für die Veränderungen im Büro und auch die absehbaren Probleme.
Dabei helfen wir mit unserer Status Quo Analyse. Daran schließt sich die Einbindung Ihrer Mitarbeiter an. Ohne die Kenntnis von deren Arbeitsabläufen, Bedürfnissen und Anforderungen an die Büroflächen, Möbel und IT-Technik ist jede folgende Planung reine Lotterie. Deswegen ermittelt unser büroart-Spezialistenteam den Bedarf in einer umfassenden Bedarfsanalyse und empfiehlt dann für das weitere Vorgehen einen räumlichen Wechsel oder eine Umstrukturierung im Bestand, die unsere Planer dann professionell umsetzen.